3 советов по экономии времени для продуктивного использования Excel для Mac

Если у вас Mac, то у вас наверняка есть набор приложений для повышения производительности, которые позаботятся обо всех ваших рабочих вещах. В прошлых записях мы уже демонстрировали основы Apple Numbers, Pages и Keynote. Но, с другой стороны, если вы чувствуете себя более комфортно с MS Office для Mac, есть несколько полезных советов, которые вы должны знать о его приложениях, которые могут сэкономить вам много времени и головных болей.

В этой статье мы рассмотрим три интересных совета по Excel для Mac. Итак, давайте прямо к ним.

1. Используйте пользовательские параметры сортировки

Excel предлагает множество способов сортировки данных различного типа, включая параметры сортировки чисел, текстовые записи, даты и тому подобное. Однако, если вам нужны другие альтернативы, вы можете подумать, что у вас нет выбора, когда на самом деле встроенные варианты сортировки информации в электронных таблицах выходят далеко за рамки предложенных по умолчанию. Это связано с тем, что в Excel для Mac вы можете создавать свои собственные критерии для упорядочения списков.

Для этого сначала создайте список, который соответствует критериям, которые вы хотите, а затем выберите его. Затем перейдите на панель настроек Excel, нажмите « Пользовательские списки» и нажмите « Импорт». Это сохранит ваш пользовательский порядок сортировки в Excel для Mac.

Чтобы использовать его, выберите ячейки, которые нужно отсортировать, и в верхнем меню нажмите « Данные» и выберите « Сортировать». Нажмите « Параметры» в диалоговом окне, выберите сохраненный список, и все готово.

2. Принудительный разрыв строки внутри ячейки

В Excel для Mac, когда вы вводите длинную строку текста в ячейку, она также занимает ячейку рядом с ней и больше, если текст достаточно длинный.

Обычно это можно предотвратить, применив формат обтекания текстом к рассматриваемой ячейке, но результат не всегда оптимален, так как вы не можете контролировать, как именно текст будет обернут.

Возьмите скриншот ниже, например. Если вы поместите текст в ячейку, в результате слово «Next» будет отделено от слова «Year», что заставит вас изменить размер ячейки.

Вы можете заставить разрыв строки в тексте ячейки, чтобы решить эту проблему. Чтобы сделать это, просто наберите как обычно, а затем нажмите Control + Option + Return прямо перед тем местом, где вы хотите сделать разрыв строки.

3. Узкий выбор ячеек для более быстрой навигации

Допустим, вам нужно ввести кучу данных в таблицу Excel. Если вы когда-либо делали это, вы знаете, что чем быстрее вы сможете ввести свои данные, тем лучше.

Однако независимо от того, вводите ли вы данные по горизонтали или по вертикали, в тот момент, когда вы достигнете конца строки или столбца, вам придется либо использовать мышь, либо нажимать клавиши со стрелками несколько раз, чтобы добраться до начала следующей строки или столбца.

Вот как вы можете избежать этой проблемы, чтобы сэкономить массу времени при вводе данных:

Сначала выберите весь блок ячеек, с которым вы будете работать. Теперь для перемещения вбок по строке слева направо при вводе данных используйте клавишу Tab, а для перемещения вниз по столбцу - клавишу Return.

Как только вы достигнете конца выбранных ячеек, если вы двигаетесь вдоль ряда, просто нажмите клавишу Tab еще раз, и вы переместитесь в первую ячейку следующего ряда (тот, что ниже вашего текущего ряда). То же самое касается перемещения по столбцу, где нажатие клавиши Return на краю выбранных ячеек приведет вас к первой ячейке соседнего столбца.

А что будет, если вы ошибетесь и захотите вернуться? Что ж, просто нажмите Shift + Tab, чтобы вернуться на одну ячейку во время навигации по строке, или используйте Shift-Return при перемещении по столбцу.

Вот они у вас. Excel для Mac может быть не таким популярным среди владельцев Mac, как для пользователей ПК, но всегда полезно узнать советы и способы сделать его проще в использовании. Наслаждайтесь!