Получить свою компанию с Evernote for Business

Если ваши сотрудники просто нуждаются в приложении для заметок, Evernote является очевидным выбором - это 800-фунтовая горилла, выросшая за пять лет до 50 миллионов пользователей. Но программа также предлагает эклектичный ассортимент функций производительности, и именно здесь его утилита в бизнес-средах гораздо менее очевидна.

Да, Evernote работает практически на каждой платформе и может захватывать любую информацию, которую вы собираете в дикой природе, включая заметки, изображения, видео, ссылки, записи голоса и даже рукописные записки. Приложение укомплектовано возможностью, но генеральный директор Evernote признает, что его полезность не сразу очевидна. Но попробуйте, по крайней мере, несколько недель, говорит Фил Либин, и вы поймете, как Evernote обеспечивает прямой доступ ко всему, что вы могли бы мысленно и физически закладок за день работы.

Вы даже можете считать это своей «второй» мозг ", данные, которые вы не знали, что можете жить без них.

Почему Evernote?

Anywhere-access является основным торговым моментом.

Evernote может архивировать организационную мудрость. Подумайте о записках, которые вы нацарапали на визитной карточке два года назад. Или инструкции вашего менеджера, которые вы (к счастью) записали на прошлой неделе. Или неясную статью, которую вы обрезали о ключевом конкуренте. Теперь, что, если остальные ваши коллеги могли бы получить доступ к данным Evernote с любого устройства, и что, если бы вы могли получить доступ к их данным? С Evernote этот архив данных не собирает пыль. Вместо этого он растет и адаптируется вместе с вашим бизнесом.

Базовая версия Evernote бесплатна на рабочем столе, в браузере и на всех основных мобильных ОС. Возможно, ваши сотрудники уже используют его. Эта статья поможет вам подойти к платной Evernote Business, которая была запущена в декабре прошлого года. Бизнес-сервис позволяет вашей компании централизованно управлять учетными записями сотрудников Evernote за 10 долларов США за пользователя в месяц или 120 долларов США в год. Раньше вы могли выбирать только между личными версиями Evernote и Evernote Premium ($ 45 в год), которые предлагают больше хранилищ, автономные ноутбуки и возможность разрешать другим пользователям редактировать ваши ноутбуки.

Главный конкурент Evernote, Microsoft OneNote, включая новейшие версии Office, но автономная лицензия на настольные компьютеры стоит 70 долларов США, а версия Mac отсутствует. Бесплатные версии iPhone OneNote от Microsoft и iPad ограничены 500 нотами, в отличие от 100 000 на Evernote.

Недавнее нарушение безопасности заставило Evernote активизировать свои меры безопасности с двухфакторной аутентификацией, хорошей новостью для защиты ваших данных.

Настройте своих пользователей

Статус администратора

Перейдите на страницу Evernote Business и введите рабочий адрес электронной почты в поле «Начало работы», чтобы создать новую учетную запись администратора компании. Вы можете использовать существующую учетную запись Evernote, если вы уже являетесь пользователем или создаете новую. После того, как вы введете основную информацию, выберите свой план оплаты.

Для очень малого бизнеса добавление пользователей так же просто, как ввод адресов электронной почты и нажатие Пригласить пользователей. Этот параметр доступен на домашней странице Admin Admin Console или в подразделе Add Users. Если вы хотите, чтобы все в вашей компании подписались на Evernote, но не хотите вводить все эти адреса электронной почты один за другим, тогда разрешите всем, чей адрес электронной почты разделяет ваше доменное имя, создать учетную запись для себя. Если у ваших сотрудников уже есть учетные записи Evernote по этим адресам электронной почты, они будут обновлены до Evernote Business.

Если вы находитесь в крупной компании и хотите избежать добавления тысяч сотрудников вручную и не забудьте удалить свои учетные записи, когда они покинут компанию позже, вам понадобится интеграция с вашей системой Active Directory, LDAP или другой корпоративной системой входа в систему. Evernote не предлагает эту функцию, но вы можете обратиться к сторонним опциям, таким как OneLogin.

Если вы новичок Evernote, ваши ноутбуки начнут работать как чистый слайдер.

После ввода пользователей в систему панель «Управление пользователями» позволяет удалить всех, кто покидает компанию. Консоль администратора позволяет вам видеть ваши платежные данные и историю, а также управлять ноутбуками и тегами. Все эти экраны смехотворно просты в использовании. Например, вы можете легко заглянуть в учетные записи своих пользователей и вытащить любой из своих рабочих тетрадей в корпоративную бизнес-библиотеку. (Более подробно о том, как Evernote организует вашу информацию.) Если ваши пользователи отметили свои записные книжки как личные, их не видно. Вы также можете экспортировать или удалить записные книжки из этой центральной учетной записи.

Настройка бизнес-данных

Коллективная мудрость сотрудников будет содержать вашу бизнес-библиотеку.

Evernote организует информацию в заметках - отдельные фрагменты данных, сохраненных из Интернета или мир в целом по одному за раз. Поскольку Evernote хранит мультимедийные материалы, «запиской» может быть фотография смартфона с парковочным билетом, текст заметки, список покупок, аудиозапись или веб-страница. Список можно продолжать.

