Использовать правила для автоматической организации электронной почты

С помощью нескольких многоуровневых вариантов, Правила почты Outlook автоматически сортируют входящие сообщения в ряд папок. Сообщения из определенного редактора по определенной теме переходят в одну папку. Почта, содержащая потенциально нежелательные вложения, отправляется в папку нежелательной почты. Высокоприоритетные сообщения от людей, которые уважают этот тег, входят в третью папку. Это всего лишь несколько способов сортировки почты для продолжения движения бизнеса.

Давайте искать сообщения от конкретного человека по определенной теме. Прежде чем создавать правило, при необходимости добавьте новую папку. Выберите Файл, Создать, Папка, введите имя и нажмите ОК. Если вы используете сервер IMAP и хотите, чтобы папки синхронизировались на разных устройствах, сначала выделите эту учетную запись почты в нижней области.

В главном окне Outlook выберите Сервис, Правила и предупреждения. Нажмите Новое правило. Вероятно, вы захотите выбрать один из вариантов Stay Organized; мои правила в основном полагаются на первый вариант, Переместить сообщение от кого-то в папку. Нажмите Далее.

Нажмите первый флажок, от людей или список рассылки. Отметьте флажок, который говорит со специальными словами в теме или теле. В нижней части окна нажмите синий человек или список рассылки, выберите контакт и нажмите ОК. Нажмите конкретные слова, добавьте часто используемое слово или термин, например «еженедельный отчет», и нажмите Добавить и ОК. Нажмите указанный, выберите папку и нажмите ОК. Нажмите Далее дважды.

Окно исключений позволяет добавить старый «не» стильный поиск, наложив вето на прежние правила, если один из них запущен. Мне не нужны эти правила для этого простого списка, но позже я буду использовать другую систему сортировки. Нажмите Далее. Введите имя правила и нажмите Готово.

Мне нравится добавлять еще несколько условий для других правил, таких как сортировка в папку с высоким приоритетом. Слишком много людей используют почтовый тег High Priority по прихоти. Чтобы создать правило, сортирующее эти сообщения в определенной папке, установите флажок с пометкой «важность» и установите значение Высокий. Выберите отправитель в указанной адресной книге и выберите контакты Outlook, чтобы спам или нежелательная почта не вызывали правило. На экране исключений используйте параметр, за исключением случаев, когда из списка людей или списка рассылки выбраны триггер-счастливые контакты из правила.

Экспериментируйте с способами сложить эти правила, чтобы помочь очистить почтовый ящик и эффективно работать, Каждый раз, когда приходит сообщение, вам выплачивается время на создание правил.