Советы и рекомендации по управлению файлами для Windows 10/8/7

У Windows 7 есть прекрасный способ организовать вещи. Хотя традиция наличия папок по умолчанию для документов, музыки, видео и изображений продолжается в Windows 7, она также позволяет создавать библиотеки, чтобы вы могли организовывать свои файлы, не имея на самом деле их перемещения.

Советы по управлению файлами

В этой статье приведены некоторые полезные советы по управлению файлами в Windows 7, в том числе о том, как получить доступ к вложенным папкам и содержимому без открытия проводника Windows.

1: Использование папок по умолчанию для управления файлами

При установке Windows 7 он предоставляет вам четыре папки по умолчанию:

1. Документы
2. Картинки
3. Музыка и
4. Видео

Они также называются библиотеками, поскольку вы можете пометить и добавить файлы в эти папки, не перетаскивая файлы из их исходного местоположения. В этом разделе мы сосредоточимся на фактическом сохранении файлов в этих папках.

Поскольку папки уже переименованы так, что пользователи могут распознавать содержимое этих папок, рекомендуется сохранить файлы соответственно. Если это документы Word, вы можете сохранить их в папке «Документы». Если вы сохраняете музыкальные файлы, их можно поместить в папку «Музыка» и т. Д.

Единственный недостаток использования папок по умолчанию для управления файлами в Windows 7 заключается в том, что эти папки относятся к каждому пользователю системы. Это означает, что если профиль пользователя поврежден, вы рискуете потерять эти файлы. Это также означает, что вам необходимо выполнить резервное копирование этих папок перед переустановкой Windows 7 или перед обновлением с одного издания на другое.

Чтобы устранить проблемы, связанные с использованием папок по умолчанию в Windows 7, вы можете попробовать следующий совет.

2: Используйте отдельный диск и создайте «Организованную структуру» для папок

Лично я не рекомендую хранить какие-либо файлы данных на системном диске, кроме системных и временных файлов. Для файлов данных, которые вам необходимы, используйте отдельный диск. Это гарантирует, что у вас все еще есть файлы без изменений в случае повреждения вашего профиля пользователя без резервного копирования файлов. На самом деле, я даже храню файлы Outlook PST на отдельном диске, поэтому, когда я переустанавливаю Microsoft Office, мне не нужно пропускать предыдущие электронные письма, контакты, напоминания и задачи. Я могу просто добавить PST в свой Outlook, чтобы вернуть все электронные письма, контакты, задачи и календарь.

Windows позволяет использовать до 255 символов (включая пробелы и некоторые специальные символы) для переименования файлов и папок. Вы можете использовать эту функцию, чтобы четко обозначать свои папки - чтобы простой взгляд мог рассказать вам о ее содержании. Например, если вы занимаетесь бухгалтерским учетом, вы можете создать основную папку с именем «Учетные записи». Внутри этой папки вы создаете папки с указанием финансовых лет - например, «2001-2002», «2002-2003» и т. Д. Внутри каждого из них вы можете создавать папки с указанием месяцев: «Апрель», «Май», «Июнь» и т. Д. Если у вас несколько клиентов, вы можете создавать подпапки, в которых будут храниться файлы, относящиеся к каждому клиенту. Это означает, что подпапка «2011-2012» может иметь подпапку под названием «Май», в которой есть подпапки, указывающие на ваших клиентов: «client1», «client2» и многое другое. Вот пример иерархии структурированных папок.

В качестве альтернативы вы можете создать основную систему, используя имена клиентов как самые верхние папки, в которых вы создаете папки, относящиеся к году и месяцам. Это поможет вам управлять своими файлами в соответствии с вашим приоритетом: либо финансовыми годами, либо клиентами. Вы можете использовать бумагу и ручку, чтобы подумать о своих потребностях и разработать структуру до ее фактического внедрения на ваш компьютер. Это поможет вам лучше отразить ваши потребности в хранилищах и доступе к файлам. Попробуйте и сообщите нам, если это окажется лучшим способом управления вашими файлами в Windows 7.

