HyLighter помогает группам сотрудничать с документами

Сотрудничество с другими членами вашей команды для создания и изменения документов является общей потребностью бизнеса. Но каков наилучший способ справиться с этой задачей? Новая служба совместной работы с документами под названием HyLighter позволяет использовать цветовое кодирование для выделения аннотаций, которые служба отслеживает отдельно от исходного документа.

Продукты, предназначенные для удовлетворения потребностей людей, которые сотрудничают с документами, уже давно существуют. Одним из знакомых примеров является возможность отслеживания изменений Microsoft Word; введенный несколько лет назад, эта функция позволяет пользователям помечать документ Word с комментариями и предлагаемыми изменениями, которые другие соавторы могут принять или отклонить.

Многие известные веб-службы предоставляют очень гибкие возможности совместной работы с документами, включая доступ к общим документам. Например, Microsoft Office Live и WebEx WebOffice позволяют загружать документы на частный онлайн-сайт для совместного использования, просмотра и изменения. Basecamp предоставляет онлайн-таблицу для совместной работы с документами, а также простые службы управления проектами.

HyLighter, в настоящее время в бета-тестировании, специализируется исключительно на совместной работе с документами. Он предоставляет преимущества, недоступные в более общих службах обмена через Интернет, в первую очередь интуитивно понятную схему цветового кодирования, которая выделяет области, представляющие интерес для бизнес-команды.

HyLighter отслеживает комментарии и предлагаемые изменения отдельно, чтобы они не скрывали исходный документ, Фактически, вы не можете изменить сам документ в HyLighter, что может сделать его непригодным для некоторых пользователей. Но в ситуациях, когда проблемы отслеживания соавторов важны, это может быть весьма удобно.

HyLighter неправильно отобразил строчную букву c в этом импортированном PDF-документе.

HyLighter - это работа, поэтому я бы не рекомендовал полагаться на нем исключительно, когда вы работаете с важными документами; будьте готовы использовать что-то еще, если столкнетесь с ним. Например, служба говорит, что поддерживает документы в форматах Word, PDF и HTML, но некоторые PDF-файлы, которые я загрузил на службу, не отображались полностью верно. (HyLighter признает, что некоторые многоколонные PDF-файлы со встроенной графикой, например, на экране, показанном выше слева, могут отображаться неправильно.)

С другой стороны, документы Word выглядели безупречно. HyLighter утверждает, что в конечном итоге он планирует поддерживать аннотацию на графические, аудио и видео файлы.

Как HyLighter Works

HyLighter распознает двух типов пользователей: создателя документа и приглашенного - человека, которого создатель просит участвовать в сотрудничестве. Короткие анимированные уроки на сайте HyLighter более подробно объясняют обе роли пользователя.

Оригинатор запускает процесс, подписываясь на службу и загружая документ. В первый раз, когда я попытался зарегистрироваться, я столкнулся с незначительной проблемой: я не получил подтверждение по электронной почте. Но после второй попытки на следующий день я был успешным.

После входа в систему вы увидите свободный интерфейс. Наверху представлены параметры меню для доступа к документам, которые вы создаете, и документы, к которым вы были приглашены для совместной работы. В правой части находятся ссылки для изменения вашего профиля и импорта документов, которые вы хотите использовать в HyLighter.

Импорт документов прост. Вы предоставляете заголовок документа, находите файл на своем ПК, присваиваете ему статус авторского права (безопасный, ожидающий или не применимый), выбранный из раскрывающегося меню, введите описание, если хотите, и укажите адреса электронной почты людей, которых вы хотите пригласить в качестве соавторов.

Каждый приглашенный получает электронное сообщение с запросом на ввод документа. Перед тем, как работать над документом, приглашенный должен настроить учетную запись HyLighter.

Комментарии, а не изменения

После загрузки документа с вашего компьютера на онлайн-услугу (которая занимает несколько секунд) вы можете начать аннотируя его.

Цветные полосы HyLighter напоминают реалистичные блики, применяемые с цветными маркерными маркерами: они не скрывают текст. Желтые полосы выделяют проходы, где вы сделали комментарий, синие обозначают комментарии от других, а зеленые - сигнальные области, представляющие общий интерес. Более темные оттенки синего или зеленого цвета появляются, когда коллабораторы проявляют особенно сильный интерес к сегменту - например, когда несколько участников оставляют комментарии по одному и тому же тексту.

Комментарии отображаются в панели справа от документа. Каждый комментарий появляется под именем его автора, и щелчок маленькой прямоугольной формы справа от имени автора превращает соответствующую красную подсветку. Другие небольшие значки позволяют вам заменять, добавлять или удалять комментарии.

Когда вы добавляете или заменяете комментарии, появляется простое текстовое окно редактирования, предлагающее некоторые общие параметры форматирования, такие как жирный шрифт и курсив. Например, вы можете вставлять ссылки на веб-сайты или данные на внешний сервер - например, видео с YouTube, но вы не можете загружать внешние данные в сам HyLighter.

Кнопки, расположенные над столбцом комментариев, создают дополнительные документы доступных функций. Один позволяет создать G-примечание - общий комментарий, который не связан с какой-либо конкретной областью документа. Кнопка «Сравнить» позволяет вам определять, чьи комментарии вы просматриваете - свои, скажем, или только те из коллег.

Как только сотрудничество будет завершено, вы можете нажать кнопку «Экспорт», чтобы экспортировать документ и комментарии в файл HTML, казалось бы, ограничивая полезность услуги. (HyLighter планирует включить поддержку экспорта в RTF, PDF и, возможно, форматы Word в будущем.)

Между тем файл справки HyLighter предлагает обходное решение, использующее кнопку «Easy View»: щелкните по нему, чтобы создать более узкое окно в котором выделенный документ отображается в верхней панели и комментарии в нижней панели. Если у вас нет очень маленького дисплея, у вас будет достаточно места для открытия приложения для создания документа (Word, например) во втором узком окне рядом с окном Easy View; то вы можете внести изменения вручную. Очевидно, что это не эффективный способ работы.

Является ли HyLighter достойным?

Мне нравится, как HyLighter отделяет комментарии от документа. Большинство веб-инструментов совместной работы модифицируют сам документ, и в результате, когда задействовано много пользователей, намерение и тон исходного текста могут быть потеряны.

Если только один или два человека просматривают ваш документ, опасность утопления в комментариях может быть очень маленькой. Между тем, дополнительная работа по передаче комментариев и изменений в исходный документ может вырисовываться как главный недостаток.

HyLighter может свободно использовать в течение бета-периода, и сервис показывает реальные перспективы. Если вам нужно сотрудничать с документами, я рекомендую вам попробовать, чтобы узнать, подходит ли он вашему стилю.

После появления окончательной версии HyLighter она будет доступна в виде приложения, которое пользователи могут установить на своем сервере, так как а также быть размещенным сервисом. Цена не установлена.

Ричард Морошов - ИТ-консультант и писатель. Отправьте ему вопросы об использовании технологии в вашем подключенном малом и среднем бизнесе по электронной почте. PC World может отредактировать ваш запрос и не может гарантировать, что на все вопросы будет дан ответ.