Создать выпадающий список (список проверки) в книгах MS Excel

Большинство людей в офисе и на других рабочих местах поддерживают таблицы Excel для отслеживания определенных записей и записей данных. Время от времени нам также необходимо совместно использовать рабочие книги. Как бы то ни было, очень сложно провести перекрестную проверку записей и проверить их правильность (особенно, когда существует огромный объем данных).

Вместо того, чтобы беспокоиться об ошибках, было бы неплохо создать рабочую книгу или листы таким образом, чтобы она автоматически проверяла записи и не позволяла пользователю вводить неверные данные. Это именно то, что вам поможет инструмент проверки данных на вкладке « Данные » в MS Excel.

И сегодня мы рассмотрим одну из его функций, где вы можете создать раскрывающееся меню для любой ячейки, строки или столбца и ограничить вход в ячейку данными из списка. Это также означает, что пользователь никогда не сможет совершить ошибку.

Шаги для создания выпадающего списка

Шаг 1. Выберите ячейку, строку или столбец, в котором вы собираетесь создать список проверки или раскрывающийся список. В моем примере я выбрал столбец № E. Таким образом, пользователь должен ввести значения, которыми ограничен столбец E.

Шаг 2: Перейдите на вкладку « Данные » и найдите инструмент « Проверка данных» в разделе « Инструменты данных ». Нажмите на этот значок и выберите Проверка данных, чтобы начать с.

Шаг 3. В появившемся всплывающем окне выберите « Список» из списка « Разрешить», расположенного на вкладке « Настройки ».

Шаг 4: Далее вам нужно будет ввести Источник, то есть значения, которые составляют часть списка, или значения, которые можно выбрать или ввести. Вы можете напрямую ввести их в текстовое поле « Источник» (через запятую).

В качестве альтернативы вы можете выбрать диапазон ячеек из текущего листа в книге, и значения этих ячеек будут считаться списком. Однако, если вы хотите использовать эту опцию, вам придется подготовить список еще до шага 1.

Примечание. Если оставить флажок « В ячейке», он будет отображен в книге. Иначе, только валидация работает, пока пользователь должен вводить значения.

При этом раскрывающийся список создан и готов к использованию. Пользователь может выбрать любое значение из списка. И прелесть в том, что это уменьшает столько усилий при наборе текста вручную.

Однако если пользователь пытается ввести значения (введя вручную), которые не входят в список проверки, ему будет выдано сообщение об ошибке.

Заключение

Это всего лишь один из методов проверки ввода данных. Инструмент обладает еще большим потенциалом, чем вы можете себе представить. Мы поговорим о других его возможностях в ближайшее время. Затем воспользуйтесь раскрывающимся списком и сообщите нам о своем опыте.

Хотите увидеть больше таких руководств? Оставьте свои комментарии!