Как заблокировать Zoho Writer во время совместной работы и более интересные трюки

Если вы часто работаете с текстовыми процессорами, такими как Google Docs или Zoho Writer, то вы должны знать, что создание идеального документа обычно влечет за собой много переписывания с нуля. Будь то добавление новых предложений или исправление предыдущих ошибок. Ситуация относительно проста, если вы работаете в одиночку на документе.

Однако, если вы сотрудничаете с членами вашей команды, важно, чтобы вы знали, как упростить процесс. В конце концов, вы бы не хотели, чтобы ваши коллеги постоянно работали над одним и тем же блоком.

К счастью, Zoho Docs (писатель) поставляется с отличной опцией, которая позволяет вам заблокировать определенную часть документа при совместной работе с другими. Следовательно, сегодня в этом посте мы рассмотрим, как заблокировать Zoho Writer во время совместной работы и другие расширенные функции.

Также на

Как отсканировать и добавить документ в Google Docs

Как заблокировать выбранный контент для совместной работы

Шаг 1: После того, как вы завершили свою часть документа, нажмите кнопку «Просмотр» вверху.

Шаг 2: Затем выберите фрагмент текста, который вы хотите заблокировать. Нажмите на маленький значок блокировки вверху и выберите «Блокировать выбранный контент», и все.

Теперь, когда кто-то из вашей группы будет щелкать по этому текстовому блоку, он увидит крошечный значок блокировки и сообщение «Содержание заблокировано …» для редактирования.

Примечание. Функции совместной работы доступны только для владельцев документов. Чтобы настроить совладельцев, нажмите «Поделиться» и передайте права совладельца пользователям.

Как разрешить редактирование для определенных людей

Однако мы все знаем, что работа над одним и тем же документом с другими не обязательно является черно-белой работой. Есть моменты, когда вы хотите, чтобы блок текста редактировался только определенным членом вашей команды. В подобных ситуациях вы, конечно, не захотите составить еще одно электронное письмо с указанием того, кто будет редактировать какой раздел и что ему нравится.

Именно тогда вступают в действие расширенные функции Zoho Writer. Чтобы включить его, перейдите в режим просмотра и нажмите значок блокировки. Далее выберите на Дополнительные параметры.

Теперь добавьте адрес электронной почты человека, которому вы хотите дать эксклюзивное разрешение, и нажмите кнопку «Заблокировать». Это все!

Полезный совет: Блокировка невыбранного контента работает как инструмент обратного выделения. Вы выбираете часть текста, которую вы не хотите редактировать, а затем выбираете второй вариант. Об остальном позаботится Зохо Писатель.

Как замаскировать текст

Опять же, если вы являетесь владельцем документа и хотите отредактировать или замаскировать определенный блок текста, Zoho Writer позволит вам сделать это. Это удобно, когда вам нужно добавить конфиденциальные данные и вы не хотите, чтобы все в вашей команде читали их.

Тем не менее, маска не работает, как большинство инструментов, то есть вы не можете выбрать фрагмент текста, а затем замаскировать его. Вместо этого вы должны нажать на значок, а затем ввести данные.

Шаг 1: Инструментом для этой задачи является Маска, обозначенная крошечным значком глаза в верхней части. Поместите курсор туда, где вы хотите добавить текст, и щелкните по нему. Это добавит текстовое поле, обозначенное пунктирными линиями.

Шаг 2: Теперь добавьте текст, и это все.

В то время как вы сможете видеть текст серым цветом, другие соавторы увидят линии, отмеченные звездочками. Да, как те старые фильмы ФБР.

Как приостановить совместную работу на Zoho Writer

К счастью, процесс приостановки сотрудничества - это прогулка по парку. Просто переключитесь в режим просмотра и нажмите на кнопку Pause Collaboration вверху.

Когда вы закончите, вы увидите предупреждение вверху, что никто из ваших соавторов не сможет редактировать документ. С другой стороны, соавторы увидят, что документ выписан одним из членов вашей команды.

Итак, в следующий раз, когда вы увидите, что документ извлечен, вы будете знать, что делать, вместо того, чтобы нажимать на разные кнопки и инструменты.

Bonus Zoho Writer Советы и хитрости

1. Как просмотреть историю документа

Когда вы часто работаете над одним документом, важно знать, кто и когда внес изменения. К счастью для нас, Zoho Writer имеет отличную функцию просмотра истории. С его помощью вы можете не только увидеть, кто внес изменения, но и увидеть последние дополнения к версии. Кроме того, вы также можете сравнить различные версии, если возникнет такая необходимость.

Шаг 1: Нажмите на значок View History вверху (обозначен песочным таймером). Опять же, вы найдете его в режиме просмотра.

Шаг 2: Теперь на правой панели отобразятся разные версии. Нажмите на кнопку «Сравнить версии» вверху, чтобы сравнить версии.

Чтобы увидеть последние добавления, нажмите кнопку «Что изменилось» и выберите время. Все новые текстовые дополнения, а также разрывы строк будут выделены.

Также на

Вот как вы можете запретить трекерам отслеживать ваш Gmail

2. Следите за изменениями

Хотя Writer обладает некоторыми серьезными возможностями отслеживания, иногда становится слишком громоздким, чтобы проходить через каждый из них. Если вам нужен сверхсрочный анализ изменений, лучше всего включить функцию отслеживания изменений.

Как вы, возможно, уже догадались, он освещает все последние изменения. И владелец должен принять или отклонить эти изменения.

Чтобы включить отслеживание изменений, нажмите кнопку вверху. Члены команды увидят зеленую кнопку, загорающуюся сверху.

Вы увидите имя и время внесения любых изменений. В этом режиме отслеживается даже малейший разрыв строки. Как владелец, все, что вам нужно сделать, это нажать на основные моменты и принять / отклонить изменения.

После этого текст примет цвет текста по умолчанию.

3. Используйте встроенные уведомления по электронной почте

Хотите объявить о новых изменениях, касающихся вашего общего документа? Не нужно писать отдельное письмо. Вместо этого Zoho Writer позволяет вам уведомлять их с помощью опции электронной почты из инструмента.

Нажмите на маленький значок письма в верхней части. Имена соавторов будут добавлены автоматически. Все, что вам нужно сделать, это добавить тему и тело и нажать кнопку «Отправить».

Также на

# инструменты онлайн

Нажмите здесь, чтобы увидеть нашу страницу статей онлайн инструментов

Сотрудничать с умом

Прошли те времена, когда вам приходилось полагаться на пересылку по электронной почте для совместной работы над документом. Сервисы обработки текстов, такие как Google Docs и Zoho Writer, избавляют от разочарований благодаря своим умным функциям совместной работы. Они помогают вам отслеживать изменения и позволяют упростить вашу работу и сэкономить время в процессе.

Далее: Говоря об управлении временем, если у вас есть Android-телефон с Android Pie, просмотрите пост ниже, чтобы стать монстром производительности.