10 Потрясающих новых функций в Excel 2013

Обновленный инструмент Microsoft Excel не получает много новых функций whiz-bang, но он становится более функциональным. Этому будут пользоваться как новые, так и опытные пользователи - особенно новый подход к старой проблеме, которая требовала громоздкого обходного пути. Сложные задачи становятся проще выполнять благодаря инструментам, таким как рекомендуемые диаграммы и рекомендуемые инструменты сводных таблиц. Другие изменения делают выбор ближе к вашим данным и используют крупномасштабный бизнес-анализ, чтобы хруст данных прямо в Excel.

Чтобы помочь вам ускориться, прочитайте 10 новых функций, облегчающих работу в новом Excel. Хотите узнать больше о новом пакете Office? Вы найдете наш полный обзор Office 2013 здесь, а также 10 функций убийцы в новом Word 2013 здесь.

1. Начальный экран устанавливает сцену

Новый экран запуска Excel помогает вам быстрее работать. Вдоль его левого края находятся самые последние использованные рабочие листы, любые из которых могут быть прикреплены к вашему списку Recent, чтобы они всегда были видны. Здесь вы также можете нажать Открыть другие книги для доступа к файлам с диска или облака. В правом верхнем углу экрана запуска также отображается учетная запись SkyDrive (или SharePoint), к которой вы в настоящее время подключены.

Здесь представлен ряд шаблонов, которые помогут вам быстро запустить проект. Они также могут быть закреплены, или вы можете использовать функцию поиска, чтобы смотреть онлайн на другие шаблоны. Список предлагаемых поисковых запросов поможет вам начать работу.

Новые пользователи оценят выбор шаблонов, а существующим пользователям понравится список последних файлов и быстрый доступ к существующим файлам. Хотя экран запуска можно отключить, я считаю его достаточно полезным, чтобы придерживаться его.

На вкладке «Открыть» есть ссылки на недавно просмотренные файлы и местоположения.

2. Наслаждайтесь новым представлением Backstage View

Вид Backstage View, представленный в Office 2010, доступен из меню «Файл». В Excel это было обновлено, чтобы показать, что именно вы делаете, чтобы выбрать подходящую задачу.

Вкладка «Открыть» теперь дает вам доступ к книгам с недавно доступными книгами, что делает их комбинацией вкладок «Открыть» и «Недавние» в Excel 2010. Вы можете вывести рабочие листы в этот список или щелкнуть Компьютер для доступа к недавно доступным местоположениям (любой из которых вы также можете подключить здесь постоянно). Также есть доступ к вашей учетной записи SkyDrive, а также возможность настройки дополнительных учетных записей SkyDrive или SharePoint.

Хотите разбить имя и фамилию на два столбца? Посмотрите на новую функцию Flash Fill.

3. Сделать Flash Fill magic

Самая новая функция whiz-bang - инструмент Flash Fill. Его интеллектуальный ввод данных может обнаруживать шаблоны и извлекать и вводить данные, которые следует распознаваемому шаблону. Он решает некоторые общие проблемы, которые в настоящее время требуют обременительных обходных решений.

Одной из таких проблем является извлечение имени человека из столбца с полными именами. В пустой столбец рядом с тем, который содержит полные имена, вы просто вводите имя, а затем щелкните вкладку Домашняя страница и выберите Заполнить, заполнить Flash. Первые имена всех в списке будут немедленно введены в этот столбец. Вы можете использовать тот же процесс для извлечения фамилий, для объединения имен и фамилий, для извлечения месяцев, дней или лет из дат и даже извлечения значений из ячеек. Хотя вы могли бы всегда делать это с помощью формул, теперь Flash Fill гарантирует, что кто-то может сделать это очень быстро и легко.

Возьмите галочку, из которой вы можете выбрать лучший способ отображения ваших данных.

4. Упростите выбор с помощью рекомендуемых графиков

Это где-то между новой функцией whiz-bang и тем, что делает работу в Excel более интуитивной. Рекомендуемые диаграммы показывают только подмножество типов диаграмм, которые соответствуют выбранным данным. Это поможет неопытным пользователям создавать диаграммы, которые помогают объяснить данные и не путать зрителя.

Чтобы использовать инструмент, выберите данные, которые вы хотите просмотреть, щелкните вкладку Вставить и выберите Рекомендуемые графики. Появится диалоговое окно с целым рядом графиков, чтобы выбрать из каждого щелчка поочередно, чтобы увидеть, как ваши данные будут отображаться на графике. Выберите нужный вариант и нажмите OK, и диаграмма будет создана автоматически.

Измените внешний вид диаграммы, выбрав параметры во всплывающем меню.

5. Инструменты диаграммы становятся более умными

В предыдущих версиях Excel, когда выбран график, на вкладке «Инструменты графика» были показаны три дополнительные вкладки: «Дизайн», «Макет» и «Формат». Интерфейс проще в Excel 2013, и только вкладки «Дизайн» и «Формат» на выбор.

Кроме того, набор значков появляется за верхним правым краем диаграммы, когда он выбран. Нажмите любую из этих кнопок - Элементы диаграммы, Стили диаграммы или Фильтры диаграммы - чтобы показать дополнительные параметры форматирования диаграммы. Нажмите Элементы диаграммы, чтобы добавить или удалить элементы, такие как названия осей и легенды; нажмите Стили диаграммы, чтобы изменить стиль и цвет диаграммы; или нажмите Фильтры диаграмм, чтобы просмотреть отфильтрованные данные, используя предварительный просмотр в реальном времени.

