Как заставить «работать из дома» подотчетным сотрудников без шпионажа

Я уже много лет работаю на дому, работаю на дому. И да, я выполняю работу. Много. Тем не менее, я слышу шепот со стороны коллег, которые задаются вопросом, не избегаю ли я поездки, чтобы провести качественное время с моей прачечной. А потом есть мамы, которых я встречаю в парке в свой выходной день - те, кто говорят, что любят «работать из дома» (в комплекте с воздушными кавычками), потому что это «дает мне столько свободного времени».

Они давая мне плохое имя. Но моя большая забота заключается в том, знает ли мой босс, сколько работы я делаю.

Работа из дома. Работает удаленно. Дистанционная. Независимо от того, как вы это называете, работа в любом другом месте, кроме офиса вашей компании, в последнее время сильно испортилась. С генеральным директором Yahoo Марисса Майер, устанавливающим запрет на эту практику, а Best Buy установила строгие ограничения на свою политику работы на дому, новость была отрицательной как для менеджеров, так и для сотрудников, которые полагаются на гибкость, которую может предложить телеуправление.

[Подробнее читайте: Лучшие телевизионные потоковые сервисы]

Умные работники и боссы, которые нанимают нас, с сердцем. Сегодня дистанционная работа проще, чем когда-либо, во многом благодаря большому количеству бесплатных и недорогих продуктов, которые могут помочь удаленным сотрудникам быть продуктивными, подотчетными и на связи. Большинство инструментов настолько экономичны и просты в использовании, что даже самые маленькие из малых предприятий могут полагаться на них.

Не покупайте плохой дизайн

Гибкие рабочие механизмы процветают с момента появления высокоскоростного Интернета, и они получили дополнительный заряд с ростом смартфона. Иногда планирование предполагает, что сотрудники на месте работают на дому один или два дня в неделю; но часто компании нанимают сотрудников, которые живут в отдаленных штатах и ​​в разных часовых поясах. К сожалению, новая политика Telecommuting от Yahoo, которая должна вступить в силу в июне, делает эти меры плохой.

Большинство техников Startup Ordr.in работают в одном офисе вместе с подрядчиками и стажерами. Правильное ПО держит удаленных сотрудников в цикле и на равных.

Майер, как сообщается, принял решение после проверки журналов VPN компании, чтобы узнать, как часто удалялись удаленные сотрудники. Очевидно, ей не нравилось то, что она видела. В результате возбуждение СМИ добавило топлива в огонь для тех, кто думает, что сотрудники, работающие дома, не проводят честную работу дня.

Однако плохая пресса не должна прекращать дистанционную работу для всех. Мы поговорили с несколькими руководителями, менеджерами по персоналу и ИТ-специалистами в малых и средних предприятиях, чтобы узнать, что они делают, чтобы убедиться, что их удаленные работники действительно работают. Все люди, с которыми мы беседовали, согласны: принятие мер для удаленных работников может сделать работодателей и сотрудников более счастливыми. Работа на дому может также увеличить время на часах и сэкономить все деньги. Более того, компании могут отслеживать дистанционную работу без проверки журнала VPN.

«В большой компании генеральному директору поручено отслеживать действия десятков тысяч сотрудников, а проверка журналов VPN - это совершенно рациональный способ начните этот процесс », - говорит Дэвид Блум, генеральный директор Tech Startup Ordr.in, который управляет командой из пяти сотрудников, один из которых работает удаленно. «Но если вы делаете это для своей небольшой компании, вы уже проиграли. Вы потеряли доверие. В небольшой компании генеральный директор должен иметь гораздо более личные и интерактивные отношения со своими сотрудниками. У вас должна быть система, чтобы знать, что они выполняют свою работу, не глядя на журналы сервера ».

Говоря лицом к лицу

Блум говорит, что он в значительной степени полагается на ежедневные видео чаты, проводимые через бесплатную службу видеочата Google Hangouts. «Каждый человек работает в течение 15 минут каждое утро, поэтому мы все можем говорить о том, что мы сделали, и о том, над чем мы работаем. У нас есть пять сотрудников, и четверо из нас находятся в одном месте, но мы все регистрируемся отдельно. Это позволяет нам встретиться лицом к лицу, где все равны. Мы не сидим в одном месте, а наш коллега сидит где-то в другом месте.

Однако добраться до этой системы было непросто. Блум говорит, что он ежедневно проводил обмен сообщениями по электронной почте, еженедельные встречи и еженедельные отчеты генерального директора и технического директора, прежде чем осознать, что быстрое, ежедневное, личное (хотя и практически такое) собрание было лучшим способом для сотрудников Ordr.in база. И эта договоренность удерживает всех его сотрудников от ответственности за их работу.

Помимо проведения этих ежедневных встреч, Ordr.in использует программное обеспечение для управления задачами Asana, которое бесплатно для команд с участием до 29 человек. Программное обеспечение работает от $ 100 в месяц для команд, в которых есть от 30 до 50 членов, а цены растут оттуда.

GoToMeeting и настройка с двумя мониторами. Директор по финансам и операциям HiringThing Джес Теджани работает из своего дома в заливе Сан-Франциско Area.

Джош Силер, основатель и технический директор HiringThing, который создает программное обеспечение для компаний, которые ищут работу в Интернете, также считает, что виртуальный контакт лицом к лицу является одним из лучших инструментов для управления удаленными сотрудниками. Он основал HiringThing как виртуальную компанию с самого начала, и ее шесть сотрудников живут в разных местах на Западном побережье.

