Более эффективные способы обмена документами

Один из самых простых способов сотрудничества с деловым партнером или коллегой - отправить им по электронной почте документ, но это также одна из самых сложных привычек. И хотя электронная почта настолько распространена и почти мгновенная, понятие последовательного сотрудничества - я работаю над документом, отправляю его вам, и вы работаете над ним и отправляете его обратно - неуклюжий. Прилагаемые документы могут засорять системы электронной почты или отклоняться фильтрами. Если над ним работают более двух человек, кто-то должен отвечать за разрешение конфликтов.

Есть лучшие способы, и я покажу вам несколько альтернатив. Чтобы обойти отправку больших файлов по электронной почте, есть, вероятно, дюжина или более таких сервисов, как YouSendIt.com, которые позволяют загружать файл, а затем просто использовать электронную почту, чтобы уведомить людей, куда они могут пойти, чтобы загрузить их. Но это не очень удовлетворительно, и лучший вариант - использовать что-то вроде Google Docs. Подумайте об этом как об общем жестком диске в облаке. Любой формат Office и PDF можно загрузить в службу Google после настройки учетной записи Gmail. Проблема в том, что вам все равно придется редактировать их серийно.

Чтобы обойти эту проблему, взгляните на Etherpad.com, который в основном устанавливает веб-страницу в реальном времени для вашего документа. Он присваивает случайный URL-адрес, и это хорошо и плохо. Хорошо, потому что, как только вы знаете URL-адрес, вы можете легко получить доступ к документу. Плохо, потому что нет никакой безопасности, как только вы знаете URL-адрес, чтобы каждый мог видеть, что вы делаете. Но для быстрого совместного редактирования в реальном времени его нельзя бить. У вас есть окно чата в сторону, где вы можете делиться комментариями, а изменениям каждого автора присваивается другой цвет подсветки, поэтому вы можете быстро увидеть их вклад. Вы также можете вернуться к ранее сохраненным версиям, что очень приятно, если вы пытаетесь найти что-то, что было потеряно в потоке редактирования. И это бесплатно. (Существует аналогичная услуга от Textflow.com за 100 долларов США за пользователя в год.)

[Читать дальше: Лучшие телевизионные потоковые службы]

Что-то более безопасное и более функциональное, это Box.net. Это началось как онлайн-служба резервного копирования (см. Мой столбец здесь), но она превратилась в нечто большее. Команда людей может делиться коллекцией документов, размещенных на их собственной веб-странице. Вы можете выполнять полнотекстовые поиски в этой коллекции и также обсуждать темы с потоком. Стоимость составляет 15 долларов США за пользователя в месяц. И в отличие от Etherpad, вы можете обмениваться всеми файлами, а не только текстовыми документами.

Последняя услуга, которую я хочу упомянуть, - Drop.io. Это похоже на «Бокс», в котором вы можете сохранить большое количество файлов и сделать это безопасно, например, Etherpad, в котором вы находитесь в режиме реального времени. Но здесь есть еще много. Замечательная вещь о Drop.io заключается в том, что у вас есть так много способов получить информацию на общей веб-странице и из нее. Вы можете загружать контент через Интернет, отправлять электронную почту, отправлять через текстовое сообщение, каналы Facebook или даже звонить по телефону или факсом. Телефонные звонки сохраняются в виде аудиофайлов. Вы можете опробовать услугу бесплатно. Если вы просто хотите создать одну «капля» или общую страницу, которая составляет 10 долларов США в год за 1 ГБ места. Существуют и другие более дорогие планы, если вы хотите больше места для хранения или функций. Другой сервис, на который стоит обратить внимание, - это ContentCircles.com, у которого есть план на $ 10 в месяц для неограниченного пространства.

Все это отличная альтернатива отправке этого следующего файла по электронной почте и может помочь вам сэкономить время и уменьшить разочарование последовательного сотрудничества. Дайте мне знать, что вы думаете об услугах, или если у вас есть другие, которые вы используете регулярно.

Дэвид Стром - бывший главный редактор Network Computing, Tom's Hardware.com и DigitalLanding.com и независимая сеть консультант, блоггер, подкастер и профессиональный диктор, базирующийся в Сент-Луисе. Его можно найти на сайте [email protected].