Получите больше от Outlook с помощью бесплатного ПК

Поиск электронной почты Outlook с помощью Xobni

К лучшему или худшему я являюсь пользователем Outlook. Я говорю, что, поскольку мне нравится иметь всю мою почту, контакты, встречи, заметки и т. Д. Под одной крышей программного обеспечения, но обнаруживайте, что сам Outlook сам раздувается, перегружен свинью программы. К счастью, я нашел инструмент, с которым намного легче жить: Xobni.

Xobni делает всего несколько вещей, но делает их хорошо. Во-первых, он индексирует все мое электронное письмо, чтобы обеспечить быстрый динамический поиск (результаты появляются по типу ввода). Еще лучше, если я нажимаю на сообщение в своем почтовом ящике, Xobni показывает мне полный профиль для отправителя: контактная информация (включая номера телефонов, извлеченные из электронной почты), список писем электронной почты, которые мы имели, список файлов, которые мы обменяли, и, при необходимости, его или ее детали на сайтах социальной сети, таких как Facebook и LinkedIn.

Вы даже можете проверить статистику для каждого отправителя, например, количество отправленных и полученных сообщений и гистограмма, показывающая сообщения, отправленные по часам. Я не считаю эту информацию особенно полезной, но это очень интересно.

Это быстрый и простой поиск, который делает Xobni обязательным инструментом, особенно для пользователей Outlook 2003 (Outlook 2007 имеет приличные возможности поиска по почте, но ни один из других удобств Xobni). Невероятно, Xobni свободен, по крайней мере, пока он находится в бета-версии (что было довольно долго). Не говорите компании, о которой я так сказал, но я бы с радостью заплатил за это несколько долларов.

Отправить большие файлы прямо из Outlook

Большие вложения файлов всасываются. Под этим я подразумеваю, что они всасывают полосу пропускания, забивая как ваш outbox, так и почтовый ящик получателя (и небеса помогают бедному пользователю коммутируемого доступа, который застревает при загрузке нежелательного вложения 5 МБ). Более того, поскольку многие почтовые серверы перестают отправлять и / или получать большие файлы, большую партию фотографий, видео с летними каникулами, презентацию PowerPoint PowerPoint или все, что может быть остановлено в своих исходящих дорожках.

Вот почему я частично к сервисам, таким как YouSendIt, которые позволяют отправлять большие файлы без каких-либо проблем. Чтобы использовать эту услугу, вы отправляетесь на сайт, вводите имена и адреса электронной почты своих получателей, а затем выбираете файл, который хотите его отправить. После его загрузки получатели получают электронное письмо, содержащее ссылку, которая загружает файл.

Конечно, это намного больше шагов, чем просто прикрепление файла к электронному письму - вот почему я сейчас использую Плагин Outlook YouSendIt. Эта халява позволяет мне использовать эту услугу, не используя веб-сайт или даже оставляя Outlook: я могу «Attach by YouSendIt» любой файл, который я обычно прикреплял к электронной почте, или плагин автоматически загружал файлы, (например, 5 МБ).

Существует также новый плагин для Microsoft Office, который работает одинаково, но работает в рамках Word, Excel и PowerPoint. Аккуратные вещи.

YouSendIt не единственная игра в городе: есть множество сервисов, которые соответствуют или даже превосходят ее возможности. (Drop.io приходит на ум.) Но мне всегда была удача с YouSendIt, и плагины - обледенение на торте. Вам нужно зарегистрироваться, чтобы использовать их, но взамен вы получаете бесплатную учетную запись YouSendIt Lite, которая позволяет отправлять файлы размером до 100 МБ.

Избегайте впечатывания одного и того же текста поверх

Устали от ввода того же слова, подписи, фразы и даже абзацы снова и снова? Что вам нужно - это программа, которая автоматически вставляет текст при вводе аббревиатуры или нажатии горячей клавиши.

PhraseExpress - одна из таких программ, и это мой любимый по нескольким причинам. Во-первых, он расширяет типизированные аббревиатуры до полных фраз. Вы можете ввести, скажем, «fwiw», и PhraseExpress мгновенно вставляет «для чего это стоит». Или «sig» для вставки пользовательской подписи (в комплекте с изображениями и / или HTML-кодом) в конце электронной почты.

Эта возможность работает в любой программе (текстовый редактор, почтовый клиент, инструмент для блога и т. Д.), А PhraseExpress может даже сканировать ваши документы и электронные письма, чтобы найти часто используемый текст для добавления в его список автозаполнения. (Он также может импортировать существующие записи AutoCorrect из Word.) Конечно, вы также можете определить свои собственные записи.

Программа также включает в себя глобальную функцию проверки орфографии и инструмент истории буфера обмена, в котором хранятся все последние записи буфера обмена, а не только самый последний.

Излишне говорить, что это приложение для убийцы, которое вы быстро найдете незаменимым. Последняя причина, почему это мой любимый? Это бесплатно.

Рик Broida пишет PC World's Hassle-Free PC блог. Подпишитесь на рассылку новостей Рика по электронной почте каждую неделю.