Как использовать инструмент комментариев в MS Excel для добавления заметок

В прошлом мы говорили о совместной работе над общими документами. Очевидное преимущество заключается в том, что все пользователи находятся на одной странице и одинаково понимают изменения, которые другие вносят в документ. Затем мы сосредоточились на MS Word и рассмотрели два инструмента - Комментарии и Отслеживание изменений. Сегодня мы обсудим и исследуем использование инструмента «Комментарии» в MS Excel, который выполняет более или менее ту же работу.

Полезный совет: вы также можете узнать, как создать раскрывающийся список (список проверки) в книгах MS Excel.

Что ж, помимо использования комментариев в качестве заметки для соавтора, вы можете найти его применение для создания дополнительных заметок, определения ограничений на ячейки и т. Д. От вас зависит, как сделать эту функцию полезной. И хотя мы уточним это, вы можете попробовать несколько вещей. Итак, откройте инструмент MS Excel и перейдите на вкладку Обзор. Проверьте раздел комментариев под ним.

Всякий раз, когда вы хотите определить комментарий для любой ячейки, выберите его. Затем щелкните правой кнопкой мыши и выберите опцию « Вставить комментарий».

Когда вы это сделаете, появится небольшое текстовое поле, указывающее на выбранную ячейку. Вы можете заполнить комментарии в этом поле.

Если вы заметили, в поле для комментариев также указывается имя создателя / редактора комментариев (который работает как идентификатор). Кроме того, ячейка, которая была прокомментирована, помечается красным треугольником в правом верхнем углу ячейки.

После того, как комментарий был создан, в этой ячейке увеличивается щелчок правой кнопкой мыши. Новые, которые открываются, являются Редактировать Комментарий, Удалить Комментарий и Показать / Скрыть Комментарий; из которых первые два имеют очевидные значения.

Показать / скрыть комментарий можно использовать для закрепления / отмены комментария, чтобы всегда оставаться на вершине. При отображении окно комментария всегда будет отображаться, даже если вы работаете с другой ячейкой. Когда скрыто, оно уходит на задний план. На рисунке показан смешанный (включенный и выключенный) пример комментариев в состояниях « Показать» и « Скрыть».

Если вы хотите, вы можете использовать инструмент ленты, чтобы показать / скрыть все комментарии, чтобы выполнить коллективное действие над этим. Это означает, что все прокомментированные ячейки будут либо находиться в состоянии Показать, либо Скрыть коллективно.

Примечание. Комментарии можно создавать только для одной ячейки за раз. Если вы выделите несколько ячеек, а затем вставите комментарий, инструмент разочарует вас. Тем не менее, вы не будете остановлены от создания дублирующего комментария в другом месте.

Заключение

Лично я нахожу использование этой функции во многих местах в моей повседневной документации. И я уверен, что вы также найдете это полезным в некотором смысле. Итак, в следующий раз, когда вы захотите добавить инструкции в электронную таблицу, вы знаете, что делать.