Как заблокировать данные в ваших приложениях

В ваших повседневных офисных приложениях хранятся более скрытые данные в документах, которые вы создаете и работаете, чем вы можете быть в курсе. Вот как убедиться, что вы не делаете общедоступными данные, которые должны оставаться конфиденциальными.

Скрытые данные в ваших документах

Инструмент удаления Microsoft Hidden Data соответствует своему названию старыми документами Office.

Почему вы должны заботиться: Смущающие комментарии или запатентованная информация могут достигать непреднамеренных аудиторий.

Сценарий: Вы являетесь бухгалтером компании, совет директоров которой попросил вас представить резюме расходов и доходов - задачу что требует от вас сотрудничества с несколькими людьми. Проект вашего отчета, написанный в Microsoft Word, меняет руки на несколько дней, так как различные участники вставляют заметки, вопросы и, возможно, даже несколько невежливых проблем.

[Дополнительная информация: Как удалить вредоносное ПО с вашего ПК с ОС Windows]

Вы очищаете документ, прежде чем отправлять его на доску, но комментарий «Неужели они ожидают, что люди купят это дерьмо?» (вместе с именем человека, который добавил его, а также время и дата его создания) не исчезли - он просто скрывается.

Среди типов метаданных, которые могут быть использованы в электронных таблицах, документы Word и презентации PowerPoint в скрытой (но легко обнаруживаемой) форме - это имя и инициалы любого, кто когда-либо писал или редактировал документ; данные шаблона; пересмотры документов; редактирование комментариев; имя вашего компьютера, название компании, указанное в информации о лицензии для вашей копии Microsoft Office, и имя жесткого диска или сервера, на котором вы сохранили документ.

Встроенная информация, такая как имена файловых серверов или имена пользователей - которые часто перерабатываются как учетные данные входа в систему - делают кражу данных намного проще для корпоративного шпиона. Если вы не опубликуете детали внутренней сети вашей компании для всего мира, чтобы увидеть, почему бы вы отдать куски этой информации, встроенной в документы, которые вы создаете для Интернета? Некоторые из этой информации легко доступны, а извлечение других частей из документа может повлечь за собой использование двоичных файловых редакторов.

Исправление: Для Office XP и 2003 вы можете загрузить инструмент «Удалить скрытые данные Microsoft». Для документов Office 2007 вы можете использовать команду Document Inspector для просмотра и (необязательно) удаления ненужных остатков метаданных из файлов Word, Excel и PowerPoint.

Неудачное повторение

Почему вы должны заботиться: Разрешить конфиденциальные личные данные для достижения общественности через беспечность плохо отражаются на вас.

Сценарий: Академики, исследователи медицинских наук и суды иногда должны публиковать версии своих частных исследовательских заметок, данных или отчетов для общественного потребления. Когда эти документы содержат конфиденциальную личную информацию - имена, номера социального страхования, уличные адреса и номера телефонов, часто бывает проще отредактировать или скрыть те части документа, а не пересматривать исходный файл.

черные бары, которые покрывают имена людей, местоположения и даты в печатных документах, являются адекватными для бумажного отчета, но цифровые документы - это другое дело. Были громкие случаи, когда сторонние лица легко раскрывали якобы отредактированную информацию, потому что человек, работающий с документом, не знал, что любой, укомплектованный полной версией Adobe Acrobat, может удалить черную полосу, написанную над текстом в файле PDF. Если вам нужно публиковать информацию публично, не раскрывая конфиденциальных сведений, вы должны позаботиться о том, чтобы сделанные вами изменения были необратимыми.

Исправление: В НАСА есть самые ясные онлайн-инструкции, объясняющие процесс. В документах Word легко сохранить новую копию файла, который вы планируете отредактировать. Убедитесь, что режим Revisions отключен, а затем введите текст над текстом, который нужно отредактировать. Чтобы отредактировать содержимое в файлах PDF, вы должны либо использовать сторонний подключаемый модуль (например, утилиту Redax от 249 долларов США), либо покрыть текст черными полосами в файле PDF, конвертировать PDF в TIFF-изображение, а затем переконвертировать TIFF в PDF. Единственным недостатком является то, что читатели теряют возможность поиска текста в PDF, который был преобразован таким образом.