Электронные подписи: полное руководство по подписке безбумажных документов

Ваши лучшие планы по безбумажной печати заставляют вас замолчать, когда вам нужно получить чью-то подпись в документе. Этот процесс обычно включает в себя печать документа, его подписку, отправку факсов другой стороне и ожидание их распечатки, подписывания и отправки по факсу обратно - там, где оно напечатано еще в третий раз и хранится в шкафу навсегда.

Это устаревший режим. Это занятая работа. Но там лучший способ.

Схемы электронной подписи стали крупным бизнесом. По данным DocuSign CMO Дастина Гросса, к концу десятилетия сектор электронного подписания будет расти к северу от 5 миллиардов долларов. Инструменты для электронной подписи представляют собой высокотехнологичный и очень необходимый ответ на огромную неэффективность работы с физическими сигнатурами.

[Дополнительная информация: Как удалить вредоносное ПО с вашего ПК с Windows]

В то время как системы варьируются от поставщика к провайдеру, общая идея за ними одинакова. Вы загружаете документ-Word, PDF или даже файл изображения в онлайн-службу, а затем помещаете его специальными аннотациями, в которых, в конечном итоге, нужно подписать подписи. Служба отправляет этот файл с надписью указанным получателям, которые затем «подписывают» его несколькими щелчками мыши, либо с запасными шрифтами или с каракулями, которые они рисуют с помощью мыши (или пальца, используя планшет) на лету, Когда закончите, подписанный файл будет отправлен вам, миссия выполнена.

Пользователи подписывают электронные контракты. EchoSign говорит, что в настоящее время он обрабатывает 1,5 миллиона документов в месяц, и это число растет.

Является ли это действительно законным?

Он уверен, что это звучит быстро и удобно - и это бьет из-за работы с зарегистрированной почтой, но подписаны ли электронные контракты? Будут ли они задерживаться в суде так же, как бумага с чернилами? По большей части, независимо от того, являетесь ли вы бизнесом, генерирующим цифровые документы, которые должны быть подписаны, или потребителем, подписывающим их щелчком мыши, ответ является окончательным да.

Настройка EchoSign может записывать вашу фактическую подпись с помощью мыши или стилусом.

Правительство США фактически предприняло самый большой шаг в разрешении юридических вопросов электронных подписей еще в 2000 году в соответствии с Законом ESIGN, в котором электронные подписи имеют тот же юридический вес, что и рукописные. Государственное право, по большей части, последовало его примеру в признании их действительности.

Как отмечает адвокат Луизианы Эндрю Легран, в этом государстве «для того, чтобы составлять электронную подпись, электронный знак должен быть 1), сделанный лицом с 2) намерение подписать запись. Она не сильно отличается от собственноручной подписи. По сути, это не фактический знак, а значение, стоящее за значком, это важно ».

Являются ли электронные подписи достаточными для всего? Почти. Легран говорит: «Единственными документами, на которых я храню оригиналы, являются завещания и долговые обязательства. Это единственные два документа, которые меня будут волновать из-за наличия только цифровых копий. Они слишком важны».

Как серьезно суды принимать электронные подписи? Говорит Легран: «Важно признать, что федеральные судьи используют цифровые подписи во всех своих распоряжениях. Поскольку вы можете или не знать, эти суды безбумажны. Когда судья« подписывает »заказ, они используют программное обеспечение PDF для размещения электронного штамп их подписи на заказ. Будут ли федеральные суды использовать электронные подписи, если они считают, что они имеют меньший вес, чем собственноручная подпись? »

Действительно, большинство судов поддержали это постановлениями о том, что электронные подписи являются такими же законным, как чернильные.

Но кто делает подписку?

Настройка DocuSign.

Помимо нескольких ключевых юридических документов - если вы завершаете свою доработку, вы, вероятно, захотите, чтобы это было сделано на бумаге договоры могут быть безопасно обработаны с помощью электронных средств. Исключение составляет все, что требует нотариального заверения.

Действительно, подпись - это не просто знак, согласно которому вы соглашаетесь с условиями контракта или финансовой сделки. Он также служит для проверки вашей личности, поэтому в конце концов вы должны подписывать квитанции по кредитной карте. Но во многих из этих случаев личность на самом деле не такая большая сделка. В тех случаях, когда это важные финансовые операции, бизнес-операции или юридические документы - нотариус необходим для обеспечения того, чтобы вы, лицо, подписавшее документ, на самом деле являетесь тем, кем вы претендуете.

Это проблема с электронной подписью, На сегодняшний день услуги электронной подписи не придумали отличную альтернативу нотариусу, который остается архаичным и отнимающим много времени возвратом, который, вероятно, будет с нами на десятилетия вперед. Пока что во многих транзакциях с высоким уровнем доллара электронные подписи теперь сосуществуют с физическими, и в некоторых случаях вы обнаружите, что вам нужно подписать документ в обоих направлениях. Попробуйте получить новую ипотечную ипотеку, и вы поймете, что я имею в виду.

