13 лучших способов использовать бумагу Dropbox

Прошло уже много лет с тех пор, как Dropbox Paper вышла из стадии бета-тестирования. Инструмент для совместной работы позволяет создавать общие заметки и аккуратно организовывать документы и файлы в папки или проекты. Dropbox Paper поддерживает все виды содержимого и форматов мультимедиа, что позволяет невероятно легко составлять схемы документов.

Dropbox Paper способен на большее. Если вы хотите изучить весь потенциал бумаги Dropbox, взгляните на хитрости и хитрости, упомянутые ниже.

1. Создать папки только для приглашения

По умолчанию, когда вы создаете папку в Dropbox Paper, ее видят все члены команды. Однако, если вы хотите создать папку для конкретных людей в команде, лучшим решением будет создание папки только для приглашения.

Для этого нажмите кнопку «Создать новую папку» на правой панели и, как только появится новое окно, добавьте имя. Затем нажмите на значок в виде здания на нижней ленте и выберите «Только для приглашения».

Выберите имена членов вашей команды и нажмите кнопку «Создать».

Полезный совет: вы также можете спокойно создать открытую для всех папку. Для этого снимите флажки с имен членов, прежде чем нажать кнопку «Создать».

Также на

Dropbox Paper против Google Keep: подробное сравнение

2. Проверьте силу поиска

Нужно искать документ с определенным словом? Мощный поиск делает это возможным. Все, что вам нужно сделать, это ввести ключевое слово в строку поиска, и соответствующий файл или папка появится сразу.

Например, статья вымогателей появляется в папке GT> Android> Posts> AI для моей учетной записи. Итак, мне не нужно идти до этой папки.

Точно так же вы можете просто искать по названию документа, а инструмент позаботится обо всем остальном.

3. Возьми ярлык

В этот век, когда все происходит почти мгновенно, важно, чтобы вы также следовали той же мантре при управлении своей командой на бумаге, особенно когда дело доходит до форматирования ваших документов.

Dropbox Paper поставляется с ассортиментом сочетаний клавиш. Помимо общих ярлыков, таких как Ctrl + B для полужирного и Ctrl + U для подчеркивания, этот инструмент для совместной работы поддерживает множество альтернатив.

• Нумерованный список: 1. сопровождается пробелом
• Список задач: после пробела
• Заголовок: Ctrl + Alt + 1
• Дата: / дата с последующим пробелом

Итак, если вам нужно добавить серию задач, добавьте *, затем пробел, и маркер будет добавлен мгновенно.

С их помощью вы сэкономите много времени, перемещаясь между панелями инструментов в документе. Кроме того, они делают ваш рабочий процесс более плавным.

Чтобы узнать полный список, просто нажмите на иконку клавиатуры в правом нижнем углу.

4. Создайте задачи, как босс

Как вы, возможно, уже знаете, чтобы добавить контрольный список элементов, все, что вам нужно сделать, это ввести текст, а затем пробел. Хорошая новость заключается в том, что вы можете назначить эти контрольные списки / задачи на ходу, просто добавив знак @ и имя члена команды.

Итак, если вам нужно создать задачу под названием «Добавить комментарии на Facebook» и назначить ее Сильвии с датой исполнения 11 марта 2020 года, вам просто нужно ввести следующую команду.

Добавить комментарии на Facebook @Sylvia / 11/03/2020

Вот и все. Не нужно играть с панелью инструментов или на верхней ленте.

Полезный совет: используйте значок «Представить» вверху, чтобы представить документ в виде слайд-шоу.

Также на

#список дел

Нажмите здесь, чтобы увидеть нашу страницу списка дел

5. Добавить документы в папку

Вы открываете определенную папку, чтобы часто помещать в нее документ? Это ужасная трата времени.

Лучший способ - создать документ на главной странице. И после того, как вы назвали его, нажмите на ссылку Добавить в папку под именем документа, и инструмент позаботится обо всем остальном.

Знаете ли вы: Документы без структуры папок будут отображаться на домашней странице как "Необработанные".

6. Слишком много смайликов? Посчитай их!

Думаешь, ты использовал слишком много смайликов в своем документе? Вместо того, чтобы считать их вручную, как насчет того, чтобы Dropbox Paper выполнял эту работу?

Да, ты читаешь это правильно. Помимо стандартных счетчиков, таких как количество слов и количество символов, Dropbox Paper также учитывает количество смайликов.

Итак, если вы чувствуете, что 29 смайликов - это слишком много, вы можете просто вернуться к документу и удалить их.

Чтобы проверить количество слов, нажмите трехточечную кнопку в правом верхнем углу и выберите параметр «Количество слов».

7. Вставьте скриншоты как профессионал

Еще один интересный трюк, который позволяет вам использовать Dropbox Paper, - вам не нужно загружать скриншоты и изображения обычным способом. Все, что вам нужно сделать, это скопировать изображения из источника и вставить их в свой документ.

Кроме того, переупорядочение изображений на Dropbox Paper так же просто, как перетаскивание. Выберите изображение, которое вы хотите переместить, и переместите указатель мыши в положение по вашему выбору. Отличный, верно?

Также на

Как сделать скроллинг скриншотов в Windows 10

8. Ссылка на различные медиа-элементы

Будь то аудиофайл или видео на YouTube, Dropbox Paper позволяет отображать их довольно легко. Мантра? Скопировать и вставить. Да, вам не нужно добавлять ссылку для вставки.

Здесь вам просто нужно скопировать ссылку на видео (или песню) из адресной строки и вставить ее в документ - да, аналогично изображениям и скриншотам.

9. Интеграция с вашим календарем

И последнее, но не менее важное: вы можете интегрировать Paper в Google Calendar (или MS Outlook). Для этого нажмите на название документа, и вы увидите маленькое серое приглашение «Связать событие календаря».

Выберите календарь по вашему выбору, и после завершения настройки добавьте дату и заметки о собрании.

Хорошей новостью является то, что после того, как ваш календарь будет интегрирован, все предстоящие встречи будут отображаться на домашней странице Paper.

10. Ссылка как ниндзя

Да, я знаю, что кроме приглашения есть полезная иконка, которая позволяет вам добавлять внешние ссылки. Но это неудобно, щелкать по нему, а затем добавлять ссылку каждый раз, когда вам нужно добавить ссылку.

Умная вещь, которую нужно сделать, - это выбрать текст, который вы хотите связать, нажать Ctrl + K, а затем добавить ссылку. Отлично, верно!

11. Экспортируйте ваши документы

Dropbox также позволяет экспортировать документы в форматах PDF, Word или Markup. Это особенно полезно, если вам нужно отправить некоторые документы клиентам или деловым партнерам, у которых нет доступа к Dropbox Paper вашей команды.

Для экспорта выберите документ на домашней странице и нажмите кнопку «Экспорт», как показано на снимке экрана ниже.

Далее выберите свой формат, и загрузка начнется через несколько секунд.

Положите перо на бумагу

Помимо всех вышеперечисленных функций, Dropbox Paper позволяет легко интегрироваться со сторонними приложениями, что расширяет возможности инструмента на несколько градусов. Прежде всего, вы можете ссылаться на файлы и документы Dropbox так же легко, как если бы вы добавили флажок или список маркеров.

Далее: Ищете способы использовать Dropbox из Gmail? Проверьте следующую статью, чтобы узнать, как.