Безбумажный офис продолжает ускользать от нас

С самого начала персональных компьютеров были предсказания полностью цифрового будущего, где бумага была маленькой, но отдаленной памятью. Десятилетия спустя, похоже, мы добились прогресса в направлении «безбумажного офиса», но утопическое видение еще далеко.

Adobe, купившая компанию Digital Echosign в 2011 году, провела исследование, чтобы узнать, как все идет по пути к будущим наших цифровых документов. Исследование основано на данных, собранных в онлайн-опросе среди 1051 менеджеров США, которые разрабатывают, отправляют или подписывают контракты и соглашения в малых, средних и крупных компаниях.

Отчет «Документ: исчезающие виды?». раскрывает некоторые интересные результаты. Чуть более половины респондентов, 51 процент, считают, что цифровой документооборот упрощает регистрацию и управление документами, а 61% говорят, что работа в цифровом виде сокращает расходы. Почти треть даже считает, что цифровой рабочий процесс дает им преимущество и помогает им выиграть бизнес.

Достаточно честный. Глядя на инфографику от Adobe, эти цифры склоняются в правильном направлении - хотя и не так сильно, как я ожидал после десятилетий обещания безбумажного офиса. Затем мы получаем контракты. Результаты опроса почти единодушны (98

Adobe infographic подчеркивает результаты исследования.

процентов), что фактические контракты или юридические документы все еще выполняются с использованием бумаги, хотя почти три четверти считают, что жизнь будет проще, если контракты будут выполнены в цифровом виде.

Как независимый аналитик и консультант, я могу ручаться за то, что большинство компаний все еще полагаются на бумагу. Я по обе стороны от бумажного и цифрового разрыва, и я могу с уверенностью сказать, что цифровые контракты намного эффективнее.), Что фактические контракты или юридические документы все еще выполняются с использованием бумаги, хотя почти три четверти считают жизнь была бы проще, если бы контракты выполнялись в цифровом виде.

Как правило, когда я соглашаюсь работать с клиентом, я отправляю какой-либо проектный язык для использования в качестве контракта. Затем клиент заполняет любые отсутствующие данные и отправляет документ обратно, как правило, в виде файла PDF. Затем я должен распечатать PDF-файл, чтобы я мог его подписать, и сканировать подписанный документ, чтобы я мог вернуть его клиенту. Затем клиент должен распечатать мою подписанную версию и подписать ее самостоятельно, чтобы они могли ее сканировать и вернуть мне завершенный контракт. Это утомительный процесс, который сбрасывает бумагу с обоих концов.

Я также работал с клиентами, которые используют инструмент цифровой подписи. Я получил электронное письмо со ссылкой, чтобы «подписать» документ. Я подписал контракт в цифровой форме, и мы были готовы и готовы заниматься бизнесом. Никакой муссы, никакой суеты и никакой пустой бумаги.

Банки - один из худших нарушителей. Когда я купил свою машину, и когда я купил свой дом, там использовались бумажные ленты. Они даже хотели использовать какую-то архаичную вещь, называемую факсимильным аппаратом (посмотрите на Википедию). Я запустил и подписал достаточно бумаги, чтобы снять небольшой лес только для завершения транзакций.

Бумажный офис? Мы делаем медленный прогресс в достижении этой цели, но мы далеко от достижения утопической мечты.