Как отслеживать изменения, использовать комментарии в общем документе MS Word

В офисе иногда нам нужно создать общий документ, а именно. один документ для использования несколькими людьми. В этом случае также очевидно, что привилегированные внесут изменения в документ; и иногда вносить изменения, которые другие не могут понять.

Следовательно, рекомендуется отслеживать изменения, внесенные в общий документ. Основной способ сделать это - добавить комментарий после внесенного вами изменения или уведомить соавторов после внесения изменений. Но это не всегда удобно, особенно если документ большой. К счастью, MS Word вернул тебя сюда.

MS Word предоставляет два превосходных инструмента под названием « Комментарий» и « Отслеживание изменений » на вкладке « Обзор » Хотя я видел, что их используют очень немногие, те, кто их используют, знают, как легко можно добиться успеха, когда вы овладеете этими двумя замечательными функциями. И сегодня мы проведем вас через основы их практики.

Использование комментариев в MS Word

Эта функция поможет вам сообщить другим пользователям (имеющим доступ к документу) ваши отзывы или предложения по определенным вопросам. Например, выберите текст (как я делаю в своей статье) и нажмите значок « Новый комментарий». Обратите внимание на метку (s1) и соответствующий комментарий, добавленный к ней на левой панели.

Теперь, когда другие пользователи открывают документ, они могут просматривать комментарии, принимать ваши отзывы или оставлять свои комментарии. Из инструментов ленты вы можете удалить комментарии или даже перейти к предыдущему / следующему комментарию.

Использование отслеживания изменений в MS Word для отслеживания изменений документа

Как следует из названия, этот набор помогает вам отслеживать изменения, которые вносятся в документ. В тот момент, когда вы нажимаете Track Changes, все, что вы вводите new, отображается красным цветом и подчеркивается. И все, что вы удаляете, удаляется (как это), а не удаляется.

Вертикальная линия слева тянется по всей длине, содержащей любые изменения. Наряду с этим панель просмотра (может быть выведена с ленты) покажет подробную информацию о внесенных изменениях. Таким образом, владелец будет полностью знать, какие изменения были внесены в документ.

Эти изменения теперь могут быть приняты или отклонены с помощью правой кнопки мыши.

Кроме того, вы можете выбрать просмотр ревизий в формате всплывающей подсказки (изображение ниже) или проверить различные ревизии документа (параметры в раскрывающемся меню с надписью « Окончательный показ разметки»; показаны на первом изображении).

Есть много других действий форматирования и изменения цвета, которые вы можете придерживаться. И я уверен, что вы изучите эти варианты, как только освоите основы.

Заключение

Цель этой статьи состояла в том, чтобы охватить самые основы для вас, чтобы помочь вам начать работу с этими двумя замечательными инструментами в MS Word. Если вы использовали их раньше, возможно, вы захотите поделиться с нашими читателями несколькими хитростями и советами, которые вам известны. Для тех, кто собирается начать, расскажите нам о своем опыте использования его впервые.