Вы можете добавлять заметки к ноутбукам, которые затем можно добавить в стопки ноутбуков. В основе всего этого относятся теги-ключевые слова, которые вы прикрепляете к заметкам, чтобы помочь пользователям искать их позже. Все в вашей бизнес-библиотеке, коммунальном хранилище для компании.

В рабочем пространстве Evernote представлены три вида ноутбуков: ваши персональные ноутбуки, ваши бизнес-ноутбуки и ноутбуки в бизнес-библиотеке компании. Ваши личные ноутбуки являются частными, но вы можете поделиться им, если хотите, с кем-либо внутри или за пределами компании.

Ваши бизнес-ноутбуки доступны для администратора вашей компании Evernote, но не для других сотрудников, если вы не делитесь ими с этими лицами или добавить их в бизнес-библиотеку. Ноутбуки в бизнес-библиотеке доступны для всех в компании.

Ноутбуки организуют заметки.

Чтобы разделить ноутбук в веб-браузере, нажмите стрелку вниз справа от названия ноутбука. В настольной версии щелкните правой кнопкой мыши имя ноутбука.

Вы не можете переместить ноутбук из личного раздела в бизнес-раздел, но вы можете перемещать отдельные заметки в настольной версии Evernote: просто щелкните правой кнопкой мыши заметку имя, нажмите Переместить заметку и выберите имя целевого ноутбука.

Чтобы переместить целые ноутбуки в бизнес-категорию, сначала создайте новые чистые записные книжки в бизнес-разделе, а затем переместите или скопируйте заметки. Вы можете группировать заметки в записные книжки и собирать записные книжки в стеки - просто перетащите один ноутбук поверх другого в браузере или на рабочем столе для создания стека.

Если вам нужно еще больше уровней организации, перейдите к тегам, которые вы можете гнездиться бесконечно. Стеки и иерархии тегов, которые вы создали, даже в ваших бизнес-ноутбуках, являются вашими. Помните, что стеки предназначены только для визуальной организации, но не вложены как файловая система.

Сделайте список тегов до тех пор, пока вам нравится.

Если вы не можете беспокоиться о том, чтобы делать все это ручное оформление заметок, просто воспользуйтесь мощными функциями поиска Evernote, чтобы найти необходимую информацию в вашем собственном рабочем пространстве или в библиотеке компании. Функция поиска даже распространяется на распознавание символов на рукописных заметках.

Расширение возможностей вашего бизнеса

Вы создали свою бизнес-учетную запись, и вы поделились некоторыми документами с коллегами. Теперь, что?

Чтобы играть в Evernote Business и узнать, насколько он может быть сильным, используйте его на следующей встрече. В разделе «Бизнес-ноутбуки» вашей учетной записи создайте новый блокнот для собрания и поделитесь им со своими коллегами. Затем заходите к нему через свой ноутбук, планшет или смартфон на самой встрече.

Evernote сохраняет заметки автоматически при использовании браузера или мобильного клиента, поэтому ваши коллеги могут сразу увидеть, что вы добавили. На компьютерах ПК и Mac Evernote сохраняет заметки в соответствии с указанным вами расписанием, например каждые 15 минут или один раз в день. Вы также можете синхронизировать заметки вручную в любое время.

Любой может внести заметки в общий блокнот, и они могут продолжать сотрудничество после завершения собрания. Но не останавливайтесь на том, чтобы делиться вложенными документами с прикрепленными к заметкам документами или веб-страницами. Если ваши коллеги принесли свои собственные планшеты или ноутбуки на собрание, нет необходимости распечатывать документы для каждого участника.

Вы можете сделать свой контакт с каждым бизнесом, поделившись им с компанией.

Во время встречи вы можете снимки визитных карточек и добавление их в виде заметок в общий блокнот для простой записи присутствующих. Визитные карточки полностью доступны для поиска, поскольку Evernote имеет встроенное оптическое распознавание символов.

Если ваше устройство имеет аудиовход, запишите часть собрания. Встроенное распознавание голоса доступно как на устройствах iOS, так и на Android, если вы хотите, чтобы запись автоматически транскрибировалась.

Если ваша группа использует доску для мозгового штурма во время собрания, сделайте снимок, чтобы сохранить его позже. Поскольку Evernote может читать почерк, вы также сможете искать заметки в доске.

И, говоря о почерке, если вы предпочитаете писать, а не печатать, делайте рукописные заметки прямо на своем мобильном устройстве или своей ручкой Livescribe, или записать на бумажную панель, а затем щелкнуть фотографии страниц.

Воспользуйтесь преимуществами распознавания символов и распознавания голоса Evernote.

Есть ли у вашего мероприятия фид Twitter? Сохраните все связанные твиты в заметку Evernote, настроив процесс IFTTT. IFTTT (If This, Then That) - бесплатный сторонний инструмент, который позволяет создавать простые автоматизированные процессы. В дополнение к мониторингу каналов Twitter, IFTTT может получать уведомления о новостях Google и Google, а также RSS-каналы из любого блога или онлайн-публикации. Ваши заметки будут легко найти позже в Evernote, организованном с другими заметками на собрании, и, точно так же, как заметки на доске, они будут полностью доступны для поиска. Когда вы и ваши коллеги вернетесь в офис, каждый сможет получить доступ к тем же записям события и продолжить сотрудничество.

Это только начало творческих способов, которыми ваша компания может сотрудничать и работать более эффективно с Evernote.