Семь основных способов сократить ваши затраты на техническое обслуживание

Технологические затраты могут легко съесть любой бюджет - несколько обновлений программного обеспечения и новые системы здесь, еще один ИТ-человек для управления вашей сетью там - и, прежде чем вы это узнаете, вы полностью подорвали свою прибыль.

Если у вашего бизнеса всего два человека или двести, эти советы помогут вам сократить расходы, сэкономить деньги и позволить вам сосредоточиться на том, что действительно важно: в нижней строке.

1. Используйте Open Source и бесплатное программное обеспечение

Давайте посмотрим правде в глаза - когда вы пытаетесь сохранить свой бизнес на плаву, выкладывание большого количества наличных денег для готового программного обеспечения болит, как получение полости, заполненной без новокаина. К счастью, бесплатное ПО и недорогое программное обеспечение могут быть приятным сюрпризом с точки зрения надежности и функциональности.

Хотя он не отполирован, как пакет Microsoft Office (но не так много из памяти или ресурса), OpenOffice.org является бесплатным, альтернатива с открытым исходным кодом с полным набором приложений для обработки текстов, электронных таблиц, презентаций и баз данных, совместимых с Microsoft Office. Хотя приложения OpenOffice позволяют делать практически все, что вы можете сделать в Microsoft Office, совместимость между двумя наборами не является бесшовной. Например, если вы используете функцию изменения треков Word, может быть сложно впоследствии удалить или изменить свои изменения при использовании документа в OpenOffice и наоборот.

Google Docs - еще одна жизнеспособная и бесплатная альтернатива Microsoft Office - и не имеет программного обеспечения для загрузки или установки. Хотя это не так полно, как Office или OpenOffice, его базовые функции и оптимизированный интерфейс могут быть все, что вам когда-либо понадобится.

Создание файлов PDF может иметь решающее значение для бизнеса, но расходы на Adobe Acrobat Professional на 450 долларов не являются, CutePDF - бесплатная программа, которая просто экспортирует файлы в PDF. Просто загрузите и установите его; из целевого файла выберите Файл • Печать, и выберите CutePDF в меню принтера. (Если вы используете OpenOffice или Google Docs, вам даже не нужно устанавливать CutePDF - оба позволяют экспортировать непосредственно в PDF.)

2. Telecommute

Gartner Research прогнозирует, что к 2009 году более 25 процентов рабочей силы США будут дистанционно работать. Telecommuting позволяет экономить на расходах на газ, но вы также можете оставаться такими же эффективными при работе на дому, благодаря инструментам, которые упрощают подключение и совместную работу (почти как если бы вы были в офисе).

Вики упрощают для публикации текста или документов, чтобы группа могла делать комментарии или изменения. Некоторые вики являются бесплатными и общедоступными, а другие более ориентированы на предприятия, с более надежными функциями безопасности. PBwiki предлагает три варианта: деловой, академический и личный. Сайт включает в себя инструменты редактирования WSIWYG, пространство для хранения, шифрование SSL, автоматическое уведомление по электронной почте или RSS и контроль доступа. Он также предлагает разумные бизнес-цены - он доступен для одного-трех пользователей, 8 долларов США в месяц на одного пользователя для 4 до 99 пользователей и 6 долларов США в месяц для каждого пользователя для пользователей от 1000 до 4.

Вышеупомянутые Документы Google также являются сторонними пользователями, дружелюбный, предлагая доступный и простой способ обмена файлами (и следить за изменениями). После того, как вы создали файл в Документах Google, просто пригласите других для совместной работы в Интернете. Когда вы закончите, вы можете экспортировать файл в Word, Excel, PDF или PowerPoint.

Если вы сжимаете мысль о настройке VPN (виртуальной частной сети), такие услуги, как LogMeIn Hamachi, могут быть вашим билетом к удаленному VPN-доступу к головной боли. LogMeIn Hamachi обещает легкую настройку с использованием технологии одноранговой сети, позволяющую сотрудникам сайта получать доступ к файлам. Служба работает в вашем брандмауэре и стоит всего 5 долларов в месяц за одну лицензию пользователя.

Если ваша компания не имеет централизованного сервера и не нуждается в нем, централизованный сервер - это способ обмена документами в Интернете практически без настроить. Сайт позволяет крупным или небольшим группам легко обмениваться файлами, отслеживать, кто проверял, какие файлы (или модифицировал их), и настроить отдельные рабочие столы для нескольких групп пользователей.

Бесплатный план дает вам 25 МБ пространства и поддерживает два рабочих пространства с пятью пользователями. Самый низкий платный план составляет 25 долларов США в месяц для трех рабочих областей, 10 пользователей и 500 Мбайт хранения файлов. В верхнем конце 249 долларов в месяц вы получаете 100 рабочих мест, 100 внутренних пользователей (сотрудников) и 100 внешних пользователей (поставщиков, клиентов или партнеров), 25 ГБ хранилища и пользовательский брендинг. Дополнительная плата обеспечивает дополнительную безопасность и веб-встречи.

Дополнительные советы и тематические исследования см. В Руководстве по переносу компьютеров для ПК World.

