Переход от evernote к Google, чтобы хранить заметки и документы: мой опыт

В прошлом месяце я написал подробный пост, объясняющий, почему я перенес все свои данные и файлы из Dropbox на Google Drive. Это часть моих постоянных усилий по переносу всего на одну платформу. Моя идея состоит в том, чтобы использовать меньше приложений и расширений / надстроек для обеспечения согласованности, единообразия и лучшей интеграции между платформами и пользовательским интерфейсом.

Сегодня я поделюсь своим опытом перехода с Evernote на Google Keep (теперь он называется Keep Notes) и Документы. Почему я выбрал Google? Большинство продуктов Google бесплатны или дешевле, чем у конкурентов. Также Google поддерживает практически все основные платформы.

Я был большим поклонником календарного приложения Sunrise до того, как Microsoft купила его и закрыла. Я использовал приложение Newton для электронной почты, и теперь оно тоже закрывается. Судьба Evernote также зависит от баланса, поскольку компания уже потеряла своих CTO и CFO и, по слухам, находится в нисходящей спирали без роста в последние месяцы.

В таком случае имеет смысл действовать быстро и перейти к набору надежных альтернатив. Вот так я и начал.

Также на

16 самых популярных сочетаний клавиш Google Keep для веб-приложений и приложений Chrome

1. Evernote в Google Keep

В то время как Evernote предоставляет возможность видеть все свои блокноты и заметки на боковой панели, Google Keep использует другой подход.

Keep предлагает простой интерфейс. Однако в нем нет записных книжек или файловой системы. Вместо этого вы можете создавать заметки, которые могут иметь цветовую кодировку для лучшей презентации и организации.

Мне всегда нравились визуально привлекательные приложения, и я был рад узнать, что теперь я могу назначать каждой ноте цвет. Это делает поиск информации по конкретному проекту или теме намного быстрее.

Мне также нравится идея, что я могу конвертировать Keep в Google Docs из интерфейса.

Google Keep использует теги и мощную функцию поиска Google, чтобы помочь вам найти то, что вы ищете в своих заметках. Если вы ищете структуру папок, чтобы понять ваши заметки и идеи, вам придется взглянуть на Документы Google, но об этом позже.

Keep позволяет нескольким пользователям совместно работать над одной заметкой бесплатно, в отличие от Evernote. Для этого вам нужен план Evernote's Plus. Теперь я могу пригласить друзей внести свой вклад в список дел, в котором перечислены все мероприятия, в которых мы можем участвовать в наших поездках.

Evernote позволил мне комментировать изображения на лету. В Google Keep я могу рисовать. Будь то новая пустая заметка или существующая с фотографией, я могу проявить креативность здесь.

А как насчет бизнес-пользователей, которые используют рабочий чат и презентацию Evernote? Я полагаю, что в этих ситуациях Hangouts будет работать отлично. Вы можете использовать его для чата или видеозвонка на собраниях. Вместо использования записных книжек и заметок теперь вы будете использовать папки и файлы на диске и заметки в хранилище.

На рабочем столе Windows я использовал заметки для создания коротких заметок, которые я мог удалить позже, через несколько дней. Доступной функции синхронизации не было. Google Keep тоже заменил его.

Я склонен забывать вещи, которые я должен делать, когда я на улице. Keep помогает мне быстро их записать. Я создал заметку, чтобы печатать визитные карточки в местном типографии, и добавил напоминание о местонахождении. Когда я буду поблизости, Крепо напомнит мне об этом. С Evernote я мог создавать только напоминания, основанные на времени.

Одна из областей, где Keep сияет над Evernote, это списки. В Keep, когда я создаю список с несколькими элементами и отмечаю их как готовые, каждая запись перемещается в конец списка. Когда я начал печатать элемент, Keep напомнил мне, что он уже присутствует в списке, и помог мне избежать дублирования. Эта функция доступна во многих приложениях списков дел, таких как Todoist.

