Стать пользователем QuickBooks в 11 простых шагах

Есть причина, по которой QuickBooks остается самым популярным программным обеспечением для малого бизнеса. В конце концов, Intuit провел 13 лет, оттачивая свои возможности. Тем не менее, каждый год появляется новая версия, однако вы можете не ускорить все, что вы можете сделать, чтобы QuickBooks было проще и быстрее использовать.

Если вы создаете отчеты или ищете ярлыки для вызова ключевой информации, эти советы сэкономит вам время и нажатия клавиш. Каждый совет обозначается годом выпуска QuickBooks, в котором он впервые появился, возвращаясь к QuickBooks 2010. Все, что старше, просто показано как до 2010 года.

Сделать QuickBooks следуйте вашим предпочтениям

QuickBooks предлагает огромное количество опций в его окно «Настройки», доступ к которому осуществляется из меню «Правка». Для каждого элемента предпочтения вы получаете вкладки для личных и корпоративных опций. Личные параметры применяются только к текущему пользователю, а параметры компании - для всех пользователей. Стоит щелкнуть обе вкладки, чтобы увидеть все ваши варианты настройки.

1. Выберите рабочий стол (QB2010)

Рабочий стол

По умолчанию блок-схема, которая появляется при первом запуске новой копии QuickBooks, выглядит как-то из класса учета, но, к счастью, вы не застряли в ней. В Предпочтения, Desktop View вы можете выбрать другой стартовый экран, например популярный Снимок компании, перейдя в нужное окно и затем щелкнув Сохранить текущая рабочая станция. Кроме того, вы можете иметь QuickBooks просто сохранить окна, в которых вы работаете, когда вы закрываете его, нажав Сохранить при закрытии компании. В этом же окне вы также можете выбрать либо по умолчанию, либо при открытии нескольких окон, либо только по одному (когда вы открываете окно, предыдущее автоматически закрывается).

2. Ускорение поиска (QB2012)

Поиск

Функция поиска QuickBooks позволяет находить элементы в файле вашей компании или в файлах справки программы. По умолчанию в верхней панели значков появляется поле поиска (вызвано в Вид, а затем в строке значков Верх), но в разделе Настройки, Поиск вы можете удалить его, а также указать, хотите ли вы компанию или поиск файла справки. (По умолчанию QuickBooks позволяет вам выбирать из раскрывающегося меню под поиском, поданным каждый раз, когда вы начинаете поиск.) На вкладке «Компания» вы также можете указать, как часто QuickBooks индексирует ваш файл компании, чтобы поисковые запросы отражали последние записи, QuickBooks рекомендует индексировать с 30-минутными интервалами, но поскольку индексирование может замедлить работу программы, вы можете выбрать более длинные отрезки. Когда вам нужно найти недавнюю транзакцию, вы всегда можете нажать кнопку «Обновить сейчас» в этом окне.

3. Найти старые сообщения (pre QB2010)

QuickBooks по умолчанию имеет кучу напоминаний, которые вы можете отключить, установив в сообщении сообщение «не показывать-это-сообщение-снова». Но если вы хотите вернуть их, просто перейдите в окно «Общие настройки» и нажмите «Отменить все одноразовые сообщения». Здесь вы также можете использовать QuickBooks для ввода вкладок между полями, показывать (или подавлять) обрезанный текст в подсказках, выбирать между использованием сегодняшней даты и датой последней транзакции для новых транзакций и многое другое. 2012 и более поздние версии дают вам возможность запускать QuickBooks в фоновом режиме, чтобы ускорить его запуск.

Улучшите работу с данными и отчетами

4. Добавление или редактирование нескольких записей в списке (QB2011)

Несколько записей в списке

Предположим, вам нужно обновить список QuickBooks, что угодно от клиентов и поставщиков до услуг и частей. Добавить / редактировать несколько записей в элементе меню «Списки» предоставляет несколько удобных способов сделать это. Отображая данные списка в формате таблицы в виде таблицы, он позволяет вставлять, удалять или перемещать столбцы и вставлять скопированные ячейки Excel в дополнение к простому вводу новых записей. А Копировать вниз, которая появляется, когда вы щелкните правой кнопкой мыши ячейку, заполните оставшуюся часть столбца содержимым ячейки. Однако, используйте осторожно, поскольку оно перезапишет любое предыдущее содержимое.