PS : Я бы также сохранил копию всей этой структуры папок в облачном хранилище, как в качестве меры предосторожности. Могут быть случаи, когда вы не можете получить доступ к своему жесткому диску или вам может потребоваться доступ к этим файлам из другого места. В этом случае вы можете получить доступ к своей облачной копии с помощью веб-браузера. Microsoft SkyDrive обеспечивает синхронизацию ваших локальных файлов с облачным хранилищем и наоборот. Вы можете создать бесплатную учетную запись и загрузить настольный клиент для синхронизации файлов с сайта skydrive.live.com. При установке папки синхронизации SkyDrive на жесткий диск выберите диск, отличный от того, который содержит системные файлы, по тем же причинам, что и в первом разделе этой статьи.

3: Использование библиотек для управления файлами В Windows 7 Эффективно

Библиотеки позволяют классифицировать ваши файлы. В дополнение к четырем уже упомянутым выше библиотекам по умолчанию вы можете создать столько библиотек, сколько пожелаете. Если вы хотите сохранить музыку в соответствии с жанром, вы можете создавать библиотеки под названием «pop», «rap», «classic», «reggae» и многое другое. Аналогичным образом, если вы хотите сохранить документы в соответствии с вашими клиентами, вы можете создавать библиотеки, содержащие «client1», «client2» и другие. Хотя папки могут находиться где угодно на локальном диске, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши по значку папки и выбрать одну из существующих библиотек или создать новую библиотеку для добавления папки. Помните, что библиотеки будут содержать только указатели на исходные файлы, поэтому в случае удаления этих библиотек вы не потеряете свои файлы. На этом изображении показано, как создать новую библиотеку с помощью проводника Windows.

Если вы не хотите добавлять целые папки, а только файлы, откройте проводник Windows и щелкните правой кнопкой мыши «Библиотеки» на левой панели. В появившемся контекстном меню выберите «Создать», а затем «Библиотека», чтобы создать новую библиотеку. Затем вы можете перетащить отдельные файлы в новые библиотеки. Для добавления нескольких файлов за один раз используйте SHIFT или CTRL для выбора нескольких файлов.

4: Использование меню перехода для доступа к файлам

Меню переходов содержат два типа файлов: те, которые вы недавно использовали, и те, которые вы прикрепляли в меню перехода, чтобы вы могли легко получить к нему доступ. Чтобы открыть меню перехода, относящееся к любому приложению, щелкните правой кнопкой мыши приложение, когда оно находится на панели задач. Это может означать, что вам нужно будет открыть приложение перед тем, как открыть меню перехода. Когда открывается меню перехода, вы можете видеть файлы, которые вы недавно использовали. Чтобы связать связанный файл с меню перехода, откройте проводник Windows и перетащите файл в приложение. Когда значок значка помещается на значок приложения на панели задач, вы получите сообщение в следующем формате: Pin to. Затем вы можете отпустить значок файла, чтобы привязать его к меню перехода этого приложения.

5: родительская папка Dock для панели задач Windows

Если вы регулярно используете некоторые папки, которые содержатся в другой папке, вы можете состыковать родительский папку на панель задач Windows 7, чтобы вам не нужно было открывать проводник Windows и перейти к вашим файлам. Для этого совета, воспользуемся приведенным выше примером, где мы создали файловую систему на основе лет, месяцев, а затем клиентов.

Щелкните правой кнопкой мыши на любом пустом месте на панели задач Windows 7. В появившемся контекстном меню нажмите «Панели инструментов», а затем «Новая панель инструментов». Вы получите диалоговое окно «Выбрать папку». Перейдите в родительскую папку, которая в этом случае - это бизнес. Выберите папку и нажмите «Выбрать папку». Не забудьте выбрать родительскую папку и не открывать ее, иначе вы получите сообщение об ошибке. Родительская папка прикреплена к панели задач Windows 7. Теперь вы можете щелкнуть по значку ">>" рядом с этим именем папки, чтобы получить доступ к его содержимому (все подпапки и файлы), не открывая проводник Windows.

Нажатие на эту папку покажет вы его содержание в виде каскадных меню. Вы можете перейти к любой подпапке, чтобы открыть ее и щелкнуть файл, который хотите открыть. Поскольку основная папка всегда видна на панели задач, это также экономит много времени. И да, вы можете состыковать весь диск или часто используемые папки с панелью задач, если хотите.

В Windows 7 есть еще много советов по управлению файлами. Я обсуждал только основные, которые я лично использую. Если у вас есть другие, чтобы поделиться, сделайте это.