Полное руководство по архивированию электронных писем в Outlook 2010

Большинство из нас, кто использует популярные веб-службы электронной почты, такие как Gmail и Outlook.com, вероятно, никогда не беспокоятся об архивации, учитывая, что в нашем распоряжении есть ГБ облачного хранилища. Однако, если вы работаете в организации или у вас есть образовательная учетная запись электронной почты, где у вас ограниченное пространство на сервере для хранения электронной почты, необходимо время от времени архивировать их.

Итак, сегодня мы расскажем вам все, что вам нужно знать об архивации электронной почты в почтовом клиенте Outlook 2010, который может быть легко реализован и в других его версиях.

Итак, начнем с создания архива электронной почты в Outlook 2010.

Создание архивного файла

Первое, что вам нужно сделать, это создать новый архивный файл, который будет хранить все электронные письма локально на вашем компьютере. Чтобы создать его, щелкните меню «Файл» в Outlook 2010 и выберите параметр « Инструменты очистки». Не волнуйтесь, мы не будем удалять ваши письма.

В инструментах очистки вы увидите опцию под названием Архив. Нажмите на него, чтобы открыть окно создания архива. В окне выберите папки, которые вы хотите заархивировать. Вы также можете выбрать весь почтовый ящик, если хотите. Чтобы включить старые электронные письма прямо во время создания архива, выберите соответствующий диапазон дат.

Наконец, укажите место, куда вы хотите заархивировать файлы, и нажмите кнопку ОК. Вы также можете выбрать общий диск, если он отображается на вашем компьютере. Outlook создаст файл PST, чтобы сохранить все электронные письма как архив в вашей системе.

После создания архива вы увидите раздел «Архив» под папками почтовых ящиков на левой панели. Первоначальное архивирование может занять некоторое время в зависимости от количества писем, которые вы включили в архив.

Архивные письма будут иметь ту же структуру, что и ваш почтовый ящик в Интернете, со всеми папками и подпапками. Если вы выбрали только определенные папки для архивирования, он автоматически включит все подпапки.

Перемещение писем в архив

Вы можете переместить письмо в архив, просто перетащив его в раздел архива на левой панели. Чтобы массово переместить электронные письма, выберите те, которые вы хотите переместить, и щелкните их правой кнопкой мыши, чтобы открыть контекстное меню. Здесь выберите Архивные папки в разделе папок и нажмите OK, чтобы переместить электронные письма.

Вы также можете создать настройки автоархивирования для писем. Если вы хотите создать автоархив только для определенной папки в вашем почтовом ящике, щелкните правой кнопкой мыши на папке и выберите « Свойства».

Здесь перейдите к AutoArchive и выберите настройки, которые подходят вам лучше всего. Чтобы применить правило автоархивации ко всему почтовому ящику, откройте в меню параметр Outlook и выберите « Дополнительные параметры».

Здесь нажмите на « Настройки Автоархива» и создайте правила для автоматической архивации писем в вашем почтовом ящике.

Перемещение архивного файла

Иногда вам нужно переключиться с одного компьютера на другой (обновление со старого) или вам может не хватить места на общем диске организации. В этих условиях вам придется переместить свои архивные файлы и снова связать их с Outlook. Итак, давайте посмотрим, как это можно сделать.

Разблокируйте и переместите архив

Перед тем как переместить файл архива нам нужно удалить ссылку из Outlook. Для этого откройте меню «Файл» и выберите пункт « Настройки учетной записи».

В настройках учетной записи перейдите в раздел «Файлы данных», и вы увидите файл архива, который вы сохраняли в текущей системе.

Все, что вам нужно сделать сейчас, это выбрать файл архива и нажать на кнопку Удалить. Не беспокойтесь, вы не будете удалять архивный файл, а только удалите его ссылку в Outlook.

Теперь переместите файл в новое место, используя любой из дисков, имеющихся в вашем распоряжении.

Связывание архивного файла

Чтобы связать файл архива с Outlook, снова откройте раздел «Файл данных» в настройках учетной записи в Outlook и нажмите кнопку « Добавить». Теперь импортируйте PST-файл архива, для которого вы создали резервную копию, и откройте электронные письма из раздела архива.

Сжатие архивного файла

Если вы сохраняете файл архива на локальном жестком диске, вам, вероятно, не нужно беспокоиться о размере файла архива, но если это общий диск в организации или облачная учетная запись, в которой у вас ограниченное пространство для хранения разумно было бы сжать архивный файл для экономии места.

Чтобы уменьшить размер архива, щелкните правой кнопкой мыши раздел «Архив» на правой панели и выберите « Свойства файла данных». Здесь нажмите кнопку « Дополнительно», чтобы открыть файл данных Outlook. Теперь все, что вам нужно сделать, это нажать кнопку « Сжать сейчас», чтобы уменьшить размер файла архива.

Заключение

Так что это было почти все, что нужно знать об архивации электронной почты в Outlook 2010, и я уверен, что вы можете использовать эти шаги и в Outlook 2013. Если у вас есть дополнительные сомнения по поводу архивирования электронных писем, просто оставьте комментарий, и мы будем рады помочь вам.