Лучшие 8 советов команд Microsoft, чтобы использовать это как профессионал

Slack изменил игру обмена сообщениями с момента ее дебюта в августе 2013 года. Он заменил электронную почту для внутренней коммуникации во многих командах и организациях. Тем временем Microsoft Teams обогнал Slack с более чем 13 миллионами пользователей, связав его со службой Office 365.

Кроме того, он выигрывает от надежной экосистемы Microsoft, созданной за эти годы. Если у вашей организации или организации есть подписка на Office 365, то общение и совместная работа через команды становятся проще.

Давайте посмотрим на некоторые из лучших советов и рекомендаций для пользователей Microsoft Team, чтобы повысить их производительность и использовать их как профессионал.

1. Сочетания клавиш

Сочетания клавиш могут сэкономить много времени, особенно когда вы используете приложение, такое как Команды. Скорее всего, вы будете использовать его весь день для общения с коллегами. Есть только два ярлыка, которые вы должны помнить как новичок на данный момент.

1. / - клавиша прямого слеша покажет все команды, которые вы можете дать, используя различные сочетания клавиш.
2. / keys - список всех сочетаний клавиш, которые вы можете использовать. Список довольно длинный, чтобы поделиться. Найди и запомни те, которые тебе пригодятся.

Как видно на скриншоте, вы должны ввести эти два ярлыка в строку поиска вверху, чтобы найти то, что вы ищете.

2. Название группы

Чат является основной функцией команд Microsoft, но поиск определенного разговора внутри канала может быть сложным. Вы можете решить эту проблему, дав этому окну чата или группе значимое имя. Например, если вы обсуждаете новое руководство по продукту A, вы можете назвать окно чата Product A Bugs. Облегчает поиск в будущем.

Чтобы сделать это, просто нажмите на значок карандаша в верхней части окна чата, чтобы отредактировать, а затем дайте ему имя. Работает только для групповых чатов, а не для частных.

Также на

Как создавать и управлять правилами в Outlook 365 Webmail

3. Переслать электронные письма

В GT мы почти не используем электронную почту и полагаемся на Slack для общения друг с другом. Это работает для нас, но не означает, что вы можете полностью отказаться от электронных писем. Письма здесь, чтобы остаться. Microsoft знает это, и именно поэтому она позволяет пользователям пересылать электронные письма с вложениями в каналы Team с любых доменов, включенных в белый список.

Мало того, что если вы нажмете на Дополнительные настройки на следующем экране, вы сможете контролировать, кто может отправлять электронные письма, и то, что тоже с определенных доменов, чтобы уменьшить нежелательные электронные письма.

4. Создание GIF-файлов

Делиться ГИФами - это весело, но создавать их тем более. Я рад, что Команды позволяют участникам создавать свои собственные GIF-файлы, позволяя им проявлять творческий подход и снижать стресс, чтобы сбалансировать серьезные дискуссии.

Команды объединяют Giphy, популярное направление GIF, чтобы делиться своими произведениями искусства с другими членами команды.

5. Боты

Автоматизация повторяющихся задач экономит время, а боты могут пригодиться. Команды имеют несколько ботов, которые вы можете использовать в своих интересах. Бот Who полезен для поиска членов команды в организации на основе их ролей и обязанностей. Например, кто является ведущим маркетологом продукта X?

Боты действуют как члены команды, а это значит, что вы можете общаться с ними, задавать им вопросы, и они будут отвечать.

Другие боты включают в себя календарного бота, чтобы найти свободное место в ваших календарях, а также в календарях и расписаниях членов команды, Polly для создания опросов и сбора отзывов, и YellowAnt для подключения к более чем 40 приложениям для создания интеллектуальных рабочих процессов. Вот как вы можете создавать своих собственных ботов.

Также на

Как настроить электронную почту и календарь Microsoft Office 365 на Android

6. Вкладки

Команды поставляются с уникальной функцией, называемой вкладками. Вы можете посвятить каждую вкладку одному ресурсу, который может быть видео, веб-сайтом или приложением. Это зависит от того, чего вы хотите достичь. Я думаю, что это лучше всего подходит для приложений, которые вы хотите использовать при работе с командами.

Вкладки позволяют действительно легко управлять рабочим процессом и не допускать перекрытия важных частей процесса. Например, вы можете создать вкладку для Trello, чтобы каждый член команды мог получить к ней удобный доступ. Просто нажмите на значок «+», чтобы выбрать приложение. Обратите внимание, что уже есть вкладка для обмена файлами.

7. Закладка

Небольшой, но часто игнорируемой особенностью команд является опция закладки. Если вы получили важное сообщение, но хотели бы вернуться к нему позже, вы можете просто добавить его в закладки и заняться им позже.

Нажмите на значок меню рядом с сообщением, чтобы сделать это.

8. Immersive Reader

Кто-то поделился с вами документом? Вместо того, чтобы читать его полностью, вы можете использовать опцию Immersive Reader, чтобы сделать две вещи. Уберите все отвлекающие факторы, чтобы был виден только текст. Позволяет легко сосредоточиться на документе или сообщении.

Вы также можете прослушать документ со словами, выделенными в режиме реального времени. Еще одна интересная особенность - перевод. Вы можете выбрать сообщение и перевести его на более чем 60 языков с помощью Microsoft Translator.

Командная работа полностью

Microsoft Teams - это замечательный инструмент для совместной работы, и вам не составит труда, если вы уже работаете с другими продуктами Microsoft, такими как Office 365. Надеюсь, что некоторые из советов, которыми мы поделились выше, помогут вам быть более продуктивными.

Далее: Входящие вашего Outlook выходят из-под контроля? Нажмите на ссылку ниже, чтобы узнать, как использовать правила для управления Outlook 365.