Как получить максимальную отдачу от Outlook

У многих из нас есть отношения любви с ненавистью с Outlook - да мы ненавидим его, потому что иногда он неожиданно падает, или требуется еще три-десять секунд, чтобы сделать то, чего мы не ожидали. Но я считаю, что в большинстве случаев многие из нас любят Outlook и его интуитивный характер. Приложения для веб-почты просто не кажутся такими же богатыми или текучими, как Outlook.

Перспектива, вероятно, первое приложение, которое вы открываете, когда вы попадаете в офис, а последнее приложение, которое вы закрываете ночью (если вы его вообще закрываете). Вот мои лучшие 10 способов улучшить опыт работы с Outlook. Я собираюсь сначала поделиться пятью основными принципами наличия потрясающего опыта Outlook, а затем поделиться более подробными советами в своем следующем сообщении.

Перетащить что угодно

Одним из самых больших преимуществ в Outlook является то, что вы можете практически перетащите любой элемент Outlook из одной папки в другую. Перетащите электронную почту в папку контактов, и Outlook создаст контакт для вас с именами и фамилиями и адресом электронной почты для вас. Перетащите электронное письмо в папку календаря, и снова для вас будет создана встреча с телом письма, введенного в заметки календаря.

Щелкните правой кнопкой мыши все

Если вы сомневаетесь и не знаете, что делать следующий в Outlook, просто щелкните правой кнопкой мыши на элементе Outlook, и появившееся меню, вероятно, получит нужную функцию. Щелкните правой кнопкой мыши на имени в адресе электронной почты и выберите «Добавить в контакт Outlook», и ваш контакт будет создан автоматически. Щелкните правой кнопкой мыши элемент календаря, и вы можете распечатать его и перенести с собой на следующую встречу.

Открыть несколько Outlook Outlook

Сколько из вас хотели бы, чтобы ваши входящие, календари и контакты открывались все время? Вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши значок Календаря или папку Календаря и выбрать «Открыть в новом окне» и открыть другую папку Outlook. Сделайте то же самое, щелкнув правой кнопкой мыши по значку «Контакты» и «Открыть в новом окне».

Поиск чего-нибудь

Если вы похожи на меня, то ждать дополнительной секунды, чтобы найти что-то, раздражает. Одна из лучших функций, которые мне нравятся в Outlook 2007, заключается в том, что вы можете искать вещи намного быстрее. Более быстрый поиск сам по себе стоит обновления, если вы все еще используете версию старше Outlook 2007. Просто введите любое слово в поле поиска в папке «Входящие» и в любой почтовой папке, и Outlook сразу же отправит вам правильный адрес электронной почты. Вы можете сделать то же самое для элементов «Контакты», «Календарь» или «Задача». Поле поиска находится в верхней левой части страницы и очень быстро вернет ваш элемент поиска. Например, в папках «Контакты» просто введите «Нью-Йорк» и все ваши контакты, которые будут иметь Нью-Йорк по их адресу или заметкам.

Создание дополнительных папок любого типа

Многие из вас уже знают, как создать дополнительные папки электронной почты, щелкнув правой кнопкой мыши по списку папок и выбрав «Новая папка». Знаете ли вы, что вы можете создавать и другие типы папок, например, другой контакт, календарь или папку задач? Чтобы создать другую папку контактов, возможно, в ней есть только личные контакты, просто щелкните правой кнопкой мыши на любом элементе папки и выберите «Новая папка». В разделе «Папка содержит», выберите «Контакты» и выберите, где вы хотите, чтобы новая папка контактов сохранялась, и папка будет видна.

Это основные советы для более богатого опыта работы с Outlook. Знакомство с этими функциями должно сэкономить еще несколько минут, которые вы можете использовать для ответа на ваши электронные письма. В следующий раз я расскажу о более продвинутых функциях, которые могут помочь вам уменьшить количество электронной почты в вашем почтовом ящике.

Джеймс Вонг является соучредителем и генеральным директором Avidian Technologies, создателей Prophet, простого программного обеспечения CRM для Outlook. Джеймс - опытный и основатель трех успешных компаний, а также активный инвестор и сторонник корабля.