Параметры электронной подписи

DocuSign позволяет вам выбрать, какую подпись использовать.

Электронные подписи ищут дом на всех бизнес-документах, От простых контрактов на обслуживание до сложных сделок с недвижимостью электронные документы, подписанные в настоящее время, становятся стандартной процедурой.

Чернн Коллинз, который управляет компанией по аренде фотобумаги в Вашингтоне, округ Колумбия, говорит, что она использовала электронные соглашения, чтобы закрыть 30-местную аренду Дата. «До сих пор, - говорит она, - я не получал никаких отрицательных отзывов от своих клиентов».

Если у вас есть документ, который нужно подписать, вам не нужно брать его вместе самостоятельно. Хотя вы технически можете отправить кому-то файл PDF или Word и попросить их аннотировать его с помощью нарисованной мышью подписи, это может быть законным, но это неуклюжий способ выполнить эту работу.

Различные облачные сервисы выскочили, чтобы помочь вам воспользоваться повышением электронной подписывания, упростив весь процесс и добавив дополнительные функции, упрощающие управление контрактами, и полностью онлайн. Многие службы даже предлагают мобильные приложения, которые позволяют получателям подписывать кончик пальца на смартфоне или планшете (особенно удобно для личных отношений). Ценообразование может выглядеть так, как будто оно повсюду, но большинство из этих услуг предлагают план на 20 долларов США за каждый месяц, предназначенный для охвата малых предприятий.

DocuSign

Docusign

Крупный поставщик услуг для индустрии недвижимости, поддерживаемый Google DocuSign - это простая и функциональная услуга, которую любой бизнес должен найти просто. Загрузка файлов в DocuSign (DocuSign помещает ваши файлы в «конверты», которые вы можете отправить в виде группы), а затем перетащите подписи в документы, на которых вы хотите получить эти автографы. Затем DocuSign отправляет письма получателям, которые вы указали. Вы также можете установить напоминания, которые подталкивают ваших получателей к e-eign, и устанавливать срок действия документов, если они не были подписаны своевременно. Панель инструментов позволяет отслеживать все ваши невыполненные и завершенные контракты. Доступны версии планшета iOS и Windows 8. Планы варьируются от бесплатного (очень базового сервиса) до 20 долларов США за пользователя в месяц.

EchoSign

Параметры подписи в EchoSign

Приобретенный Adobe в 2011 году, EchoSign выглядит и действует очень похоже на DocuSign и сопоставим с ним в большинстве случаев. Вы загружаете документы, устанавливаете места подписи (или просто указываете одну подпись в конце), и отправляете контракты по электронной почте. Простая панель инструментов позволяет отслеживать статус всех исходящих и входящих контрактов.

Несколько интересных функций в EchoSign включают возможность включения факсимильных подписей для получателей, которые предпочитают подписывать вручную, и дополнительный уровень проверки, который позволяет вам требуется, чтобы получатель вводил пароль, который вы предоставляете, или другую личную информацию, такую ​​как последние четыре цифры номера социального страхования. Естественно, интеграция с различными продуктами Adobe делает это привлекательным вариантом для PDF-ориентированных магазинов. Доступны версии планшета iOS и Windows 8. Планы варьируются от бесплатного (очень базового сервиса) до 399 долларов США в месяц.

Sertifi

Эта несколько более простая услуга не такая красивая, но у Sertifi есть большинство базовых функций, которые вам нужны в системе электронного подписания, если двум основным игрокам выше не по душе. Документы могут быть подписаны полностью в электронном виде или распечатаны, подписаны и отправлены по факсу. Здесь вы не найдете каких-либо причудливых информационных панелей, но файлы можно отслеживать через Sertifi и архивировать на сайте. Планы варьируются от бесплатной (очень простой) до $ 199 в месяц.

RightSignature

Известный как несколько более дешевая альтернатива выше ($ 14 в месяц дает вам неограниченную отправку для одного пользователя вместо обычных $ 20), RightSignature имеет все возможности своих более дорогих коллег, позволяя вам устанавливать поля для подписей, инициалов и дат для сложных контрактов и указывать, когда контракты истекают, хотя все подписи должны быть нарисованы вручную, а не набраны.

RightSignature также включает онлайн-разработчик форм, который позволяет получателям заполнять более подробную информацию о контракте (номер телефона, адрес и т. д.), удобно, если вы хотите использовать свою службу электронной подписи для создания большого количества шаблонных документов, требующих подписей, таких как соглашения о членстве в тренажерном зале или отказа от аренды. Включена панель инструментов. Доступна версия iOS. Планы варьируются от бесплатной (очень простой) до $ 49 в месяц (неограниченное обслуживание для 10 отправителей).