Как создавать и обмениваться базами данных в Интернете

Если вы являетесь частью бизнеса, рано или поздно вы захотите сотрудничать в базе данных с коллегой или клиентом. Раньше самым простым способом обмена небольшой базой данных было создание электронной таблицы и отправка ее по электронной почте вашим сотрудникам. Хотя это не самый лучший метод, он выдержал более изощренную конкуренцию по нескольким причинам:

Во-первых, базы данных по-прежнему сложны для понимания некоторыми людьми, а таблицы более очевидны. Электронная таблица обычно содержится на один экран, поэтому кому-то легко понять его логику, а сетка строк и столбцов также проще, чем типичная реляционная база данных с серией таблиц. Таблицы - это больше, чем многие люди, особенно те, кто не имеет большого количества формального обучения в области ИТ - хотят иметь дело. Во-вторых, инструменты совместной работы с базами данных трудно изучить и использовать. Посмотрите, сколько люди по-прежнему используют Lotus Notes для электронной почты и не намного больше. И так как большинство из нас удобно с электронной почтой, используя его, поскольку транспортная система - это не все, что налоги. До тех пор пока не наступит день, когда три человека работают над одной и той же таблицей или базой данных и вносят противоречивые изменения.

В-третьих, для создания правильных видов совместных приложений требуется определенная квалификация и понимание того, как и какие данные разделяются. Сколько людей собирается добавлять / изменять записи в вашу базу данных? Сколько всего хотят делать запросы и отчеты? И как вы предотвращаете конфликтующие параллельные обновления?

[Подробнее читайте: Лучшие телевизионные потоковые службы]

Итак, каковы ваши варианты, если вы не хотите отправлять электронные таблицы по электронной почте? У вас есть два основных метода. Во-первых, используйте одну из многих интернет-программ для баз данных. В Alpha Five есть несколько доступных веб-инструментов, а стандартная версия - 200 долларов США, или вы можете приобрести версию Filemaker Server за 1000 долларов США. Есть много других, но эти два являются самыми легкими в настройке и использовании через Интернет.

Для обоих продуктов вам нужно будет использовать размещенную машину Windows или Mac у вашего интернет-провайдера или еще какие-то другие средства подключения машины к запуску вашей базы данных в Интернет. (PointInSpace - это один провайдер, который предлагает учетную запись хостинга Filemaker Pro за 40 долларов в месяц, а ZebraHost предлагает хостинг Alpha Five начиная с 30 долларов в месяц. Вот ссылка на серию видеоуроков о том, как это сделать с Alpha Five.) Вы также должны изучить их язык программирования и быть в курсе того, как они создают отчеты. Преимущество этого метода заключается в том, что вы используете настоящую программу базы данных и обладаете максимальной гибкостью. Но он имеет высокую начальную стоимость с точки зрения навыков и может быть больше, чем вы хотите иметь дело. Вот пример одного из экранов, который показывает вам, какое программирование нужно понимать для Alpha Five:

Если навыки, необходимые для любого из них, сложны, вы, вероятно, получите второй метод, который заключается в использовании одной из компаний веб-служб, которые предназначены для совместного использования электронных таблиц и табличных данных. Хотя Google Docs позволяет людям сотрудничать на уровне файлов, то, что мы действительно хотим, является чем-то более сложным и может распознавать отдельные записи. Есть, по крайней мере, четыре службы, которые я нашел, которые делают это:

• TrackVia, 10 долларов в месяц на пользователя

• DabbleDB, 8 долларов в месяц на пользователя

• QuickBase Intuit для 250 пользователей в месяц для 10 пользователей

• Blist.com, 10 долл. США в месяц на одного пользователя плюс 30 долл. США в месяц за одну учетную запись администратора.

При всем этом вы можете создать учетную запись и загрузить свою электронную таблицу примерно через пять минут. Если ваша первая строка в электронной таблице содержит ваши имена полей, вы уже готовы. Вы можете легко отсортировать любой столбец, щелкнув по значкам стрелки. Вы можете быстро найти дубликаты записей, создать шаблон слияния и формы для своего веб-сайта, всего за пару кликов мыши.

Пользовательские отчеты просты, и, более того, они могут быть распределены по электронной почте вашим сотрудникам по установленному графику. Добавление разных соавторов с различными дискретными разрешениями очень просто, и через 30 минут вы можете настроить проект и работать с вашей командой. Хорошей новостью является то, что вам не нужно быть программистом или даже действовать как один. Вам также не нужно платить за плату за хостинг (которая включена в состав сервиса), и все, что вам нужно, - это ваш веб-браузер для доступа к вашим данным.

Чтобы понять, что задействовано, все четыре службы вы можете начать с бесплатных учетных записей. В случае с TrackVia у вас есть 14 дней, прежде чем вы должны будете предоставить им свою кредитную карту, и в случае с dabbleDB вы можете использовать бесплатную учетную запись навсегда, если вы не против, чтобы ваши данные были в открытом виде. С blist вы можете использовать свою потребительскую учетную запись бесплатно навсегда, но она ограничивает вас базами данных размером менее 100 МБ. QuickBase дает вам 30-дневную бесплатную пробную версию и возможность делиться до 10 человек, поэтому, если вы ищете что-то, что поддержит только несколько сотрудников, которые будут слишком дорогими.

Каждый из четырех сервисов отличается в терминах как они могут импортировать данные в вашу базу данных, какие виды отчетов доступны и сколько разных баз данных и хранилищ разрешено для каждой учетной записи. Вот почему лучше всего попробовать каждый из них и понять, что имеет наибольшее значение для вашего стиля работы и обязательных функций, и насколько вы действительно можете получить, не зная реального HTML.

Давайте посмотрим, как вы импортируйте данные в TrackVia в качестве примера. Когда вы создаете новую базу данных, вам предлагаются три варианта, как показано на следующем рисунке:

Вы можете загрузить электронную таблицу, и если вы нажмете ссылку «см. Советы», и вы увидите список оговорки и инструкции о том, как это сделать. Если у вас есть данные в CSV-файле, сначала нужно импортировать его в Excel, прежде чем получать данные в TrackVia. Некоторые из других служб позволяют импортировать CSV-файлы напрямую или вырезать и вставлять данные со своего рабочего стола или на веб-сайт. У вас также есть возможность начать с образца шаблона базы данных, а TrackVia предлагает более десятка различных. Предположим, вы выбрали шаблон «Контакты». Затем вы можете добавлять каждую запись контакта по одной стандартной веб-форме или использовать инструмент «Импорт» и вводить эту таблицу.

В TrackVia также есть интересная опция для мониторинга специального почтового ящика электронной почты, который будет собирать новые записи в базе данных и автоматически публикует информацию. Если вы перейдете к инструменту «Сбор электронной почты», вы увидите серию экранов, в том числе приведенную ниже, которую вы можете использовать для установки этой функции. Вы можете создавать свои собственные электронные письма или обновлять существующие записи.

Удачи вам в совместном использовании ваших баз данных и таблиц!