Будьте более продуктивными в Microsoft Outlook

Зависит ли от Microsoft Outlook ваши потребности в электронной почте и расписании? Вас раздражает клиент электронной почты? Ну, присоединяйтесь к клубу - тысячи пользователей Outlook лоббируют Microsoft для улучшения в следующей версии. Но на этой неделе не будем жаловаться на Outlook; Я здесь, чтобы рассказать вам, как сделать это лучше. Продолжайте читать советы и инструменты, которые сделают вас более продуктивными, прямо сейчас.

Отключить оповещения о новых сообщениях Outlook

Подождите, вы правильно это прочитали? Выключить предупреждения Outlook, которые вы получили? Почему на Земле вы хотели бы это сделать? Одним словом: производительность.

Подумайте об этом: новые сообщения постоянно втекают в ваш почтовый ящик, и по умолчанию Outlook предупреждает вас обо всех сообщениях.

Это не сильно отличается от того, что коллега выскакивает в голову ваш офис каждые пять минут, чтобы задать вопрос. Поговорите о прерываниях, связанных с производительностью!

Следовательно, вы можете попробовать жизнь без предупреждений. Отключение их проще, чем вы думаете:

1. Выберите Инструменты, Параметры, и нажмите Параметры электронной почты.
2. Нажмите «Дополнительные параметры электронной почты».
3. Снимите флажок рядом с надписью «Воспроизвести звук».
4. Снимите флажок «Коротко изменить курсор мыши».
5. Снимите флажок «Показывать значок конверта в области уведомлений».
6. Снимите флажок рядом с надписью «Отобразить оповещение о новом почтовом ящике».
7. Нажмите «ОК», и все готово.

Outlook будет продолжать получать (или получать) новую почту с регулярными интервалами, но без каких-либо обычных перерывов.

Другими словами, вы можете просмотреть свой почтовый ящик в своем расписании, а не в Outlook.

Изменить тематические строки архивированной электронной почты Outlook

Давайте рассмотрим еще одно раздражение по электронной почте: темы, которые больше не сопоставьте содержание сообщения.

Предположим, например, что вы и некоторые сотрудники начали обмениваться электронными письмами о пикнике компании. Где-то по пути разговор переходит к прогнозам продаж, и в этот момент кто-то вставляет какие-то новые цифры. Теперь это электронное письмо, которое вы хотите сохранить для справок в будущем.

Только одна проблема: в строке темы по-прежнему читается «пикник компании». Это не будет особенно полезно, если вы ищете сообщение о показателях продаж.

К счастью, Outlook имеет скрытую функцию, позволяющую редактировать строку темы электронной почты. Вот как это сделать:

1. В Outlook откройте соответствующий e-mail (вы не можете сделать это с предварительным просмотром сообщений, вам нужно дважды щелкнуть сообщение, чтобы открыть его в новом окне.)
2. Щелкните в любом месте в строке темы, чтобы поместить курсор.
3. Отредактируйте тему по своему усмотрению.
4. Нажмите Enter, а затем примите все предупреждения, которые предоставляет Outlook.

Вот и все! Теперь вы можете отправить электронное письмо более подходящим и узнаваемым глазом.

Использовать Outlook для доступа к своей учетной записи Twitter

Если вы используете Outlook для управления контактами, календарем, электронной почты и т. д., почему бы не использовать его для Twitter? Это идея Twinbox, бесплатного плагина, который добавляет панель инструментов Twitter в Outlook.

После установки TwInbox добавляет новую папку в ваш почтовый ящик. (Он также может создавать отдельные папки для каждого отправителя, что может быть полезно с организационной точки зрения - если вы не будете следовать за множеством людей.)

Оттуда вы просто указываете свое имя и пароль пользователя Twitter, а престо: он выбирает все твиты из вашей учетной записи и позволяют читать их так же, как вы читаете электронную почту.

Щелчок панели инструментов - это все, что требуется, чтобы отправить собственное обновление, отправить прямое сообщение, ответить на сообщение или перефразировать что-то, Twinbox умеет автоматически сокращать длинные URL-адреса через TinyURL.

На панели инструментов также отображается предварительный просмотр новых твитов по мере их поступления, что экономит вам переход на папку твитов каждый раз, когда вы хотите проверить наличие обновлений.

В короткий, TwInbox - потрясающий маленький инструмент и обязательный для любых пользователей Outlook, любящих Twitter. Я бы хотел, чтобы он мог обрабатывать более одной учетной записи Twitter, но я не могу спорить с ценой: TwInbox свободен.

Добавить проверку орфографии в Outlook Express

Читателю Карлу нужна помощь в его написании. В частности, он нуждается в проверке орфографии для Outlook Express, потому что метод, который он использует сейчас, является самым определением «хлопот».

Карл говорит, что он сочиняет новые сообщения в WordPerfect, проверяет их там, а затем экспортирует текст для импорт в Outlook Express. Это безумно! (Серьезно, Карл, когда-либо слышал о копировании и вставке?)

К счастью, эта сложная процедура может закончиться прямо сейчас. Первый вариант - установить стороннюю проверку орфографии, например, точно названный Spell Checker для OE. (Хотя на нашей странице загрузки указано, что это shareware, на странице продукта автора указано, что надстройка бесплатна.)

Но вместо этого я рекомендую перейти на Windows Live Mail. Эта бесплатная замена OE от Microsoft предлагает более оптимизированный интерфейс и некоторые столь необходимые новые функции, включая динамический поиск (результаты появляются по мере ввода), фильтрация спама и календарь, который может синхронизироваться с вашим онлайн-календарем Windows Live. Он также имеет проверку орфографии.

Это работает в Outlook 2003 и 2007; Я не уверен в более ранних версиях.

Рик Бройда пишет блог ПК World Hassle-Free. Подпишитесь на рассылку новостей Рика по электронной почте каждую неделю.