Как создать правила, основанные на темах электронной почты в outlook 2013

Используете ли вы MS Outlook в качестве настольного почтового клиента? И вы используете его только для отправки и получения электронной почты? Знаете ли вы, что вы можете использовать его для других целей, таких как организация списков дел и напоминание для задач?

Ну, я делаю намного больше с моими. Я использую его как автоматический ответчик электронной почты, как инструмент для организации моей электронной почты и многое другое. Один из моих любимых - использовать MS Outlook для проведения опросов. Клиент может красиво и автоматически отсортировать статистику по электронной почте. На самом деле, трюк, необходимый для достижения этой цели, может быть применен во многих других случаях. Мы говорим о создании правил для электронных писем на основе их тематических строк.

Давайте продолжим с примером опроса. Допустим, вы работаете в организации и должны разослать сотрудникам приглашение на массовые мероприятия, собирая данные о том, сколько из них желают принять участие. Это просто, просто добавьте кнопку голосования и попросите получателей ответить Да или Нет, нажав кнопку голосования.

Примечание: наше руководство основано на MS Outlook 2013. Однако настройка применима и к более низким версиям. Единственным отличием будет пользовательский интерфейс.

Теперь проблема в сборе статистики. Собираетесь ли вы прокрутить свой почтовый ящик и посчитать каждый ответ, а также разделить « да» и « нет» вручную? Есть лучшие способы; мы покажем вам один.

Я собираюсь отправить электронное письмо с темой « Отдай свой голос» и кнопку голосования, которую можно использовать, чтобы ответить «Да» или «Нет». Нажмите « Использовать кнопки голосования», чтобы вставить кнопки.

Перед отправкой я собираюсь настроить инструмент, чтобы быть готовым к прослушиванию ответов и подсчету статистики самостоятельно. Вот что мне нужно настроить.

Создание папок статистики

Я бы перешел к своей папке « Входящие» на левой панели, щелкнул правой кнопкой мыши по ней и создал новую папку. Я бы назвал это Голосовали Да.

Точно так же я бы создал еще один с именем Voted No. Результат показан на изображении ниже.

Создать правила слушателя

Теперь мне нужно создать правила, чтобы Outlook мог применять правила к сообщениям по мере их поступления и помещать их в соответствующие папки. Следуйте инструкциям для создания правил.

Шаг 1: Перейдите на вкладку « Главная ». В разделе « Перемещение » наведите курсор на « Правила», а затем нажмите « Управление правилами и оповещениями».

Шаг 2: Начните с нажатия на Новое правило.

Шаг 3. В мастере правил начните с пустого правила, выбрав Применить правила к полученным сообщениям. Нажмите на Далее.

Шаг 4: Выберите условие. Лучший способ - использовать определенные слова в теме. Вы можете выбрать больше условий.

Шаг 5: На нижней панели того же окна, нажмите на конкретные слова. Добавьте строку поиска как Да: проголосуйте. Нажмите на Далее.

Шаг 6: Выберите действие. Желаемое намерение с входящим ответом - переместить его в указанную папку.

Шаг 7: На нижней панели того же окна щелкните по указанному. Теперь выберите папку Voted Yes и нажмите Ok.

Шаг 8: Вернитесь в Мастер правил, нажмите Готово. Повторите шаги с 2 по 7. На этот раз со строкой поиска (шаг 5) как « Нет»: проголосуйте и папку (шаг 7) за « проголосовали».

Вот и все. Вернитесь к черновику письма, добавьте список получателей и нажмите « Отправить». После получения ответов просто проверьте количество в каждой папке.

Примечание. Как упоминалось ранее, правило основано на теме электронного письма. Ответ будет префиксом проголосовавшего ответа в строке темы. И, следовательно, правила выровнены таким образом. В зависимости от используемых вами вариантов голосования ваши правила будут разными.

Это звучит интересно? Означает ли это также много сокращенной работы? Попробуйте и дайте нам знать, насколько хорошо это работает.