Как сделать резервную копию и синхронизировать документы Zoho

Когда дело доходит до выбора между Google Docs, Zoho Docs (Writer) или MS Word Online, и наиболее важной проблемой, которая приходит на ум, является кроссплатформенность. Все, что вам нужно, это приличное подключение к интернету, и вы можете продолжить свою работу практически из любого места И особенность сотрудничества - вишня на вершине.

Вы почувствуете дополнительное чувство безопасности, если будете знать, что у вас есть резервная копия, к которой можно обратиться, если в некоторых непредвиденных обстоятельствах вы не сможете получить доступ к основным файлам. Печальная ситуация, но, как мы все знаем, это случается с лучшими из нас.

Сегодня создание резервной копии ваших автономных файлов в облаке практически считается нормой. И, разумеется, другой путь тоже верен. В конце концов, вы не хотели бы потерять свои драгоценные данные.

К счастью, Zoho Docs позволяет синхронизировать ваши файлы с такими сервисами, как Dropbox, или позволяет сохранить ваш файл Writer в вашей учетной записи Google Drive.

Давайте посмотрим, как это сделать.

Также на

10 советов, как использовать ноутбук Zoho как профессионал

Синхронизация с Dropbox

Zoho Docs также позволяет настроить вашу учетную запись Dropbox. Единственная проблема в том, что это двусторонняя синхронизация, то есть все ваши файлы в вашей учетной записи Dropbox будут синхронизироваться с Zoho и наоборот.

Чтобы настроить учетную запись Dropbox, выполните следующие действия.

Шаг 1: Откройте Zoho Docs и щелкните значок Dropbox в правом верхнем углу. Нажмите на Настроить свою учетную запись Dropbox.

Теперь вы будете перенаправлены на новую страницу входа. Все, что вам нужно сделать, это ввести данные вашей учетной записи Dropbox и войти в систему.

Шаг 2: После подтверждения учетной записи вы увидите свое имя пользователя Dropbox. Нажмите на нее, и вы будете перенаправлены на страницу конфигурации синхронизации.

Будут отображаться структуры папок в Dropbox и Zoho Docs, и все, что вам нужно сделать, это выбрать правильную папку для вашей задачи. Когда закончите, нажмите кнопку Sync Folders и все. Синхронизация начнется немедленно.

Вы даже можете выбрать время синхронизации. В зависимости от вашего приоритета вы можете выбрать Синхронизировать непрерывно. Но, я бы сказал, используйте опцию Синхронизация один раз, поскольку она заботится о большинстве вещей.

Знаете ли вы: в Dropbox Paper есть множество сочетаний клавиш для форматирования текста.

Вещи, чтобы помнить

Zoho Docs позволяет синхронизировать только одну папку Dropbox. На данный момент я сохранил папку Dropbox пустой, так как я не хочу, чтобы эти файлы были в Zoho. Кроме того, Zoho не позволяет синхронизировать подпапки и файлы в этих папках.

Кроме того, если вы удалите файл в одной из служб, вам придется удалить файлы в другой вручную. Это потому, что Zoho Docs не имеет синхронизации удаления файлов, как на момент написания.

Синхронизация с Google Диском

Технически говоря, Zoho Docs не позволяет синхронизировать папки или документы с Google Drive. Вместо этого вы можете сохранить файл непосредственно на Google Drive. Вы можете использовать этот процесс для сохранения файлов в папку Dropbox.

По завершении работы над документом (и с учетом всех комментариев) нажмите «Файл»> «Сохранить на другие диски» и выберите «Диск Google» из списка.

Вполне естественно, что вам нужно войти в систему и предоставить соответствующие разрешения. Когда вы закончите, вы сможете увидеть все ваши папки Google Drive, аккуратно отображенные в маленьком окне.

Теперь вы можете выбрать или создать новую папку для сохранения вашего файла. Просто нажмите кнопку «Добавить в эту папку», и ваш документ будет загружен немедленно.

Хорошая вещь об этом процессе заключается в том, что вы можете выбрать формат вашего файла. От PDF до DOCX или ODT, вы можете свободно выбирать из приличного списка вариантов. Вы также можете добавить более одной учетной записи Google Drive. Кроме того, если вы немного параноидально относитесь к вопросам конфиденциальности и безопасности, вы можете даже удалить учетную запись, как только закончите свою работу.

Для обоих вариантов выберите «Параметры»> «Удалить» в окне «Сохранить на другие диски».

К сожалению, та же функция не включена для Zoho Presentation или Zoho Spreadsheet.

Также на

#Гугл Диск

Нажмите здесь, чтобы увидеть нашу страницу статей о Google Drive

Как насчет автономного резервного копирования

Хотя Zoho Docs не предоставляет встроенного способа резервного копирования файлов на ваш компьютер, есть небольшой обходной путь. Используя это, вы можете достичь почти аналогичных результатов. Я сказал, что похоже и не точно.

Если вы обычный пользователь Zoho Docs, вы должны знать, что он позволяет загружать файлы на ваш компьютер. Хорошо, что в Zoho Docs есть много вариантов на выбор. Итак, хотите ли вы сохранить файл в формате PDF или в виде простого текстового файла, выбор за вами.

Для этого откройте Файл, нажмите «Скачать как» и выберите один из вариантов. Вы также можете защитить свои файлы паролем на случай, если вы используете общий компьютер.

Совет для профессионалов: Zoho Writer предлагает режим записи без отвлечения внимания, который называется Focus Typing. Чтобы получить к нему доступ, нажмите Инструменты> Параметры макета и переключите переключатель для ввода текста.

Также на

Как настроить Windows Backup для защиты от вымогателей

Добро пожаловать, мир!

С современными сенсорными и классными инструментами редактирования, Zoho Docs является подходящим инструментом для всех ваших задач по обработке текстов или электронных таблиц. Плюс, опрятные особенности сотрудничества - обледенение наверху. И как только вы нашли правильный способ сделать резервную копию всех ваших важных документов, я бы сказал, что вы будете отсортированы.

Далее: Говоря о сотрудничестве, знаете ли вы, что Zoho Writer позволяет блокировать ваши документы во время совместной работы? Прочитайте следующий пост, чтобы узнать все скрытые советы и хитрости.