«Мы используем GoToMeeting для видеоконференций три раза в неделю», - говорит Силер. «Возможность увидеть чье-то лицо имеет большое значение». И это не дорого: GoToMeeting, позволяющий проводить видеоконференции высокой четкости, которые могут принимать участники с ПК или с мобильного устройства, начинается с 49 долларов США за месяц для неограниченных встреч до 25 человек.

Силер говорит, что виртуальный офис, который он создал в HiringThing, эффективен. Он отмечает, что компания в значительной степени полагается на бесплатные звонки и видеоконференции из Skype, а также 37 чат-инструментов Signals 'Campfire, который начинается с 12 долларов в месяц для базового плана, который охватывает 12 пользователей и предлагает 1 ГБ памяти. HiringThing также использует приложения Gmail и приложения Google для бизнеса, которые начинаются с 5 долларов США за пользователя в месяц, и GitHub, который предлагает онлайн-инструменты для разработки программного обеспечения. GitHub является бесплатным для пользователей с открытым исходным кодом и начинается с 7 долларов в месяц для всех других разработчиков программного обеспечения.

Но так же важно, как и продукты, используемые HiringThing, - это культура компании, которая появилась, говорит Силер. «Мы основаны на доверии, и мы не проводим микрокредитование наших сотрудников. Мы судим всех, исходя из их результатов. Любой может сделать свой график гибким, пока они выполняют свои обязательства перед своими коллегами », - говорит он. «Наши сотрудники знают, что важна их производительность, и мы регулярно об этом говорим».

Сбор на виртуальном водяном охладителе

Питер Кирван-младший, генеральный директор и соучредитель Collexion, онлайн стартап, готовящий к запуску сайта для коллекционеров, также использует Skype на 65-дюймовом телевизоре, чтобы оставаться на связи с удаленными сотрудниками, в некоторых случаях, за тысячи километров от штаб-квартиры его компании в Сан-Диего. Kirwan также полагается на электронную почту и календарь Google Apps, бесплатный Google Диск для обмена файлами, Skype и онлайн-инструменты планирования проекта Smartsheet, которые доступны начиная с 16 долларов США в месяц. Он и коллега из Collexion Дуг Тейлор согласны с тем, что вики, которую они используют, Atlassian's Confluence, которая доступна с лицензией для начинающих (для десяти или менее пользователей) за 10 долларов в месяц, - ключ к их успеху с удаленными сотрудниками.

standup 'использует Skype и 65-дюймовый телевизор со встроенной камерой, чтобы держать удаленных и внутренних сотрудников на одной странице.

«Благодаря социальным сетям люди становятся более эффективными для выражения небольших мыслей в Интернете, - говорит Тейлор. «Вики позволяют им выражать себя таким образом, и это позволяет людям подслушать разговор и продолжать его. Это также создает подотчетность, потому что мы знаем, когда кто-то сказал что-то, если он написан на вики ».

Также жизненно важно для Collexion - это программное обеспечение для управления задачами Asana (та же самая программа, используемая в Ordr.in.), которая позволяет сотрудникам создавать и назначать задания другим - даже боссу. «Это может быть трудно для некоторых людей, но мы работали над созданием культуры сверху вниз, где можно отправить задачу своему боссу. Мы не хотим, чтобы люди отправляли электронную почту, мы хотим, чтобы они отправляли задания », - говорит Кирван. Он добавляет, что способность программы разрешать комментарии к задачам помогает привлечь всех к ответственности.

Создание правильной (виртуальной) атмосферы

Хотя все эти инструменты и продукты могут удерживать удаленных сотрудников и подотчетны, все, с кем мы беседовали для этой статьи, согласны с тем, что ни один инструмент не стоит того, чтобы ваша компания не имела правильного отношения и культуры для размещения удаленных сотрудников. И некоторые люди вообще не полагаются на технологию.

«Я очень верю в движение ROWE [Только работа с рабочей средой]. Все дело в том, чтобы относиться к вашим сотрудникам, как к взрослым, и позволять им управлять своим временем », - говорит Бен Эубанкс, менеджер по персоналу Pinnacle Solutions, провайдера инженерных и учебных услуг на 70 человек, базирующегося в Хантсвилле, штат Алабама. Благодаря своей работе в качестве государственного подрядчика Pinnacle Solutions в настоящее время управляет большим количеством сотрудников, расположенных за пределами своего домашнего офиса, чем в нем, но Юбенкс говорит, что Pinnacle не использует какие-либо конкретные технические продукты, чтобы убедиться, что они выполняют свою работу.

«У нас строгий процесс найма, и мы строго следим за тем, чтобы найти людей, которые отвечают нашим основным ценностям, которые мы общаемся рано и часто. Пару раз мы сталкивались с людьми, которые не могут справиться с свободой - люди, которые хотят уйти, вместо того, чтобы работать. Но мы можем сказать, когда они не соблюдают предельные сроки, и мы получаем процесс, чтобы найти другого, кто может », - говорит Юбенкс. «Все это возвращается к нашим основным ценностям и нашей способности передавать их».

Общение является ключевым, независимо от того, управляете ли вы персоналом 2 или 222. И вы можете найти множество продуктов, которые помогут вам задача - не заставляя вас играть в taskmaster.