Отключить опцию ответить всем или переслать по электронной почте в MS Outlook

Представьте себе почтовые службы или настольные почтовые клиенты без опций Ответить, Переслать и Ответить всем. Жалко, правда? В самом деле. Без этих опций стало бы очень трудно общаться в темах электронной почты и придавать решающее значение вопросам.

Напротив, особенно в организациях, бывают случаи, когда вам нужно отправить массовое сообщение, поместив большинство получателей в поле CC. И в некоторых из этих случаев вы бы хотели, чтобы получатели не отвечали на все или пересылали это сообщение, потому что вы знаете, насколько сильно это может ограничить пространство сервера и пропускную способность.

Один из способов предотвратить это - поместить всех получателей в поле BCC. После этого, если кто-либо решит ответить, все получатели BCC не смогут перейти к обсуждению. Однако это не очень привлекательно. Поля CC и To имеют свое очарование и значимость. Следовательно, мы обсудим обходной путь, чтобы не дать получателям электронных писем выполнить ответ «Все» и / или «Переадресация» в MS Outlook (потому что это то, что используют большинство организаций).

Шаги по созданию пользовательской почтовой формы

Мы создадим пользовательскую почтовую форму и определим, какие элементы должны быть недоступны для получателя электронного письма. Мы увидим шаги в MS Outlook 2007. Шаги должны быть более или менее одинаковыми в других версиях.

Шаг 1: Откройте интерфейс Outlook и перейдите в Инструменты -> Формы -> Разработка формы.

Шаг 2: Посмотрите в Стандартной библиотеке форм, выберите Сообщение и нажмите кнопку Открыть.

Шаг 3: В следующем окне перейдите на вкладку Действия.

Шаг 4: Дважды щелкните одно или оба Действия (Ответить всем и Переслать). Откроется диалоговое окно свойств. Снимите флажок « Включено» и нажмите « ОК».

Вернувшись в окно действий, крайний левый столбец с выбранными действиями должен иметь значение «Нет».

Шаг 5. Перейдите на вкладку « Свойства » и установите флажок « Отправить определение формы с элементом».

Шаг 6: На ленте нажмите « Опубликовать» и выберите « Опубликовать форму как».

Шаг 7. Выберите параметр «Искать в» как « Личная библиотека форм», присвойте правильное имя форме и нажмите « Опубликовать».

Шаг 8: Теперь закройте форму дизайна. Вас спросят, хотите ли вы сохранить изменения. Нажмите Нет здесь, вы уже сохранили свою форму.

Если вы отправляете электронные письма, используя эту форму, получатель не сможет ответить всем и / или переслать это сообщение, как вы установили.

Шаги по использованию пользовательской формы

Вот как можно отправить сообщение электронной почты, используя пользовательскую форму, которую мы только что определили.

Шаг 1: Перейдите в Инструменты -> Формы -> Выберите форму.

Шаг 2: Посмотрите в Библиотеке личных форм, выберите форму, которую мы определили ранее, и нажмите кнопку Открыть.

Шаг 3: В следующем окне составьте и отправьте электронное письмо, как обычно. Вот и все.

У получателя будут отключены опции Ответить всем и Переслать. Даже соответствующие сочетания клавиш не будут работать для этого элемента.

Заключение

Вы должны создать такую ​​форму, если вам нужно время от времени отправлять электронные письма вашим коллегам или сотрудникам, которые имеют несколько конфиденциальный контент. Метод работает везде, где работает MS Outlook.