3. Удерживайте онлайн-встречи

Зачем летать, чтобы увидеть клиента, когда вы можете провести собрание в киберпространстве? Используя бесплатное программное обеспечение для видеоконференций, такое как Skype, вам нужна только веб-камера, компьютер и подключение к Интернету - экономя деньги не только на дорожных расходах, но и на дальних расстояниях. Skype иногда отбрасывает вызовы и может быть устаревшим, поэтому держите несколько встреч, прежде чем полностью покинуть свою стационарную станцию.

Если вы хотите перейти на более надежную службу веб-конференций, Cisco WebEx позволяет вам обмениваться документами, поддерживает до четыре веб-камеры и позволяет запускать презентации с рабочего стола.

GoToMeeting - это еще одно решение, предлагающее VoIP, поддержку встреч с участием до 15 человек, а также возможность презентации, совместной работы или обучения с вашего рабочего стола, экономя деньги на путешествии расходы и пространство для встреч. Кто не хочет делать презентации в своей пижаме?

Для более предприимчивых Second Life позволяет создавать аватар бесплатно и встречаться «в мире», делать видео-презентации и проводить виртуальные встречи или тренировки. Вы также можете купить офисные помещения в Second Life, если хотите создать более постоянное место для встреч и сотрудничества сотрудников.

4. Купить отреставрированное оборудование

При распаковке ящика, содержащего блестящий новый компьютер, непревзойденный трепет, экономя ваш бизнес, ближайшая секунда. Покупка отремонтированного (почти нового) оборудования - отличный способ заключить сделку.

Если у вас есть взгляд на конкретную марку компьютера, перейдите на сайт этого производителя, чтобы найти предложения по восстановленным системам. Но обратите внимание, что каждый поставщик определяет отреставрированный бит по-другому. Например, Dell продает три типа отремонтированных компьютеров, все из которых протестированы и восстановлены до заводских спецификаций: Certified Refurbished включает ноутбуки и настольные компьютеры, которые были возвращены в Dell, и могут иметь незначительные косметические эффекты или дефекты; Ранее Ordered New означает ПК, который был отправлен новым, но клиент решил вернуть систему, не загружая ее; Продукты Scratch и Dent могут выглядеть немного более «изношенными» снаружи, но они все еще хорошо работают и не содержат царапин или царапин на ладони или экране.

Магазин Dell Outlet позволяет искать обновленные настольные компьютеры Dell, аксессуары и ноутбуки по ценовому диапазону; большая часть предметов стоит на 35% ниже розничной. Например, ноутбук Flamingo Pink Certified Refurbished Inspiron 1720 с процессором Intel Core 2 Duo, 17-дюймовым ЖК-дисплеем и жестким диском емкостью 120 ГБ SATA составил 879 долларов США на сайте Dell Outlet. Цена зависит от того, есть ли у предмета царапины и вмятины, были ли заказаны новые и другие факторы. И если вы недовольны своей покупкой, вы можете вернуть продукты в течение 21 дня с даты отгрузки, за вычетом комиссии за пополнение запасов, если продукт не является дефектным.

Если вы преданный Mac, Apple продает отремонтированные продукты через его интернет-магазин. Но не ожидайте огромных сбережений - некоторые из новых продуктов на 200 долларов меньше, чем розничная цена. Однако в некоторых случаях вы можете сэкономить гораздо больше. Недавний взгляд на Apple Store показал обновленный MacBook Air (с процессором Intel Core 2 Duo с тактовой частотой 1,6 ГГц, 13,3-дюймовым глянцевым широкоэкранным дисплеем, 2 ГБ памяти, жестким диском на 80 ГБ PATA и встроенным iSight камера) по цене 1499 долл. против розничной продажи в 1799 долл. США. Обновленный iMac (с 2,8-ГГц процессором Intel Core 2 Extreme, 24-дюймовым глянцевым широкоэкранным дисплеем, 2 ГБ памяти, жестким диском емкостью 500 ГБ и встроенной камерой iSight) был зарегистрирован в 1599 долларов США по сравнению с розничной торговлей в 2299 долларов.

Восстановленные продукты Apple покрываются гарантией на один год, и вы также можете приобрести расширенную гарантию. Восстановленные продукты Apple являются «подержанными», но сайт Apple утверждает, что каждый товар подвергается «строжайшему восстановлению до того, как он будет выставлен на продажу». Некоторые продукты были возвращены, а другие были возвращены из-за технических проблем. Чтобы прочитать полный список обновленных тестов и квалификаций, посетите сайт Apple.

Amazon.com имеет длинный список обновленных реселлеров компьютеров, а рейтинг продавцов сайта позволяет сразу узнать, с чем вы имеете дело. Продавцы также сообщают о состоянии оборудования с рейтинговой системой: «Хороший», «Как новый», «Восстановленный» и т. Д. В соответствии с гарантией безопасного покупки Amazon A-Z продавцы позволят вам вернуть товар, если они неисправны.

eBay также предлагает множество сделок. Как покупатель, вы сразу узнаете, является ли продавец теневым или авторитетным на основе отзывов пользователей. Ищите продавца с большим количеством положительных отзывов, по крайней мере 95 процентов. Не забудьте просмотреть отзывы покупателей, чтобы увидеть комментарии до того, как вы погрузитесь и предложите цену. Как и Amazon, eBay поддерживает покупателей, и сообщество будет загружать всех, если они не находятся на уровне.