Быстрый анализ предлагает форматирование, итоги и диаграммы для анализа ваших данных.

6. Быстрый анализ ваших данных

Новый инструмент быстрого анализа может помочь как новым, так и опытным пользователям найти варианты работы с выбранными данными. Чтобы использовать его, выберите данные для анализа, а в нижнем правом углу выбранных данных появится значок быстрого анализа.

Щелкните этот значок, и появится диалоговое окно с рядом инструментов для анализа данных, таких как Форматирование, диаграммы, итоговые значения, таблицы и искровые линии. Нажмите любую опцию, и появится серия избранных вариантов; просмотрите эти варианты, заманив их. Затем щелкните параметр, который вы хотите применить к своим данным. Эта функция ускоряет процесс форматирования, составления диаграмм и написания формул.

Сводные таблицы просто стали смехотворно простыми в создании.

7. Отвечайте на вопросы мгновенно с помощью сводных таблиц

Pivot Tables - это мощный инструмент для анализа и ответа на вопросы о ваших данных, но создавать их нелегко. Впервые, однако, если вы можете щелкнуть мышью, то вы можете создать значимую сводную таблицу, благодаря новым Рекомендуемым сводным таблицам. Чтобы использовать его, выберите свои данные, включая заголовки, и выберите Вставить, Рекомендуемые сводные таблицы. Появится диалоговое окно, показывающее серию сводных таблиц с объяснениями того, что они показывают. Все, что вам нужно сделать, это выбрать таблицу, в которой отображается то, что вы хотите увидеть, нажмите OK,, и сводная таблица автоматически будет нарисована для вас.

Теперь Excel 2013 интегрирует Power View для анализа и отчетности.

8. Сделать быстрые отчеты с помощью Power View

Надстройка Power View, доступная для предыдущих версий Excel, теперь интегрирована в Excel 2013. Power View обычно используется для анализа большого количества данных, поступающих из внешних источников данных - только своего рода инструмент, который может использовать крупный бизнес.

Включенный в Excel, теперь он доступен для всех. Чтобы увидеть его на работе, выберите свои данные и выберите Вставка, Power View. В первый раз, когда вы его используете, функция автоматически устанавливается. Затем в вашу книгу будет добавлен лист Power View, и будет создан отчет по анализу.

Вы можете добавить заголовок, а затем отфильтровать данные и организовать его, чтобы отобразить, как вам нравится. На вкладке Power View на панели инструментов ленты отображаются параметры формата отчета, такие как текстовые и текстовые форматы, а также параметры просмотра полей полей полей и фильтров, которые вы можете использовать для фильтрации и сортировки ваших данных.

Попробуйте работать с лист, который редактирует кто-то другой? Вы будете предупреждены, что он заблокирован. Вы можете просмотреть и загрузить его, но не можете его изменить.

9. Совместное использование файлов и работа с другими людьми

Работа с другими людьми в общих файлах в режиме реального времени является обоюдоострым мечом. Хотя это полезно, вы столкнетесь с проблемами, когда два человека пытаются изменить один и тот же элемент одновременно. В Excel 2013 вы можете совместно использовать и работать совместно с файлами с другими пользователями через SkyDrive с помощью Excel WebApp, и несколько человек могут работать в одном и том же файле одновременно. Однако вы не можете открыть рабочий лист SkyDrive в Excel 2013 на локальном компьютере, если кто-то еще работает на том же рабочем листе. Это защищает рабочий лист от противоречивых изменений.

Вместо этого, если один человек редактирует файл Excel, который хранится в Интернете, другие с разрешения могут просматривать и загружать его, но они не могут изменить оригинал, который заблокирован до тех пор, пока человек, работающий с ним, не будет завершен.

Как и другие приложения в Office 2013, Excel 2013 сохраняет файлы по умолчанию в облаке. Вы можете открывать, просматривать и редактировать файлы Excel онлайн в браузере с помощью Excel WebApp, не имея Excel 2013 на локальном жестком диске.

Поделитесь своими облачными файлами с друзьями на Facebook, Twitter или LinkedIn.

10. Поделитесь работой со своими социальными сетями

Вот удобный способ поделиться списком дел, листом планирования событий или любой другой электронной таблицей, которую вы хотите с вашей социальной сетью. Теперь вы можете делиться книгами Excel с Facebook и другими документами из самого Excel 2013. Чтобы увидеть параметр Опубликовать в социальных сетях, лучший способ сохранить файл сначала в SkyDrive.

Если вы не сохранили файл в SkyDrive, выберите Файл, Share, и нажмите Пригласить людей. Вы пройдете процесс сохранения файла в облаке, чтобы затем Сохранить как. После этого вы вернетесь на панель «Поделиться», где теперь отображается опция «Опубликовать в социальных сетях ». Здесь вы можете выбрать любую социальную сеть, связанную с вашей учетной записью Office 2013. Вы можете выбрать, смогут ли зрители просматривать или редактировать общий рабочий лист, а также включать сообщение, а затем публиковать его для просмотра.