5. Измените отчет перед его запуском (pre QB2010)

Изменить отчет

QuickBooks упрощает настройку отчетов, но вам не нужно ждать открытия отчета перед внесением изменений. Перейдите в Настройки, Отчеты и отметьте Перед тем, как открыть отчет, предложите изменить параметры отчета. С этого момента, когда вы выберете отчет, вы получите окно со своими опциями, прежде чем запускать фактический отчет. Если ваши наборы данных велики, это может быть заставка в режиме реального времени.

6. Автоматически обновлять отчеты в Excel (QB2012)

Автоматически обновлять отчеты.

Многие пользователи QuickBooks предпочитают экспортировать данные отчета в электронную таблицу Excel, где они могут делать настройки от формата до добавления формул. QuickBooks некоторое время назад упростил создание электронной таблицы, разместив кнопку Excel в верхней части отчетов, в которой появляется окно с параметрами экспорта. Вы даже можете установить некоторые параметры Excel перед экспортом данных, нажав кнопку «Дополнительно».

Проблема с этим в предыдущих выпусках заключается в том, что обновление обновленной таблицы с новыми данными из QuickBooks может быть беспорядочным. Например, форматирование изменений не применялось к новым данным. В выпуске QuickBooks 2012 года была обновлена ​​функциональность экспорта Excel, чтобы решить хотя бы некоторые из этих проблем. После того, как вы создали книгу Excel с экспортированными данными, QuickBooks создает элемент меню в Excel, который позволяет обновлять электронную таблицу, даже не запуская QuickBooks.

Процесс все еще не идеален: QuickBooks даже добавляет лист в рабочие книги Excel, созданные используя функцию экспорта, чтобы объяснить некоторые из ее ограничений. Тем не менее, это может сделать жизнь проще, если вы хотите массировать данные QuickBooks в Excel.

Найти ярлыки и настройки меню

7. Воспроизведение избранных (QB2011)

QuickBooks имеет так много стандартных отчетов, что поиск тех, которые вы используете регулярно из своих меню, может раздражать вас. Вы можете избежать серфинга в меню, назначив отчеты в виде faves, щелкнув значок сердца под любым стандартом, запомненным или внесенным в Report Center. После этого он появится на вкладке «Избранное» в Центре отчетов, и есть даже команда «Запустить избранные отчеты» для получения всех этих отчетов для обновления одним щелчком мыши.

8. Настройте панель значков (pre QB2010)

Не просто заходите в панель значков по мере ее появления!

Стандартный интерфейс QuickBooks загружается значками в элементы, которые вам никогда не понадобятся, а иногда те, которые вам нужны, отсутствуют, Вы можете сделать панель значков более актуальной для того, как вы используете QuickBooks, добавив или удалив значки в окне панели инструментов «Настроить», выбрав Вид, затем панель значков Настроить. Или создайте новые значки, нажав кнопку Дополнительно в этом окне.

9. Информация о продукте QuickBooks (pre QB2010)

Окно информации о продукте QuickBooks содержит множество статистических данных и других деталей, которые могут потребоваться для технической поддержки или других проблем. Помимо прочего, вы можете узнать, когда вы установили свою копию, точный номер выпуска, информацию о лицензии, сведения о количестве пользователей и элементах списка и многое другое. Получите доступ к нему, нажав клавишу F2 на вашем ПК с ОС Windows.

10. Всплывающий калькулятор (pre QB2010)

Всплывающий калькулятор

Если вам нужно быстро выполнить математику «на лету» при создании оценки, заказа клиента или счета-фактуры, нет необходимости выходить из формы QuickBooks. С помощью курсора на любое поле суммы доллара просто нажмите один из ключей + , - , * или / (для добавления, вычитание, умножение или деление), и появится крошечное окно калькулятора.

11. Множество сочетаний клавиш (pre QB2010) : люди, которые предпочитают сочетания клавиш для щелчка по графическим меню и окнам, имеют множество опций в QuickBooks, многие из которых относятся к происхождению DOS. Например, CTRL-F вызывает подробное окно поиска для отслеживания определенных транзакций; CTRL-R создает регистр, связанный с текущей транзакцией. Есть также тонны контекстно-зависимых ярлыков, которые применяются только к конкретным типам данных - например, если вы работаете в поле даты, нажатие Y меняет дату на первый день текущего года. Чтобы просмотреть полные списки быстрых клавиш, перейдите на страницу справки QuickBooks по этой теме. Оттуда вы можете получить доступ к спискам для всех категорий ярлыков: «Общие», «Даты», «Редактирование», «Помощь Windows», «Действия» и «Перемещение по окну».