Решение безбумажного офиса спасает службу скорой медицинской помощи

Когда первые респонденты из Грузии- основанные National EMS идут на работу, они спасают жизни. Они также создают гору документов, все из которых должны быть точно управляемы и надежно храниться в течение как минимум семи лет. Хранение всех этих документов было монументальной задачей, требующей от компании использования большого складского пространства для хранения всего этого. И рабочие часы были потрачены впустую на хранение и управление всем этим, а также на получение документов по мере необходимости были подавляющими сотрудниками офиса на 12 человек.

Чтобы получить всю эту документацию под контролем, National EMS вызвала компьютерные средства устранения неполадок NRD. Мы оценили текущую инфраструктуру компании и разработали решение, упрощающее процесс управления всей этой документацией при соблюдении строгих требований Закона о конфиденциальности и переносимости медицинского страхования и других правительственных постановлений.

Перегрузка документа

Пока они не назовут мы, National EMS, работали над файловыми коробками и большими файловыми шкафами. Для хранения файлов использовалась файловая комната с шестью вертикальными файловыми шкафами, и каждые пару месяцев эти шкафы заполнялись. В этот момент файлы будут перенесены в хранилище долгосрочного хранилища, где они будут сидеть семь лет. Между тем, компания нанимает курьеров для получения документов и доставки их между офисом и складом.

[Подробнее читайте: Лучшие NAS-боксы для потоковой передачи и резервного копирования мультимедиа]

Кроме того, поскольку компания работает с Medicare и Medicaid, они необходимо сделать несколько копий документов для использования в нескольких файлах. Несколько десятков раз в день сотрудникам приходится извлекать существующие файлы из хранилища, что занимает около 15 минут, чтобы подняться, зайти в файловую комнату, найти файл, потянуть его и вернуться на свой рабочий стол. Мы подсчитали, что они тратили впустую эквивалент двух штатных сотрудников, которые ежедневно вытаскивали файлы.

Мы придумали план, чтобы остановить всю эту перетасовку бумаги и упростить рабочий процесс компании, сократить затраты на рабочую силу и повысить эффективность.

Разумное управление документами

Первое, что нам нужно было сделать, это избавиться от зависимости компании от файловых шкафов и бумаги. Чтобы оцифровать все документы, мы установили двухсторонние сканеры Kodak с листовым сырьем. Все сотрудники биллинга теперь имеют свои собственные сканеры на своих столах, а два больших сканера Kodak i1220 теперь расположены в центре для общего использования. Удаленные рабочие также будут иметь более мелкие сканеры и будут удаленно сканировать непосредственно на сервер.

В основе нашего решения была развернута система управления системой Office NG, которая помогает им устранять всю бумагу, одновременно предоставляя безопасную систему, управляемую аудитом, которая позволит им более легко выполнять HIPAA и другие правила. Мы установили сервер для обработки этой нагрузки, так как спрос на нее будет слишком высоким для существующего сервера компании. Этот новый сервер также будет выполнять роль сервера терминалов, чтобы удаленные пользователи могли получить доступ к системе без каких-либо задержек.

Кабмин NG также имеет возможность извлекать информацию из своей существующей системы, поэтому мы рекомендовали параметры синхронизации и ретривера для интеграции это в их существующие программы и инфраструктуру. Таким образом, они смогут подтянуть файлы, которые им нужны для конкретного клиента, которые они забрали в своем биллинговом программном обеспечении, без необходимости поиска этого клиента в СПГ. Синхронизатор позволяет либо использовать постоянный импорт, либо постоянную синхронизацию существующей базы данных, например, своей биллинговой программы. Retriever позволяет им связывать Cabinet NG с их существующими программами или веб-приложениями, так что, когда они подтягивают клиента к этой программе, ретривер подтягивает документы в CNG. Это огромное преимущество, поскольку это позволило им интегрировать управление документами в свои существующие программы без их обновления или замены.

Мы также рекомендуем, чтобы они использовали функции рабочего процесса CNG для автоматизации некоторых из своих более общих задач. Однако они перемещают бумагу вокруг офиса, теперь это можно сделать в электронном виде. Новый рабочий процесс позволяет им быстро выполнять важные задачи, такие как маршрутизация всех листов времени на один менеджер для утверждения и перемещение целых папок для кого-то конкретного для проверки. Планы будущих рабочих процессов, включая автоматизацию некоторых из их создания документов и автоматическое их маршрутизацию к человеку, которому необходимо их одобрить или изменить их далее. Мы сможем создать оповещения и условия для любого документа, который им нужен.

Чтобы контролировать расходы на лицензирование, мы рекомендовали 20-местную лицензию Кабинета NG с сочетанием названных пользователей и одновременной пользовательской лицензии. Таким образом, одновременная лицензия может быть назначена нескольким пользователям, таким как те, которые работают в разных сменах.

Payoff

Самое явное преимущество нашего решения заключается в том, что National EMS сможет устранить все эти бумаги и расходы, связанные с его хранением. Соблюдение HIPAA и других правил будет проще в обслуживании и легче отслеживать. Уменьшая объем бумаги, которую они производят, в том числе избавляясь от копировальных машин большого объема, которые они использовали для создания нескольких копий для каждого файла, компания будет экономить около 6000 долларов в год.

Национальный EMS также восстановит примерно 80 рабочих часов в неделю, поскольку сотрудникам больше не нужно вручную загружать и получать бумажные документы. Между тем, функции электронного отслеживания в СПГ повысят подотчетность работников. Все бумажные документы, которые у них есть, теперь могут быть отсканированы и измельчены. В течение следующих нескольких лет компания сможет постепенно перераспределять свои складские площади, так как существующие архивы достигают требуемого семилетнего периода хранения.

Познакомьтесь с профессионалами

Дуг Смит является владельцем и владельцем Computer Troubleshooters NRD, Covington, основанная в Грузии ИТ-фирма с более чем 50-летним опытом работы с персоналом. Вместе команда имеет более 50 сертификатов отраслевого стандарта, включая несколько MCSE. Свяжитесь с ними по телефону 404-477-1302 или через их веб-сайт.

Для получения более реальных технических решений для малых и средних предприятий, включая облачные сервисы, виртуализацию и полную проверку сети, ознакомьтесь с Tech Audit Tech World.

Если вы являетесь поставщиком ИТ-решений, работающим на рынке малого и среднего бизнеса, и вы хотели бы узнать, как вы можете внести свой вклад в PC World Tech Audit, отправьте письмо по адресу [email protected], Мы всегда ищем более талантливых профессионалов.

Tech Audit написана и подготовлена ​​в сотрудничестве с ИТ-специалистами в этой области. Все высказанные рекомендации и мнения представляют собой независимое суждение авторов и не обязательно отражают мнение PC World или его редакцию.