5 полезных советов для ускорения вашего рабочего процесса в формате PDF - руководящие технологии

Если вы владелец малого бизнеса или фрилансер, вы, вероятно, обрабатываете много PDF-файлов. Будь то счета, сметы или даже контрактные документы, почти все отправляется в PDF-файлах в наши дни.

По мере увеличения количества PDF-файлов управление ими становится проблемой. Вот несколько советов, которые помогут вам улучшить рабочий процесс.

1. Документы OCR с FreeOCR

OCR - отличная технология, которая обрабатывает ваши отсканированные или загруженные файлы PDF и делает текст узнаваемым. Это может быть особенно полезно для индексации страниц, которые вы сканируете с помощью сканера. FreeOCR - бесплатная утилита для Windows, которая делает именно это.

Это легкое приложение, которое просматривает ваши PDF-файлы, анализирует их содержимое и превращает невыбираемый текст в форме изображения / PDF в обычный текст, с которым вы можете работать.

2. Создание и редактирование PDF-файлов с Foxit Reader

Foxit Reader - бесплатная программа для чтения PDF для Windows, но она может делать гораздо больше, чем просто читать PDF-файлы. Интерфейс Foxit выглядит опасно близко к пакету Microsoft Office, но если мы посмотрим на более яркую сторону, пользователи Office будут чувствовать себя как дома. Вы можете создать документ в MS Word / Excel точно так же, как вы это делаете сейчас, но вместо использования встроенного в MS инструмента экспорта вы могли бы использовать значительно улучшенную опцию Foxit.

Важное примечание: Foxit Reader включал и выключал рекламное ПО (читай надоедливые панели инструментов) вместе со своим продуктом. Так что внимательно следите за этапами установки и убедитесь, что вы выбрали режим пользовательской установки вместо режима по умолчанию.

Если у вас установлен Foxit Reader, вы должны увидеть опции PDF в своих программах Office, удобно расположенные в меню ленты. Если вы ищете более естественный подход к созданию PDF-файлов, вам стоит попробовать Foxit. Вы также можете использовать Foxit для комментирования и выделения файлов PDF.

3. Сохранить PDF-файлы на Google Drive

Google Drive предоставляет вам 15 ГБ свободного места, которое вы можете расширить, заплатив ежегодную плату. 15 ГБ будет достаточно для большинства из нас. Вы спрашиваете, зачем вам даже загружать PDF-файлы в Google Drive? Ну, по той же причине, по которой вы копируете данные в облако. Наличие копии онлайн всегда имеет смысл.

А с Drive вы можете сделать гораздо больше, чем просто создавать резервные копии PDF-файлов. Система управления папками на Google Диске означает, что все ваши PDF-файлы могут быть систематизированы, что впоследствии сократит время поиска. Вы также можете быстро прикрепить их к своей электронной почте в Gmail, когда вам нужно будет отправить кому-то PDF. Отличная функция вложений в Gmail гарантирует, что получателю никогда не придется выходить из браузера, если он просто хочет взглянуть на вложение.

4. Включите OCR в Google Диске

Google Drive поддерживает распознавание текста. Это означает, что вы сохраните ваши файлы OCR в формате PDF и сможете выполнять поиск напрямую.

Чтобы включить эту функцию, нажмите значок « Настройки» на странице Google Диска, затем перейдите в « Настройки загрузки» и установите флажок « Конвертировать текст из загруженного PDF-файла и файла изображения». Теперь каждый загруженный вами файл PDF будет отсканирован и преобразован в формат с возможностью поиска.

5. Поиск PDF-файлов с Google Drive (или Evernote)

Теперь, когда все ваши отсканированные PDF-файлы распознаны и загружены в одно центральное место, это может быть полезно. Вы можете использовать Google Drive для поиска не только PDF-файлов по названию, но и по тексту в них.

Поэтому, если вы не помните название искомого PDF-файла, но смутно помните его содержание, Google Drive наверняка вам поможет.

Альтернатива: Evernote предоставляет аналогичную (и расширенную) функциональность, но она доступна только для пользователей Evernote Premium. Если вы один из них, я не могу рекомендовать использовать Evernote для сохранения и индексации ваших PDF-файлов. Поскольку Evernote является настольным приложением, поиск занимает намного меньше времени, а последние обновления поиска Evernote сделали его действительно мощным. Если вы готовы платить за услугу по управлению вашими PDF-файлами, вам обязательно стоит заглянуть в Evernote.