Уверяйте, что отвечает общая электронная почта

Как ваш бизнес обрабатывает общие и коммерческие запросы по электронной почте? Во многих организациях эти сообщения переходят на общую учетную запись электронной почты, такую ​​как [email protected]. Ответ на них может нести ответственность любого из нескольких представителей компании.

Но как вы гарантируете, что ваша компания оперативно обрабатывает все запросы, отправленные на общий адрес электронной почты? В современном быстро развивающемся мире бизнеса, позволяя электронной почте сидеть слишком долго без ответа, можно указать разницу между выигрышем заказа клиента и его потерей. И как вы мешаете нескольким сотрудникам тратить свое время (и давая клиенту плохое впечатление от процессов вашего бизнеса), отвечая на тот же запрос?

Email Center Pro (ECP) может помочь. Это новый веб-сервис для обмена сообщениями электронной почты среди коллег, которые могут добавлять комментарии к сообщениям и использовать шаблоны или сотрудничать для получения своевременных ответов.

В зависимости от того, как вы настраиваете систему, обмен сообщениями может иметь последствия для конфиденциальности, ECP не предназначен для замены электронной почты вашего предприятия; он работает с вашим существующим сервисом, чтобы ваш персонал не потерял мяч в своей электронной переписке.

Вы можете оценить ECP, используя бесплатный, поддерживаемый рекламой план. Платные планы начинаются от $ 19 в месяц.

Использование Email Center Pro

Вы можете подписаться на учетную запись ECP онлайн и создать один или несколько почтовых ящиков всего за пару минут. ECP рекомендует вам направлять почту в службу, настраивая извлечение POP из определенного почтового ящика (например, [email protected]); но если вы предпочитаете, вы можете пересылать почту по мере ее поступления или просто выдавать адрес своего почтового ящика ECP (хотя это приведет к более громкому адресу - например, [email protected]).

Вы можете конечно, используйте услугу для частных учетных записей, но при этом сделайте это электронное письмо этого человека более не закрытым. Тем не менее, когда сотрудники заболевают или отправляются в отпуск или отпуск по беременности и родам, использование ECP для обработки своих учетных записей (возможно, путем временной пересылки своих сообщений в ECP) ​​может помочь сотрудникам подобрать слабину по электронной почте, которая в противном случае томилась до тех пор, пока отсутствующие сотрудники не вернутся.

После входа в онлайн-службу ECP вы можете просматривать и искать все сообщения электронной почты в закрытых учетных записях, что соответствует истории общения с клиентами. Кроме того, чтобы создать более полную запись, вы можете пересылать старые сообщения и соответствующие сообщения с отдельных учетных записей, которые не обрабатываются службой.

ECP использует SpamAssassin в качестве антиспам-фильтра. Входящий спам не учитывает довольно жесткие ежемесячные квоты сообщений электронной почты.

Центр электронной почты Pro позволяет назначать сообщения в общем почтовом ящике отдельным сотрудникам для последующего наблюдения.

Выпадающее меню позволяет назначать новое сообщение для конкретного человека для последующего наблюдения. Вы также можете организовать отправку уведомлений о новых сообщениях, и вы можете отслеживать ответы, чтобы узнать, как долго электронная почта прошла без ответа, или добавьте примечания к потоку электронной почты с клиентом, чтобы обмениваться информацией с вашей командой.

Встроенный редактор позволяет создавать пользовательские шаблоны сообщений, сокращая время, необходимое для создания пользовательского отклика, и представляя определенную последовательность ответов в вашей компании.

Интеллектуальные папки позволяют организовывать электронную почту, фильтруя критерии, которые вы укажите - например, по теме сообщения или по электронной почте, назначенной вам для ответа. Эти папки облегчают вам просмотр сообщений, которые вы считаете наиболее важными.

Является ли Email Center Pro подходящим для вас?

ECP выросла из-за необходимости разработчиком программного обеспечения для планирования бизнеса Palo Alto Software, чтобы лучше управлять своими e -mail. Компания говорит, что, поскольку ECP использует инфраструктуру Amazon Web Services, она обладает таким же уровнем надежности, что и магазин Amazon.com.

Бесплатный план, поддерживаемый объявлениями в нижних колонтитулах электронной почты, обеспечивает 1 ГБ хранилища, принимает 250 сообщений электронной почты непес в месяц и вмещает пять пользователей и два почтовых ящика. Платные платные бесплатные ставки начинаются от 19 долларов США в месяц для хранения 5 ГБ, ежемесячных ежемесячных сообщений электронной почты, неограниченных пользователей и пяти почтовых ящиков; эти планы также включают службу для резервного копирования ваших данных.

Самый дорогой план стоит 149 долларов США в месяц за 30 ГБ памяти, ежемесячно - 15 000 сообщений электронной почты, безопасная связь по SSL и неограниченные пользователи и почтовые ящики.

ECP isn 't единственный способ управлять общей электронной почтой. Я обсуждал менее элегантную (и менее дорогостоящую) стратегию в предыдущей колонке. Еще одна опция - система бронирования билетов, например, Cerberus Helpdesk. Тем не менее, ECP прост в использовании и прост в настройке наряду с существующей системой электронной почты.

Компания также создала промо-версию для читателей PC World: ввод pcworld08 в поле кода во время регистрации стандартный ($ 19 / месяц) план даст вам право на три месяца бесплатного обслуживания.

Ричард Морохове - ИТ-консультант и писатель. Отправьте ему вопросы об использовании технологий в вашем подключенном малом и среднем бизнесе по электронной почте. PC World может отредактировать ваш запрос и не может гарантировать, что на все вопросы будет дан ответ.