Получить инструменты для отслеживания больших расходов бизнеса для вашего малого офиса

ExpenseWatch помогает малым и средним предприятиям отслеживать и утверждать затраты компании через браузерное приложение. Если вы используете бумажную или другую неуклюжую систему для управления запросами на покупку и счетами-фактурами, служба может потенциально сэкономить ваши трудозатраты, автоматизируя эти процессы. Это также может сэкономить вам деньги с помощью инструментов аудита, дающих новые перспективы, на которых можно сократить бюджеты. Эти инструменты являются стандартными для крупных компаний, но ExpenseWatch может разместить свой меньший наряд на равной основе.

ExpenseWatch разбивается на ежемесячные пользовательские лицензии для каждого из трех его инструментов: путешествия и развлечения, покупки и управление счетами. Вам, по сути, нужна лицензия для каждого одновременного пользователя, например, количество людей, обычно путешествующих одновременно для первого или одного менеджера отдела для покупки. Каждая лицензия на проезд и развлечение стоит 16 долларов США, а две другие - 31 доллар США. (Бесплатная пробная версия также доступна.)

Инструмент для путешествий и развлечений позволяет сотрудникам на дороге напрямую вводить затраты по мере их возникновения. Вы сможете настроить автоматические параметры для утверждения - например, ужин с клиентами стоит до 35 долларов США / человек - или вручную принимать транзакции. Затем эти предметы могут автоматически направляться в ваш бухгалтерский отдел для возмещения расходов и другой бухгалтерской отчетности. А функции аудита, такие как сравнение дохода клиента отдела продаж с их затратами на обучение, могут помочь получить более полную оценку того, как вы тратите.

[Дополнительная литература: Лучшие телевизионные потоковые службы]

Инструмент покупки позволяет сотрудники делают запросы на канцелярские принадлежности или более крупные предметы, сохраняя ту же автоматическую или ручную проверку. Вы можете совершать покупки на нескольких веб-сайтах, включая Dell, CDW и Office Depot, автоматически внося эти транзакции в свою систему. Или вы можете вручную ввести информацию о покупке. В отчетах подробно рассказывается, сколько вы тратите на своих крупнейших поставщиков; вы можете использовать эти данные для ведения переговоров о скидках или других льготах.

Инструмент управления счетами отслеживает бюджетирование и оплату работы по контракту и другие счета-фактуры. Как и другие два инструмента, он устанавливает процесс документооборота и утверждения. Он документирует, кто одобрил контракт и счет-фактуру, и из какого бюджета он исходит. Счета-фактуры, которые были сделаны с помощью инструмента покупки, автоматически включают эту предысторию, но также могут быть добавлены несвязанные счета-фактуры. И многие параметры, такие как ограничения бюджета, могут помочь вам отслеживать эти затраты.

Если ваша компания растет и тратит больше, эти инструменты учета и аудита могут быть особенно полезными. Возможно, вы добавили новых сотрудников, которым необходимо совершать покупки или иметь более крупные бюджеты; вы убедитесь, что бизнес не станет расточительным. Или, если вы столкнулись с более сложными временами, вы можете использовать инструменты для оптимизации процесса утверждения и указать места для сокращения. В любой ситуации - или комбинация обоих - ExpenseWatch может быть именно тем, что нужно для поддержания процветания бизнеса.

Зак Стерн - независимый писатель и редактор, основанный в Сан-Франциско.