DocSend for Outlook - Улучшение связи с использованием документов

Мы часто отправляем многочисленные документы, используя Microsoft Outlook . Теперь сделайте ваше общение более эффективным с документами с надстройкой для Outlook, DocSend `. DocSend for Outlook делает документы более эффективными и более значимыми для общения. После его установки вы сможете получить доступ к своим файлам и легко создать ссылки DocSend, когда вам нужно больше всего, то есть когда вы отправляете электронное письмо. Однако для DocSend для Outlook есть больше, чем отправка документов и вложений. Читайте дальше, чтобы узнать об этой новой надстройке для Microsoft Outlook.

DocSend for Outlook

Давайте начнем с основ. DocSend - не новое приложение; он был здесь уже некоторое время. Однако DocSend в качестве надстройки для Outlook - это новое. Это изначально аналитический инструмент для документов; особенно для тех, которые вы отправляете по электронной почте. Мы часто задаемся вопросом, когда мы отправляем документ по электронной почте; независимо от того, видел ли человек документ или нет. Кроме; для конфиденциальных документов мы беспокоимся еще дальше, если получатель документа направил его дальше. С помощью DocSend вы можете узнать, что происходит с вашим документом. Из знания, когда человек открыл его, сколько раз, был ли он загружен или нет, и был ли он передан кому-либо; вы можете отслеживать все, используя DocSend.

Теперь этот инструмент доступен для Outlook Mail. DocSend for Outlook выполняет ту же работу, что и в качестве надстройки для Outlook Mail. Он связывает вашу учетную запись DocSend с почтой Outlook Mail, чтобы облегчить обмен документами.

Чтобы получить DocSend для Outlook, все, что у вас есть, - это посетить его домашнюю страницу, чтобы загрузить ее бесплатно. Это веб-приложение, которое открывается в вашем браузере. Просто зарегистрируйтесь с помощью инструмента.

Теперь вы можете связать документы со своего ПК, коробки, Dropbox, Google Диска и OneDrive на DocSend для Outlook.

Inside DocSend for Outlook

Теперь, немного больше о Инструмент DocSend. После входа в DocSend вы можете увидеть следующую панель.

Левое меню инструмента DocSend состоит из вкладок панели мониторинга, документов, настоящего, контактов, команды и надстроек.

Функции DocSend, как и любые другие инструмент обмена документами. Он создает ссылки для каждого документа, который вы делитесь с вашими контактами. Вы даже можете создавать разные ссылки для одного документа для отслеживания вашего документа. Каждый раз, когда ваш получатель нажимает на ссылку, вы получите статистику о документе. Например, Статистика посещаемости отображается на следующем изображении:

Как использовать DocSend для Outlook

Поскольку мы поняли, как работает DocSend, теперь давайте посмотрим, как работает DocSend для Outlook Mail.

Когда вы зарегистрировались в DocSend, вы можете увидеть надстройку в своей Outlook Mail. Нажмите «Новая почта» и посмотрите на правую нижнюю часть недавно открытого почтового окна. Найдите следующий значок в синем.

Когда вы нажмете на этот логотип, в правой части сообщения откроется окно DocSend. Как видно на следующем рисунке, в DocSend для Outlook есть различные вкладки / функции.

Вы можете просмотреть документы, которые уже есть в DocSend в разделе «Мои документы». В приведенном выше изображении я включил только 3 документа. Однако, если список длинный, вы можете найти нужный документ в окне поиска. Вы даже можете загрузить документ тогда и там, используя DocSend для Outlook, если нужный документ отсутствует в вашем списке.

После выбора нужного документа, который вы хотите отправить своему коллеге или другу, вы можете начать настройку своих свойств, Когда вы выбираете документ для отправки по электронной почте, вы можете увидеть следующее окно в DocSend для Outlook.

Как вы можете видеть на приведенном выше изображении, для каждого выбранного документа вы можете

• Разрешить (или не разрешать) анонимный просмотр
• Разрешить (или не разрешать) загрузку
• Установить (или не установить) дату истечения срока действия
• Защита паролем (или не устанавливать пароль для документа)

Каждый из 4 вкладки имеют кнопки Вкл. И Выкл. Справа. Таким образом, вы можете решить (и контролировать), что получатель может сделать с документом. Например, если вы выбрали «Выкл.» Для «Разрешить загрузку», получатель сможет просматривать документ только, но не может загрузить его на своем ПК. Аналогичным образом вы также можете установить дату истечения срока действия документа, установив опцию «Установить срок действия» «Вкл.».

Таким образом, DocSend for Outlook позволяет выбрать до тех пор, пока получатель не сможет увидеть документ в своем почтовом ящике. По истечении срока (и времени) получатель вообще не увидит документ. Эта функция очень полезна для документов с ограниченным сроком службы, таких как ежедневные отчеты или статистика.

Если ваш документ не защищен паролем, не беспокойтесь! Теперь вы можете установить пароль, используя DocSend for Outlook. Просто нажмите кнопку «Вкл. / Выкл.» Перед «Защита паролем», и вы можете вставить пароль тогда и там.

Наконец, после того, как вы выбрали все параметры и задали свойства для отправляемого документа, вы можете теперь вставьте ссылку для документа. Это ничего, кроме DocSend для Outlook, создает уникальную ссылку для документа, который вы собираетесь отправить. Это будет добавлено в тело электронной почты.

Получатель увидит эту ссылку в полученном письме, а не сам документ. Когда получатель нажимает на ссылку, он открывается в браузере. Оттуда получатель может либо просмотреть, загрузить или распечатать документ, в зависимости от того, какой доступ предоставляется получателю вами. Окно выглядит следующим образом:

Помимо обычных действий, DocSend for Outlook предлагает еще одну интересную функцию. Получатель может комментировать или задавать вопросы на основе документа через DocSend для Outlook.

Заключение

Мы считаем, что DocSend for Outlook является хорошим инструментом для управления документами. Большинство проблем, связанных с документами, таких как отправка их, защита их паролями и управление списком получателей, могут быть хорошо решены с помощью DocSend for Outlook. Вы можете прочитать блог в DocSend для Outlook в блоге DocSend.

Сообщите нам о своем использовании этого инструмента.