Дамп шкафа для файлов и сканирование важных документов

Сью Булот хочет получить совет о оцифровывая все ее важные документы.

Вы не можете избавиться от всех важных бумаг, но с помощью измельчителя и сканера вы можете уменьшить их до горстки. Конечно, вы должны знать, что вам следует делать, что вы должны сканировать, что вы должны отбросить, и что можно смело перебросить в рециркуляцию.

Вы должны хранить свои оригиналы свидетельств о рождении и смерти, паспорта и другое гражданство документы и ваши текущие пожелания. Из-за чего-то, называемого Лучшим доказательством правила, вы также должны хранить контракты в их первоначальной форме. Суды обычно принимают копию контракта, но если есть две противоречивые версии контракта, то тот, который не является копией, имеет больший вес.

[Дополнительная информация: Как удалить вредоносное ПО с вашего ПК с ОС Windows]

Как насчет налоговых отчетов? Два разных бухгалтера сказали мне, что отсканированный документ не будет проблемой для IRS. Но когда я позвонил в IRS, представитель службы поддержки клиентов рекомендовал мне «сохранить оригинальные формы в течение трех лет».

Вы все еще можете сканировать их для резервного копирования и для упрощения ссылок, особенно если вы и ваши документы будут физически разделенные в течение длительного периода времени.

Вы должны уничтожить свои банковские выписки и счета кредитной карты, как только вы закончите с ними. Если они попадут в чужие руки, ваша личность может быть украдена. В маловероятном случае, когда вам понадобится старое заявление, у вашего банка или кредитной карты есть записи.

Все, что вы хотите сохранить, можно отсканировать, и вы можете избавиться от оригинала. Если это оригинал содержит вашу подпись, банковский счет, кредитную карту или номер социального страхования, отбросьте его перед тем, как сбросить его в корзину.

Лучше всего отсканировать документы в.pdf-файлы, поскольку формат является общепринятым и был разработан для эмулирования листов бумаги. Если ваш сканер не поставляется с программным обеспечением для создания PDF-файлов, вы можете использовать «копию» вашего сканера (которое сканируется непосредственно на вашем принтере) в сочетании с программой «печать-в-pdf». Позднее я рекомендую бесплатный CutePDF Writer. Вам также придется установить GPL Ghostscript (также бесплатно). CutePDF появляется в Windows в качестве принтера, и вы можете просто сказать своей программе копирования использовать принтер CutePDF.

Добавьте свои комментарии к этой статье ниже. Если у вас есть другие технические вопросы, напишите им на адрес [email protected] или разместите их в сообществе полезных людей на форуме «Ответ на вопрос PCW».