Использовать Microsoft FindTime для более быстрого планирования встреч в Outlook

Поиск наилучшего времени для встречи с вашими коллегами в офисе часто нелегкая задача. Вы должны сначала спросить их об удобном для них времени, а затем совпадать с вашим расписанием, чтобы добраться до наилучшего подходящего времени для всех. Задача принятия решения о том, когда нужно встретиться, относительно проста, если они являются меньшими людьми в качестве участников, однако как насчет того, требует ли собрание больше людей. Работа просто становится очень сложной, некоторые из них недоступны или люди уходят из-за разных причин. Весь этот процесс заставляет вас вкладывать много времени в свою продуктивность, не так ли!

FindTime - это приложение, которое может помочь вам быстрее планировать встречи. Надстройка для Microsoft Outlook , FindTime поможет вам легко выбрать время встречи с помощью системного подхода, и это тоже без вашего участия. Приложение автоматически предложит вам, какие дни и время лучше всего подходят для людей, которые должны присутствовать на собрании. Следовательно, вы можете легко достичь консенсусного времени. Читайте ниже, чтобы узнать, как быстрее планировать встречи.

FindTime for Outlook

FindTime сокращает время организации. В качестве организатора вы предлагаете свои выбранные времена всем участникам и позволяете всем голосовать. Как только будет достигнуто согласие путем голосования, FindTime отправляет приглашение на собрание от вашего имени и, таким образом, исключает время, когда вам обычно приходится инвестировать, координируя работу с людьми и достигая наилучшего времени для всех.

Чтобы начать использовать FindTime

Шаг 1

Первым шагом является установка FindTime, и для этого вам необходимо войти в учетную запись Office 365. После входа в систему вы можете установить FindTime из магазина Office. После установки перезапустите Outlook, и вы увидите значок FindTime, расположенный в правом верхнем углу экрана Outlook. Обратите внимание на разницу во внешнем виде в Outlook 2013, Outlook 2016 и Outlook в Интернете, показанном ниже.

В Outlook 2013

В Outlook 2016

В Outlook в Интернете

Примечание. Функция FindTime доступна только в Outlook 2013, Outlook 2016 и Outlook в Интернете.

Шаг 2

Итак, настроив приложение, теперь вы можете создать новое письмо или ответить на существующий адрес электронной почты для планирования собрания.

Например, если вы хотите настроить встречу с людьми, указанными в ответе на существующий адрес электронной почты. Нажмите «Ответить с опросом собрания».

Откроется панель, через которую вы можете установить время продолжительности собрания. Средняя и нижняя часть панели позволяет вам видеть расписание людей, которых вы хотите пригласить на собрание. Здесь вы можете выбрать несколько временных интервалов и отправить их заинтересованным лицам, прося их проголосовать.

Статус людей представлен разными цветами и основан на том же самом, что вы можете решить, какой слот для собраний лучше всего подходит для всех.

Нажмите на «Далее», и вы видите кратковременные временные интервалы и вкладки, такие как «место встречи». Теперь вы готовы сделать приглашение. Нажмите «Вставить в электронную почту», чтобы сделать приглашение.

Шаг 3

Сделав приглашение, нажмите «отправить» в окне входящих сообщений, чтобы пользователи могли голосовать на выбранных временных интервалах. Каждый приглашенный может посмотреть онлайн-опрос о том, кто голосовал за это время. Вы даже можете узнать, что другие знают о вашем любимом слоте.

Как только голосование идет, приглашение получает расписания, и ваша встреча была настроена. Организатор также получает электронное письмо о подтверждении приглашения.

Примечание. На стороне получателей им просто нужен адрес электронной почты, чтобы получить приглашение и доступ в Интернет для голосования на сайте FindTime. Кроме того, они могут голосовать с любого устройства, из которого они хотят. Получателям не нужно устанавливать FindTime на свой ПК или в ручную, или если это учетная запись Office 365.

Нажмите здесь , чтобы начать использовать FindTime, и сообщите нам, если вам нравится это новое приложение от Microsoft.

Источник изображения: Microsoft.