5 отличных советов по работе с разными версиями MS Office

Пакет MS Office с годами стал более зрелым с точки зрения его возможностей и функциональности. Однако при последующих обновлениях всегда была проблема совместимости новых версий со старыми.

Теперь, если вы используете разные версии MS Office или сотрудничаете с людьми, которые используют версию Office, отличную от вашей, то вы решаете эту проблему ежедневно. Тем не менее, вы были бы рады узнать, что вы можете уменьшить риск столкнуться с проблемами, просто запомнив и выполнив несколько вещей.

Давайте посмотрим, что они есть.

См. Также: Узнайте и поймите различия между MS Office 2013 и Office 365 прямо здесь.

1. Знать форматы файлов

Office 2007-2013 использует другие расширения файлов по сравнению с Office 97-2003. В конце они имеют добавленный символ «x», который указывает на использование расширенного языка разметки (XML).

MS Office Tool	97-2003	2007-2013
MS Word	доктор	DOCX
MS Excel	XLS	XLSX
MS PowerPoint	п.п.	PPTX

2. Работа в режиме совместимости

При открытии файла 97-2003 в продукте 2007-2013 файл открывается в режиме совместимости. Вы можете продолжить работу в этом режиме, чтобы не вводить вещи / функции, которые не поддерживаются.

Примечание. В режиме совместимости вы не сможете использовать функции 2007-2013, даже если вы используете версию программного обеспечения.

В идеале, если вы собираетесь поделиться своим документом с кем-то, кто использует 97-2003, вы должны продолжать работать в режиме совместимости.

3. Конвертировать для новых функций

Если вы не собираетесь предоставлять более низкую версию файла и если вы используете более высокую версию программного обеспечения, вам следует конвертировать файл. Таким образом, вы сможете воспользоваться новыми функциями.

Чтобы преобразовать ваш документ, перейдите в File -> Info -> Convert, как показано на рисунке ниже. Таким образом, исходный файл будет преобразован и заменен.

4. Проверьте наличие проблем

Предположим, вы работали в 2007-2013 годах и в конце своей работы вы понимаете, что вам нужно поделиться этим документом с кем-то, у кого есть 97-2003. Во время работы вы могли использовать функции, которые не поддерживаются в более низких версиях.

В таких случаях, прежде чем поделиться, желательно проверить наличие проблем. Таким образом вы снизите потенциальные риски потери данных и форматирования при совместном использовании. Нажмите File -> Info -> Check for Issues, а затем исправьте то, что требует программа.

5. Сохранить как 97-2003

Если вы решите сохранить документ как документ 97-2003, несмотря на работу с более поздней версией, программа сама проверит совместимость. Если он найдет что-либо, он подскажет пользователю.

Тогда обмен никогда не будет проблемой.

Полезный совет: вы тот, у кого вообще нет MS Office? Вам когда-нибудь нужно было открывать один такой файл? Не беспокойтесь, вы можете открыть их без установленного MS Office.

Заключение

Это только несколько основных вещей, о которых вам нужно помнить, если ваша работа требует сотрудничества с людьми, работающими над различными версиями MS Office. Всего несколько дополнительных шагов, и вы сможете избежать путаницы, которая может возникнуть из-за проблем совместимости.