Отличным примером использования списков является создание заметки в списке покупок для вашего дома и поделиться ею со своим супругом. Позволяет легко покупать продукты и проверять товары. Единственное, что меня беспокоит, так это то, что я не получаю уведомления, когда что-то отмечается в списке

И Evernote, и Keep позволяют мне захватывать идеи во время движения, используя текст, изображения и голос. Говоря о голосе, Keep делает лучше, чем Evernote здесь. Все голосовые заметки будут преобразованы в текст и сохранены в той же заметке для последующего прочтения.

Хранить недостатки

Это не все солнце, хотя. Что мне не нравится в Keep, так это то, что он обрабатывает заметки и списки отдельно. Заметка может быть либо списком с флажками, либо заметкой с текстом, изображением и голосом. Это не может быть смесь двух. Это расстраивает.

Хотя Notes является мощным и удивительным инструментом, он не интегрируется с Календарем Google. Google Docs делает так, почему не может Google Keep? Я отправил твит в команду, и они попросили меня отправить запрос на добавление новых функций. У Google также есть приложение Task, которое не содержит Keep.

С другой стороны, я смог установить его на каждое свое устройство, в отличие от Evernote, где в моей бесплатной учетной записи я был ограничен двумя устройствами.

Также на

#нота

Нажмите здесь, чтобы увидеть нашу страницу заметок

Будучи продуктом Google, Keep автоматически предложит фразы, когда вы начнете печатать, а если запись уже есть в вашем списке, она напомнит вам о том же. Затем вы можете снять его.

Keep не поддерживает форматированный текст, что означает, что я не могу использовать жирный, курсив или любые другие визуальные подсказки, чтобы помочь мне организовать свои мысли в заметке, как я это делал в Evernote.

Однажды я написал очень длинную заметку, думая, что поиск текста будет легко, но я ошибся. Хотя для поиска текста внутри заметок предусмотрена функция поиска, в заметке нет способа поиска.

Во время моего исследования я обнаружил, что в Keep есть предел метки 99. Это может быть настолько ограничивающим, если вы использовали Keep в течение длительного времени. Хорошей новостью является то, что лимит лейбла ранее составлял 50 и, похоже, недавно был увеличен. Поскольку популярность инструмента возрастает, возможно, Google пересмотрит свое решение. С другой стороны, Evernote допускает до 100 000 тегов!

Evernote также имеет несколько недостатков. Как бесплатный пользователь, я обнаружил, что не могу добавить несколько изображений в одну заметку из-за ограничения в 25 МБ / заметка.

Вот полный список всех ограничений для аккаунта Evernote. Google должен составить подобный список.

Также на

Как использовать вложенные списки в Google Keep: подробное руководство

2. Evernote для Google Документов

Честно говоря, я собираюсь пропустить функцию Evernote для ноутбуков, но я нашел решение - Google Docs. Внутри Google Диска я смог создать подпапки внутри папок для хранения своих документов и файлов. Теперь я могу использовать Drive и Docs, чтобы имитировать функцию архивирования Evernote.

Несмотря на то, что Evernote позволяет мне углубляться в структуру папок только на два уровня, нет предела тому, насколько я могу углубляться в папки Google Drive.

Я все еще нахожусь в процессе передачи заметок, но сейчас это выглядит так. Это примет лучшую форму со временем. Я делаю это по одному, но есть способы автоматизировать процесс. Подробнее об этом позже.

Google Drive также позволяет мне искать внутри документов и файлов PDF бесплатно. И Drive, и Evernote поддерживают OCR, и вам не нужно платить за первое, как за Evernote.

Я использую Документы как картотеку для хранения заметок и вложений, которые являются более долгосрочными. Между тем я использую Google Keep для кратких заметок, которые часто удаляю. Хранить лучше для текстовых, графических и аудио заметок.

