Что такое папки поиска MS Outlook и как создать собственную

Ранее мы рассмотрели, как пользователь MS Outlook может создавать правила для проверки входящих сообщений электронной почты и фильтрации или перенаправления их в определенные папки (на основе настроенных правил). Однако у вас могут быть некоторые особые требования, которые не охватываются правилами для папок. Или вы можете не захотеть перемещать группу (или тип сообщения) в совершенно другую папку, но по-прежнему хотите отдельное представление для них.

MS Outlook разумно покрывает такие требования в функции, известной как папки поиска. Такие папки являются виртуальными папками и на самом деле не содержат и не хранят ваши электронные письма. Они просто создают представление в соответствии с определенными правилами и показывают сообщения, соответствующие этому правилу.

По умолчанию папка поиска всегда содержит представления, такие как категоризированная почта, большая почта и непрочитанная почта. Возможно, вы захотите создать еще что-то вроде For Follow, With Attachment и т. Д. Давайте посмотрим, как это сделать.

Шаги по созданию представления в папке поиска

Вы можете выбрать представление из списка стандартных правил или даже настроить сквозные правила или пользовательские стандарты.

Шаг 1: Щелкните правой кнопкой мыши на папке поиска для любого почтового ящика и выберите « Новая папка поиска».

Шаг 2: Выберите тип папки поиска, которую вы хотите создать. Типы папок, перечисленные в первых трех разделах, имеют внутренние стандартные правила (их имена в значительной степени определяют их).

В этом руководстве мы рассмотрим создание пользовательской папки (последний вариант). Итак, выберите это и нажмите « Выбрать», чтобы указать правила и просмотреть критерии.

Шаг 3: Дайте подходящее имя представлению. Вы можете изменить папку, которая будет проверяться на наличие электронных писем, которые будут отображаться в представлении. Затем нажмите кнопку « Критерии», чтобы определить правила по вашему выбору.

Шаг 4: На вкладке Сообщения вы можете ввести некоторые ключевые слова, которые система будет искать в электронных письмах и в выбранном вами поле. Как вы видите на изображении (ниже), вы также можете определить поля От и Отправлено, определить временные шкалы и многое другое.

Шаг 5: Теперь вы можете перейти к « Больше вариантов» и включить больше правил, таких как категория, чтение / непрочитанные электронные письма, с / без вложений, важность, размер и многое другое.

Шаг 6: Нужно больше вариантов? Перейдите в Advanced и нажмите на поле. Выберите критерий, определите условие и значение.

Наконец, нажмите Добавить в список, чтобы увидеть вашу запись. Вы можете добавить несколько таких записей.

Шаг 7: Нажмите Ok и сохраните ваши настройки. Попробуйте отправить тестовое электронное письмо и проверьте, работает ли оно. Если это не так, вы, должно быть, испортили правила. Так что вам может понадобиться вернуться к ним.

Примечание. Помните, что если вы удаляете электронные письма из папок поиска, они также удаляются из своего исходного местоположения. Но если вы удалите папку поиска, электронные письма, связанные с ними, останутся нетронутыми в своем первоначальном расположении.

Заключение

Как вы думаете, насколько полезны поисковые папки? Собираетесь ли вы использовать их в сочетании с другими правилами, которые у вас уже есть?

Я создал немало для себя. Они действительно помогают мне упорядочить вещи на один шаг вперед и быстро записывают различные типы электронных писем, которые мне нужно посещать.