Экономия времени и средств с помощью инструментов для онлайн-встреч

Если вы похожи на меня, вы, вероятно, ненавидите участие в деловых встречах. Но появился ряд полезных интернет-инструментов, которые могут помочь планировать рабочие группы и выполнять их более эффективно. Все инструменты здесь работают в большинстве популярных веб-браузеров, и большинство из них доступны бесплатно или для довольно низких ежемесячных платежей. Задача состоит в понимании того, какой инструмент подходит для конкретной ситуации, потому что не все встречи проводятся при тех же обстоятельствах.

Синхронизация нескольких календарей

Конечно, наиболее распространенными случаями являются ситуации, когда вы хотите синхронизировать общий календарь, например между чей-то КПК и их рабочим столом Microsoft Outlook, или между календарем босса и помощником. Многие службы могут облегчать совместное использование календарей между членами рабочей группы (или даже между членами семьи или друзьями). Как календарь Google, так и календарь Yahoo предлагают бесплатную синхронизацию календаря, а также множество других продуктов, включая Connect Calgoo, MobileMe от Apple и iTunes для своих компьютеров и iPhone, NuevaSync и SugarSync - работают с обеими службами. BusySync и Spanning Sync также могут синхронизировать календари iCal от Apple с Календарем Google.

Но эти службы синхронизации не всегда работают правильно. Частью проблемы является то, что большинство онлайн-календарей и продуктов планирования используют электронную почту для уведомления о событиях и приглашениях, и различным программам календаря трудно распознавать или действовать на таких сообщениях электронной почты любым способом. Другая проблема заключается в том, что если вы получите электронное письмо из программы календаря со встроенным URL-адресом, ваша корпоративная служба защиты от спама может заблокировать ее. И в еще одной ситуации два человека на двух разных серверах Microsoft Exchange могут планировать общее собрание - можно подключить оба календарей Exchange, чтобы они синхронизировались с одной и той же учетной записью Google Календаря, но это может быть сложно. Одним из возможных решений этой последней проблемы является использование MailShadow для Google Apps для Cobalhore для синхронизации серверов Exchange с Календарем Google; программное обеспечение стоит $ 60 на учетную запись электронной почты в год.

[Подробнее читайте: Лучшие телевизионные потоковые сервисы]

Одна вещь, которую как календарь Google, так и календарь Yahoo отлично делают, это отправка напоминаний по электронной почте о повторяющихся встречи с коллекцией адресов. До тех пор, пока вы ввели правильные адреса, эта функция работает хорошо.

Пусть клиенты устанавливают назначения

Панель инструментов TimeDriver показывает вам статус ваших различных встреч.

Что делать, если вы хотите, чтобы ваши клиенты или другие люди не нанятые вашей компанией, чтобы зарезервировать ваше время напрямую? В давнем прошлом секретари назначения отвечали за календарь босса и назначали время встречи с карандашом и бумагой. Теперь вы можете указать клиентам и внешним коллегам на веб-сайты планировщика назначения самообслуживания, такие как HourTown или TimeDriver. Эти сайты могут отображать время и время работы ваших сотрудников, а также время, оставшееся время «инвентаризации» доступно для встреч. Они также отправляют уведомления по электронной почте, и для подтверждения назначения они не требуют специального программного обеспечения за пределами веб-браузера. Вы можете легко настроить расписание, когда вы идете за город или иначе недоступны. Обе услуги доступны по разумной цене: TimeDriver имеет бесплатную 90-дневную пробную версию и составляет 30 долларов США в год; HourTown предлагает три разных плана, в том числе бесплатный, который позволяет выполнять два ежемесячных заказа.

Настроить общее время встречи или график перехода

В SetMeeting относительно легко организовать встречу между участниками из разных компаний.

Как насчет ситуации, когда вы хотите организовать общее время встречи для людей из разных компаний? Организатор встречи мог бы отправить уведомление по электронной почте с серией возможных открытий и попросить каждого участника проверить, какой из них работает для них. Но если вы когда-либо пытались организовать такую ​​встречу, вы знаете, как быстро вы можете быть похоронены под всеми ответами по электронной почте.

В этом отношении полезны бесплатные сервисы SetMeeting.com (от Meeting Agent) и Doodle. Самая большая слабость SetMeeting.com заключается в том, что после того, как вы инициируете процесс, он не позволяет вам менять место встречи без отмены и начала с нуля. Doodle, который является менее сложным и имеет меньше возможностей, - это скорее больше опросов, чтобы помочь вам найти общее время; но вы можете считать это привлекательным, если это все, что вы хотите сделать.

У Schedulefly даже есть приложение для Facebook, поэтому вы можете интегрировать свой календарь смены.

В другой ситуации могут быть задействованы, скажем, большое количество сменщиков или добровольцев, чьи доступные времена вы хотите координировать. Хотя это не проблема с планированием встреч, это может быть трудоемкой задачей, если вы попытаетесь решить ее вручную или попытаетесь договориться о множестве обратной и электронной почты. Платные услуги Schedulefly и Shiftboard предназначены для этой цели. Первый был разработан для сотрудников ресторана, а последний изначально был построен для рынка здравоохранения. Оба с тех пор расширили свое внимание и могут работать в любом веб-браузере. Schedulefly начинается с 20 долларов в месяц для до 19 пользователей; Shiftboard начинается с $ 50 в месяц за пять уникальных входных данных. Сборы растут для больших групп. У Schedulefly также есть подключаемый модуль Facebook, поэтому вы можете координировать и сообщать о времени сдвига там.

Отправить командировочные оповещения для дальних коллег

Главная страница Tripit показывает ваши предстоящие поездки и кто будет путешествовать недалеко от вашего города.

Довольно необычное обслуживание - это предложение Tripit.com. Идея, лежащая в основе веб-сайта, заключается в том, чтобы вы могли размещать свои поездки и использовать свои функции в социальных сетях, чтобы рассказать своим друзьям и друзьям, когда ваши поездки приведут вас в их окрестности или узнают, когда они окажутся на вашей шее в лесу, Конечно, настройка этого означает отправку дополнительных приглашений в еще одну социальную сеть и получение как можно большего числа людей (или, по крайней мере, тех, кого вы хотите видеть лицом к лицу), чтобы присоединиться к кругу Tripit. Но как только у вас есть сеть друзей, уведомление об их поездке относительно просто: вы просто отправляете подтверждение по электронной почте для бронирования своей авиакомпании или гостиницы на специальный адрес ([email protected]), и сайт автоматически анализирует информацию в подтверждении, выяснить, кто путешествует, и опубликовать свой маршрут путешествия в вашу сеть. Служба также бесплатна и может интегрироваться с вашей сетью LinkedIn, поэтому вам не нужно собирать свою сеть уведомлений с нуля.

Как вы можете видеть, все виды веб-сервисов могут помочь вам планировать и более эффективно координировать ваши личные встречи. Теперь, если бы только кто-то разработал сервис, который мог бы уведомить всех, что вы на 10 минут опоздали на свои встречи!