Преобразовать Google Doc в Keep легко и наоборот. Полезно для случаев, когда я хочу сохранить заметку постоянно. Эта функция отсутствует для версий этих приложений для iOS. Я не уверен, почему iOS была исключена, поскольку на этой платформе доступно так много приложений Google.

Evernote работает как шкаф для хранения документов. Вы можете добиться аналогичных результатов с помощью Keep и Docs с помощью расширения Save to Google Drive. Используя это, вы можете обрезать веб-страницы в формате HTML или PDF. Как и Evernote, Google поддерживает распознавание текста и может искать текст в изображениях.

Веб-страницы, которые мне нужны только для быстрого ознакомления, я сохраняю, чтобы продолжать использовать это расширение Chrome.

Документы Google также поддерживают форматированный текст, которого очень не хватает в Keep. Вы можете создавать ссылки на другие Документы и файлы внутри Диска, подобно тому, как вы связываете другие заметки / записные книжки в Evernote, но это невозможно в Keep. Это делает Документы еще более необходимыми.

Я должен согласиться с тем, что использование комбинации Google Docs и Keep может иногда привести меня к решению проблемы. Поиск Google работает отдельно в Drive и Keep. Это потому, что Keep не является частью Google Drive. Однако такие приложения, как «Слайды» и «Листы», являются частью диска и также содержат ссылку на «Keep», что может быть удобно для таблиц и презентаций.

Хотя меня это не устраивает, Keep бесплатен и поставляется с неограниченным хранилищем, но он не засчитывается в ваше бесплатное хранилище Google объемом 15 ГБ. Посмотрите наше руководство по хранению данных на Google Диске, что важно, а что нет

3. Как перевести

Это самая большая проблема, с которой я столкнулся до сих пор. Невозможно напрямую импортировать заметки и вложения из Evernote в Keep. Я прошу всех вас открыть Keep и использовать опцию обратной связи, чтобы отправить запрос функции Evernote to Keep. Это можно сделать только в веб-версии, а не в настольном или мобильном приложении.

Есть несколько обходных путей, которые я расскажу ниже. Посмотрите, какой из них соответствует вашим потребностям.

Cloud HQ предлагает бесплатный сервис, который будет резервировать все ваши заметки Evernote на Google Drive бесплатно. Они создадут файл HTML для каждой заметки. Мы уже знаем, что Drive объединяет Keep.

Теперь вы можете создавать заметки в Keep from Docs. Последняя часть может быть утомительным процессом, но это единственная альтернатива, доступная на данный момент.

Второй вариант - копировать все вручную, по одной заметке за раз. Это то, что я делаю, так как это дает мне больше контроля над каждым аспектом процесса и позволяет мне выполнять уборку дома.

Я удалил старые заметки, даже целые блокноты, которые мне больше не нужны. Во время ручного и трудоемкого процесса передачи я наткнулся на давно забытые, но важные заметки с кусочками информации, которую я даже не запомнил.

Evernote в Google Keep & Docs

У меня есть более 1000 заметок в Evernote, но мне больше не нужно больше половины из них. Процесс переноса заметок из Evernote в Docs и Keep займет некоторое время, но он еще больше консолидирует мои данные, и у меня будет меньше мест для поиска идей, заметок и файлов.

Комбинация Google Docs и Keep может заменить Evernote и даже приложение списка дел, но за счет меньшего количества функций. Итак, вопрос в том, что вам нужно? Больше возможностей и больше приложений с файлами и данными, разбросанными по сети?

Или вы можете сделать это с меньшим количеством функций, предлагающих приложения, но с большей стабильностью, согласованностью между платформами и лучшей интеграцией? Конечно, вам, возможно, придется где-то срезать углы, и вам решать, какие из них вы собираетесь отрезать.

Далее: Хотите использовать Google Drive как профессионал? Вот 5 приложений Chrome, которые помогут вам максимально использовать возможности Google Диска.