Быстро найти старые письма в MS Outlook, используя почтовые группы

Пока мы на работе, электронные письма, как правило, занимают много времени. И одна из причин в том, что мы не знаем, как быстро просматривать электронные письма. Например, когда дело доходит до извлечения старого электронного письма, мы обычно начинаем сначала прокручивать. Вряд ли эффективный способ найти старые письма. Я в основном говорю об использовании MS Outlook (потому что это то, что большинство из нас используют на работе) и связанных с ним функций.

Ранее мы рассказывали о просмотре вложений на панели чтения. Ну, это один из способов захвата писем за шею. Но сегодня мы поговорим о просмотре электронных писем в группах и посмотрим, как это может помочь вам в быстром поиске старых писем.

Полезный совет: вы можете узнать, как активировать и настроить панель чтения, панель навигации и панель задач. Вот руководство GT по этому вопросу.

Шаги для просмотра писем в группах

Основным преимуществом использования этого трюка является то, что он действительно помогает и ускоряет процесс извлечения старых писем в час необходимости.

Шаг 1: Прежде всего, вам нужно убедиться, что в вашем интерфейсе включена функция « Показать в группах». Итак, перейдите к View -> Arrange By и проверьте то же самое.

Если вы установите флажок Показывать в группах как включенный, электронные письма по умолчанию упорядочиваются по группам Дата (Сегодня, Вчера, Последняя неделя и т. Д.). Такое расположение служит достойной границей.

Шаг 2: Если вам не нравится значение по умолчанию или вы хотите изменить правило группировки, вы должны щелкнуть правой кнопкой мыши заголовок панели сообщений, где он выглядит как Упорядочено по … Затем вы можете выбрать критерии новые критерии для группировки.

Обратите внимание, что правило применяется только к текущей выбранной папке. Я обычно группирую по предложению From, когда мне нужно предыдущее сообщение.

Шаг 3: Если у вас есть длинный список контактов и количество сообщений для каждого из них, вам нужен быстрый способ достичь этого. На этот раз щелкните правой кнопкой мыши заголовок группы и скажите « Свернуть все».

Шаг 4: Когда вы сделаете это, все группы свернут список сообщений, которые они содержат. Нажмите на знак плюс для нужной темы, и все сообщения в этой группе будут доступны с первого взгляда.

Другие варианты группировки, которые я нахожу полезными и которые мне часто нужны, - это «Кому», «Тема», «Категории» и «Важность». Вы можете найти свои собственные или создать собственный вид, перейдя в View -> Arrange By -> Custom.

Заключение

Описанные выше шаги являются лишь попыткой использовать и использовать доступные функции MS Outlook. Я следую за этим в моей повседневной жизни. Попробуйте и вы можете получить несколько секунд каждый день. Даже это имеет большое значение для улучшения вашей трудовой жизни, не так ли?