Создайте правила папок в MS Outlook для входящих писем

Многие из вас, люди, должны использовать MS Outlook в качестве почтового клиента. Кроме того, есть вероятность, что вы интегрировали несколько учетных записей электронной почты для доставки почты на клиент для настольного компьютера. В таком случае, когда вы получаете много писем, становится важным знать, как их разделить, и сначала проверить важные.

Вместо того, чтобы делать это вручную, вы можете захотеть иметь выделенные папки для разных типов электронных писем, чтобы входящие сообщения были уложены в соответствующие папки. Для такой автоматизации Outlook позволяет создавать правила и применяет их к каждому входящему письму. Соответственно он отправляет сообщения в указанную папку. Концепция похожа на фильтры и ярлыки в Gmail.

Например, я хочу, чтобы все письма из «Сандип Агарвал» попадали в папку с именем « Сам». Вот как я определил правила для этого.

Шаги для создания правила электронной почты

Тот же процесс применяется для всех видов правил электронной почты. Это подробный пример, показывающий упомянутый процесс. Вам нужно будет выбрать / определить параметры в соответствии с тем, что вы хотите.

Шаг 1. Перейдите на вкладку « Инструменты » и выберите параметр « Правила и оповещения».

Шаг 2: Сфокусируйтесь на вкладке « Правила электронной почты » и нажмите кнопку « Новое правило» (« Изменить правило, если вы изменяете существующее правило»).

Шаг 3: В разделе « Оставайтесь организованным » выделите ваше основное требование (я выбрал « Переместить сообщения от кого-либо в папку»).

Примечание. В нижней части того же диалогового окна вы найдете раздел с сообщением «Шаг 2. Вам нужно нажать на каждую ссылку, показанную после« Применить это правило после получения сообщения », и отредактировать свои требования. В моем контексте это было:

Шаг 3 (а): Выберите людей, к которым вы хотите применить правило (например, электронные письма от выбранных людей). В списке будут показаны только люди, добавленные в ваши контакты. Таким образом, вы должны убедиться, что вы добавили нужный контакт, прежде чем начать.

Шаг 3 (б): Выберите папку, в которую вы хотите переместить / доставить почту. Вы также можете создать новую папку здесь.

Шаг 4: Далее вы можете уточнить свое правило, добавив дополнительные ограничения или параметры в основное правило. Например, сообщения с определенной темой. Вам также необходимо проверить предпочтительный вариант и щелкнуть по его ссылке, чтобы уточнить правило или добавить описания.

Шаг 5: Если есть какие-то исключения из правила, которые вы не смогли настроить на вышеуказанных шагах, вы можете сделать это здесь.

Шаг 6: Вы закончили и можете выбрать Готово. Тем не менее, я предлагаю вам проверить Запустить это правило сейчас … вместе с Включить это правило. Это гарантирует, что новые и существующие сообщения, удовлетворяющие правилу, будут перемещены в соответствующую папку.

Более быстрая альтернатива

Если вы хотите сократить процесс (однако, вы, возможно, не сможете установить подробное правило таким образом), перейдите в папку «Входящие» и выполните следующие действия: -

Шаг 1: Щелкните правой кнопкой мыши на сообщении (от лица вашего правила до сопоставления папок) и выберите « Создать правило».

Шаг 2. Установите флажки для параметров, которые вы хотите применить, выберите папку и нажмите « ОК».

Заключение

Это простой способ сделать ваши письма в Outlook более организованными. Кроме того, вы сможете легко сосредоточиться на важных письмах. Начните, и вы будете знать преимущества!