Восстановленные системы могут быть не под какой-либо гарантией, и продавец может продать их вам «как есть». Это может быть кошмар, если, скажем, операционная система просто устанавливается на новый жесткий диск, и привод застрял обратно в компьютер. Обязательно задавайте вопросы продавцу перед покупкой.

5. Сокращение расходов на печать

Согласно GreenBiz.com, вам не нужно тратить деньги на зеленый цвет. Вы можете экономить на бумажных расходах, если вы просто копируете страницы с обеих сторон или используете устаревшие бланки для внутренних заметок. Если ваш офис в настоящее время выдает бумажные заметки сотрудникам, попробуйте разместить заметки вместо этого в центральном месте (например, рядом с кулером для воды), где люди обычно собираются и будут видеть его.

Еще один советник по экономии денег - использовать режим черновика вашего принтера сокращает использование чернил и реже заменяет картриджи. Режим черновика намного быстрее и использует меньше чернил. При печати электронной почты и веб-страниц проверьте «удобный для принтера» вариант.

Цветные картриджи обычно стоят дороже, поэтому печать в оттенках серого с использованием только черного картриджа может сэкономить деньги, и вы замените свой цветной картридж меньше довольно часто. Большинство принтеров предлагают множество настроек, поэтому проверьте программное обеспечение вашего принтера, чтобы узнать, какие функции могут сэкономить.

Если вы редко печатаете, но ваши чернила в любом случае низки, это может быть связано с тем, что ваш принтер автоматически очищает печатающие головки. Чтобы избежать этого, регулярно печатайте (по крайней мере один раз в неделю), чтобы избежать наращивания чернил.

Посмотрите видеоролик PC World, «Как сэкономить деньги на печать», для получения дополнительных идей.

6. Работа с аутсорсингом

У многих предприятий нет штатного ИТ-специалиста или у одного очень перенапряженного человека, управляющего сетью и системами. Или, возможно, у вас есть веб-проект, который нуждается в завершении или простой пресс-релиз, который вы хотели бы написать, но у вас нет персонала.

Вместо того, чтобы нанять охотника за головами (чьи гонорары могут работать от 10 до 40 процентов новая годовая зарплата нового проката) или временное агентство, используйте один из многих независимых сайтов, которые занимаются всеми видами рабочих функций и не стоят десяти центов. eLance.com - своего рода рынок фрилансеров, где подрядчики публикуют резюме, портфолио, ссылки и подробности о своей работе. Работодатели могут размещать вакансии или приглашать фрилансеров для участия в торгах напрямую. eLance тестирует фрилансеров на сайте в своих областях навыков, чтобы подтвердить свои навыки, и позволяет клиентам отправлять отзывы после завершения рабочих заданий.

Guru.com - это аналогичная услуга, которая позволяет вам искать доступный список фрилансеров по категориям, получать заявки, награждать работой, просматривать портфели, а затем оплачивать работу после ее завершения. Каждый профессионал проверяется предыдущими работодателями и оценивается по отзывам. Сайт предлагает широкий спектр категорий вакансий - юридические, программирование, маркетинг, CAD, фотографии - и бесплатно для работодателей.

7. Использование программного обеспечения для виртуализации

Программное обеспечение виртуализации предлагает множество преимуществ с точки зрения затрат, таких как консолидация серверов и сокращение времени резервного копирования и восстановления. И поскольку у вас меньше серверов, вы сэкономите деньги на счете за электроэнергию.

В отраслевом стандарте предложения VMware используют гамму - от комплектов для управления большими центрами обработки данных до VMware Workstation для запуска нескольких операционных систем на одном компьютере. Используя VMware, вы можете протестировать новые операционные системы или попробовать новое программное обеспечение без риска. VMware Player доступен бесплатно, позволяя импортировать резервные копии или обмениваться данными.

Бесплатный виртуальный сервер Microsoft и виртуальный ПК (поиск на microsoft.com) позволяют тестировать виртуализацию и опробовать инструмент виртуализации Silverlight компании.

Parallels - один из наиболее известных решений для Mac. Программное обеспечение Parallels работает на хостах Windows и Linux, а также на Mac с продуктом Parallels Desktop для Mac. (VMware последовали этому примеру и теперь предлагает приложение Mac.) Parallels предлагает пакеты виртуализации для настольных компьютеров, серверов и автоматизации с ценой, доступной по цене, чем VMware.

Если вы предпочитаете использовать маршрут с открытым исходным кодом, FreeVPS жизнеспособную альтернативу коммерческому программному обеспечению, перечисленному выше. Как и в некоторых других программных продуктах с открытым исходным кодом, FreeVPS не предоставляет официальную поддержку, но полная документация доступна на веб-сайте.

Хотя экономика может быть неопределенной, сочетание бесплатного программного обеспечения, бесплатных услуг и немного подкованных может помочь любому бизнесу обуздать технические затраты.