Как отслеживать расходы и бюджет с телефона с помощью Google Docs

Отслеживание расходов и соблюдение бюджета может быть утомительным испытанием. Обычно мы собираем квитанции и садимся с сотнями, прежде чем пройти их. Может быть, вы устали от этого и в конечном итоге перестали держать их. Это не очень хорошая практика, но обычно это происходит из-за физических трудностей и путаницы в отслеживании всех этих покупок.

Но как вы отслеживаете эти расходы без физической копии квитанций? Это очень легко с Google Forms. Вы можете сделать форму, которая описывает то, что вы обычно видите в квитанции, и записываете в своих книгах. Включите в форму вопросы о том, для чего была сделана покупка, и о ее цене. Используйте эту форму со своего смартфона сразу после совершения покупки. После этого результаты формы будут отправлены в электронную таблицу, которую вы можете просмотреть на своем домашнем компьютере.

В дополнение к удобному расположению транзакций вы можете настроить электронную таблицу, чтобы отобразить, сколько денег у вас осталось на вашем банковском счете (или наличными). Особенно полезно для студентов и им подобных, которые всегда беспокоятся о том, чтобы истощить свой бюджет через безрассудные расходы, прежде чем они это узнают.

Сначала мы покажем вам, как создать форму Google для быстрой отправки расходов. Затем мы продемонстрируем, как рассчитать доступный баланс, а затем опубликуем его в виде простой веб-страницы, к которой можно легко получить доступ через браузер любого мобильного телефона. Наконец, мы поговорим о публикации графика доступного баланса.

Давай начнем.

1. Создайте форму Google

Откройте учетную запись Google Диска и выберите « Создать»> «Форма» в меню.

Введите любой заголовок формы и выберите тему, прежде чем нажимать ОК.

Мы собираемся сделать эту форму просто с несколькими вопросами. Их можно настроить по своему усмотрению. Мы будем использовать вопрос о цене с текстовым полем в качестве типа вопроса. Это позволит нам ввести любую сумму, которую мы хотим.

Цена бесполезна без категории того, для чего была сделана покупка. Создайте новое поле с несколькими вариантами ответов, которое включает в себя общие категории, такие как Газ, Счета, Продовольственные товары и т. Д.

Нажмите View live form в верхнем меню, чтобы увидеть форму как есть.

Наш выглядит очень просто, но может даже включать изображения или другие вопросы. Наконец, скопируйте URL-адрес живой формы и отправьте ее на свой смартфон. Убедитесь, что вы добавили его в закладки для быстрого и удобного доступа при необходимости

Рядом с кнопкой View live form находится опция ответов. Выберите это, чтобы запросить новое имя электронной таблицы. Введите новое имя и нажмите « Создать».

Используйте новую форму, чтобы ввести примерную цену в качестве расхода на газ.

Теперь мы можем просматривать и публиковать результаты. Посмотрим, как это сделать.

Полезный совет: ознакомьтесь с нашей статьей о включении уведомлений по электронной почте для листов Документов Google. Это может пригодиться и в этом случае, если вы собираетесь поделиться с кем-то своим списком расходов.

2. Просмотрите и опубликуйте результат формы

Чтобы просмотреть результаты, введите форму и нажмите « Просмотреть ответы», чтобы открыть вновь созданную электронную таблицу.

Форма подачи сверху теперь классифицируется в соответствующем месте.

Поскольку была заполнена только одна категория, и мы хотим, чтобы все они присутствовали, прежде чем двигаться вперед, введите нулевую сумму (0) для каждой категории, например, так. Убедитесь, что вы делаете это со страницы живой формы.

Вне стороны страницы, после того как вы завершили все пустые вводы категорий, введите следующую информацию, как на скриншоте ниже.

Начальная сумма должна иметь сумму денег, которую вы можете потратить в настоящее время. Второе поле для итоговых покупок будет содержать формулу для расчета этих транзакций относительно нашей первоначальной суммы. В третьем и последнем поле под названием « Сумма, которую нужно потратить» будет указано, сколько денег у нас имеется после указанных цен (вычетов).

Для формулы расчета общих покупок просто введите = SUM (ячейка: ячейка) . Замените ячейку слов категорией, которую вы используете для цены. Наш столбец Б.

Теперь для последней ячейки суммы, которую нужно потратить, вычтите общую сумму купленной суммы из первоначальной суммы в долларах.

Конечным результатом всегда будет обновленная ячейка о том, сколько денег мы должны потратить. Обратите внимание на ячейку. У нас есть F5.

Перейдите в Файл> Опубликовать в Интернете.

Выберите правильный лист в первом разделе и затем нажмите Начать публикацию. Затем выберите тот же лист в нижней части и введите ячейку, в которой указана сумма расходов. Поскольку у нас был F5, мы введем это в текстовое поле. Это гарантирует, что будет опубликована только ячейка, и это все, что требуется для просмотра доступных денег, которые можно потратить.

Сохраните URL-адрес внизу с помощью обычной команды копирования и отправьте его на телефон по электронной почте для добавления в закладки. Это позволит легко просматривать на ходу.

В результате получается просто одна такая ячейка, которую можно просмотреть в любом браузере:

Любые изменения, внесенные в форму, будут впоследствии изменены в электронной таблице Google. Затем он автоматически опубликуется на веб-странице, обновляя страницу, сохраненную на вашем телефоне. Теперь вы можете вести учет расходов и просматривать имеющиеся наличные деньги в любой момент. Все, что вам нужно сделать, это посетить эту страницу в браузере вашего смартфона.

3. Опубликовать график расходов

Вместо просмотра доступного баланса, вы также можете создать график результатов, чтобы отобразить график, куда идут ваши деньги. Для этого примера необходимо разместить категорию перед столбцом цены в форме. Например, для начала переместите вопрос категории над вопросом о цене.

Теперь в электронной таблице ответов перейдите к Вставка > Диаграмма и используйте столбцы в качестве диапазонов данных. Также выберите Использовать строку 1 в качестве заголовков.

Теперь выберите соответствующий график, например, круговую диаграмму.

Обновите данные диаграммы с помощью кнопки « Обновить», а затем на диаграмме выберите « Переместить на собственный лист».

Вернитесь в Файл> Опубликовать в Интернете. На этот раз выберите вкладку диаграммы из нижней части, чтобы вы могли получить ссылку на диаграмму в виде веб-страницы.

Скопируйте получившуюся ссылку внизу и используйте ее из любого браузера, чтобы увидеть обновленное представление категории о том, куда идут ваши расходы.

Заключение

Вы видите, что очень легко отправить свою транзакцию на ходу в хорошую электронную таблицу, не открывая аккаунт Google и даже не находясь рядом с компьютером. Мало того, вы можете легко получить обновленный баланс своего аккаунта. Только не делитесь ссылкой на документ с кем-либо. ????